Handelen notaris verdient geen schoonheidsprijs

De commissie wil niet zo ver gaan om te oordelen dat de notaris niet heeft gehandeld zoals van hem mag worden verwacht, maar de schoonheidsprijs verdient het zeker niet. Zijn declaratie was bovenmatig.

De rekening die een stichting voor de oprichting van een notaris krijgt valt tegen. Bij een vlot dossierverloop zou het om ongeveer € 600,- gaan, maar de declaratie is met € 1.364,- meer dan het dubbele. Volgens de stichting is er nooit sprake geweest van een schriftelijke overeenkomst of een schriftelijke offerte op basis waarvan de oprichting zou plaatsvinden. Voorts heeft de notaris het bestