notaris mocht na concrete mededeling twee bestuurders uitgaan van een rechtsgeldig besluit en akte statutenwijziging passeren. Klacht ongegrond.

Bevoegdheid arbiters en plaats van arbitrage

De bevoegdheid van de arbiters berust op een overeenkomst tot arbitrage, zoals vervat in een door de eiser ondertekend vragenformulier en een verplichte deelname van de notaris via de Verordening Klachten- en geschillenregeling, waarbij de bij de KNB aangesloten notarissen zich voor de beslechting van alle geschillen ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, onderwerpen aan arbitrage door de commissie. De notaris is lid van de KNB. Aldus is voldaan aan de eis van artikel 1021 Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering. Alle geschillen zullen worden beslecht overeenkomstig het Reglement Geschillencommissie Notariaat (hierna te noemen: het Reglement).

De bevoegdheid van ondergetekenden om het geschil tussen partijen als arbiters te beslechten is gezien het vorenstaande gegeven. Zij dienen gelet op het bepaalde in artikel 31 van het Reglement te beslissen als goede personen naar billijkheid, waarbij zij met in achtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteren dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

Als plaats van arbitrage is Utrecht vastgesteld.

Standpunt eiser

Voor het standpunt van eiser verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt zijn standpunt op het volgende neer.

De notaris heeft bij de statutenwijziging van [naam van de stichting] onvoldoende geverifieerd of alle bestuurders akkoord waren met de wijzigingen en of er aan alle voorwaarden was voldaan. De notaris is afgegaan op berichten van de voorzitter en secretaris daarover. De eiser heeft als bestuurder schade opgelopen omdat hij geen inspraak meer heeft over zijn declaratie.

De cliënt verlangt een schadevergoeding van € 900,--.

Ter zitting is namens eiser verder nog – in hoofdzaak – het volgende aangevoerd.

Er was een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. Eiser was bij allebei bestuurslid. In het algemeen bestuur vertegenwoordigt eiser de provincie Gelderland.

Eiser heeft nooit akkoord gegeven op een definitieve versie van de statutenwijziging. Alle bestuursleden moeten akkoord gaan met de wijzigingen en dat is niet gebeurd. Het aantal bestuursleden had de notaris makkelijk kunnen verifiëren. Eiser merkt op dat voor een statutenwijziging artikel 11 van de statuten geldt, namelijk dat hiervoor een besluit met algemene stemmen moet worden genomen.

In reactie op het verweer van de notaris dat deze mocht uitgaan van de informatie die hem werd verschaft door het dagelijks bestuur, geeft eiser aan dat dit mogelijk klopt, maar dat eiser als bestuurslid niet (goed) op de hoogte was. Of de akte is gepasseerd zoals in de notulen staat aangegeven weet eiser niet.

De notaris is uitgegaan van een verslag dat nog een concept verslag betrof en dat in een opvolgende vergadering goedgekeurd had moeten worden. Op 14 november 2012 was er nog geen overeenstemming. Het formulier met handtekeningen achter de notulen betreft alleen een presentielijst. Eiser heeft zelf niet om een opvolgende vergadering gevraagd maar wachtte op een uitnodiging.

Dat er een verandering zou komen, daarmee was eiser het eens. Het komt erop neer dat er minder dan 12 personen nodig zijn om een beslissing te kunnen nemen in het algemeen bestuur. Het verschil in de akte versus de notulen zit in de mogelijkheid van overname door een derde partij.

De declaratie die het betreft is een declaratie van [naam derde partij]. Dit betrof een advies inzake de statutenwijziging. [naam derde partij] heeft een bedrag van € 460,- exclusief BTW in rekening gebracht. Dat eiser advies vroeg aan hem, heeft hij aangegeven in het dagelijks bestuur. Die hebben niet expliciet akkoord gegeven want eiser besliste altijd zelf over dergelijke uitgaven. Eiser kan de Stichting niet meer aanspreken inzake deze geweigerde betaling van de declaratie, omdat er sprake is van een fusie. In dat geval moet eiser een gerechtelijke procedure beginnen.

Standpunt notaris

Voor het standpunt van notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt zijn standpunt op het volgende neer.

Eind juli of begin augustus 2012 heeft de notaris telefonisch contact gehad met een lid van het bestuur van de stichting, waarbij de notaris heeft aangegeven dat de kosten van het opstellen en verlijden van een akte van partiële statutenwijziging in principe € 300,- (exclusief verschotten en omzetbelasting) zullen zijn indien de stichting zelf alles goed voorbereidt. In de loop van augustus 2012 heeft de notaris de opdracht van het bestuur van de stichting ontvangen, tezamen met een kopie van de vigerende statuten, en is door de notaris een ontwerp van de akte van statutenwijziging opgesteld.

Op 16 januari 2013 ontving de notaris schriftelijk bericht van de voorzitter van de stichting, dat het benodigde besluit tot statutenwijziging was genomen op een vergadering van het bestuur van 14 november 2012, en dat daarbij een probleem aan de orde was gekomen. Het probleem was, dat een bestuurslid ongeveer twee maanden voor de vergadering zijn bestuurslidmaatschap had opgezegd en sedertdien volledig onbereikbaar was voor het dagelijks bestuur van de stichting voor overleg.

Op basis van:

a. de uitgebreide toelichting van de voorzitter;

b. de bepalingen van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

c. het feit dat alle andere bestuursleden (ook de eiser) akkoord zijn gegaan met de voorgedragen oplossing;

d. het feit dat het desbetreffende bestuurslid in de twee maanden na het houden van de vergadering ook geen enkel contact heeft opgenomen met het bestuur;

e. de nadelige gevolgen voor de stichting indien de statutenwijziging moest worden uitgesteld en zeer waarschijnlijk hoge kosten zouden moeten worden gemaakt om die later alsnog tot stand te brengen (waarschijnlijk met een juridische procedure bij de rechtbank);

f. de vigerende statuten van de stichting (welke veel begrippen bevat die niet duidelijk zijn gedefinieerd en veel bepalingen bevat welke bijzonder onpraktisch zijn, zoals met name omtrent het aantal bestuursleden),

is de notaris - in overleg met de voorzitter en secretaris/penningmeester - tot de conclusie gekomen dat de belangen van geen enkele belanghebbende zouden worden geschaad indien de statuten zouden worden gewijzigd.

Indien eiser onvoldoende informatie en tijd heeft gehad, had hij moeten weigeren om te stemmen. De notaris is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop is genotuleerd. Ook stelt eiser dat hij van de notaris nimmer een afschrift heeft ontvangen van de akte. Dat afschrift kan eiser gewoon bij het bestuur van de stichting opvragen.

Alle overige bestuursleden (ook eiser zelf) hebben hun volle medewerking verleend aan het tot stand brengen van de statutenwijziging en zij hebben geen gebruik gemaakt van de rechten omschreven in artikel 2:13 leden 3 en 4 van het Burgerlijk Wetboek (het ter vergadering betwisten dat een geldig besluit is genomen). Niemand (ook niet de eiser) heeft enig belang bij het doen constateren van de nietigheid van de statutenwijziging.

Op 16 februari 2014 (dus ruim een jaar na het verlijden van de akte op 14 februari 2013) werd de eerste e-mail van eiser ontvangen. De notaris heeft toen bericht dat hij mocht uitgaan van de juistheid van de door het dagelijks bestuur van de stichting aangedragen informatie, temeer omdat de notaris geen enkele reden had daaraan te twijfelen.

Eiser was voor de statutenwijziging bestuurder van de stichting. Hij heeft als zodanig een vordering bij het bestuur ingediend, welke blijkbaar niet wordt voldaan. Met die gepretendeerde vordering was de notaris overigens niet bekend. Die heeft geen enkele band met zijn werkzaamheden voor de stichting.

Eiser maakt misbruik van de procedure bij de geschillencommissie, uitsluitend om een geldvordering bij een ander te innen dan bij de daadwerkelijke schuldenaar, de stichting voornoemd.

De notaris verzoekt het verlangde af te wijzen.

Ter zitting is namens de notaris verder nog – in hoofdzaak – het volgende aangevoerd.

De akte is op 14 februari 2013 gepasseerd. Eiser heeft op 5 april 2013 een mail gestuurd aan de voorzitter dat hij het niet eens was. Eiser is te laat met zijn bezwaren.

Artikel 5 lid 4 van de statuten uit 1995 bepalen dat de voorzitter en secretaris de Stichting in en buiten rechte vertegenwoordigen. De notaris mocht dus van mededelingen van deze bestuursleden uitgaan.

Op 15 januari 2013 ontving de notaris een brief van de voorzitter van de Stichting met de definitieve versie van de gewijzigde statuten en het verzoek om de akte te passeren. Daarin wordt niet langer gesproken over conceptnotulen. Aan het woord concept op de notulen hecht de notaris niet veel waarde. Het komt wel vaker voor dat dit woord niet wordt weggehaald. De notaris kan zich niet herinneren of hij om opheldering heeft verzocht bij het bestuur over het woord “concept”. In de tekst van de notulen staat duidelijk dat het algemeen bestuur akkoord is.

Behandeling van het geschil

Op 6 november 2015 heeft te Utrecht de mondelinge behandeling ten overstaan van de arbiters plaatsgevonden, bijgestaan door [naam secretaris] fungerend als secretaris.

Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen om ter zitting te verschijnen. Beide partijen zijn ter zitting verschenen.

Beoordeling van het geschil

Gelet op de stukken en hetgeen ter zitting nog is aangevoerd overwegen de arbiters het volgende.

De arbiters beslissen als goede personen naar billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

De arbiters is niet gebleken dat eiser bezwaar heeft gemaakt tegen de weergave van de bewoordingen in de concept notulen. In de notulen staat aangegeven “Het AB bestuur is daarmee akkoord met de statutenwijziging”. De notaris mocht – na een concrete mededeling daartoe per brief van 15 januari 2013 van de voorzitter van het bestuur mede namens de secretaris - concluderen dat in de vergadering van 14 november 2012 een rechtsgeldig besluit was genomen. De notaris had geen aanleiding om – gezien artikel 5 van de statuten – te twijfelen aan voornoemde mededeling van de voorzitter en secretaris en mocht uitgaan van de door hun geuite wensen in de brief van 15 januari 2013.

Het is de arbiters niet gebleken dat de notaris in deze niet heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris. De arbiters achten de klacht ongegrond.

De klacht over zijn onbetaalde declaratie ligt in de verhouding tussen eiser en het bestuur van de Stichting en daarmee heeft de notaris niets van doen. Procedureel heeft eiser geen grondslag voor een vordering richting de notaris.

Nu de klacht van eiser ongegrond wordt verklaard is het naar het oordeel van de arbiters  gerechtvaardigd dat het klachtengeld voor rekening van eiser komt. Eiser heeft het klachtengeld reeds voldaan, zodat de arbiters daarover niet meer hoeven te beslissen.

Eiser heeft ter zitting nog opgemerkt dat hij per abuis tweemaal het klachtengeld heeft voldaan. Arbiters hebben geconstateerd dat eiser tweemaal een bedrag aan klachtengeld heeft voldaan, doch stellen vast dat het totaal aan klachtengeld de juiste hoogte betreft gerelateerd aan dit geschil. Eiser had in eerste instantie dus te weinig betaald. Ook op deze grondslag zal er derhalve geen restitutie plaatsvinden.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing

Arbiters wijzen de klacht en het meer of anders gevorderde af.

Dit arbitraal vonnis is gewezen te Utrecht op 1 december 2015.

Commissie: Notariaat Zakelijk

Referentienummer: 92774

Delen?

Was deze informatie duidelijk?

“Om de gehele uitspraak te printen: klik alle subkopjes open en print dan de pagina”
Terug naar boven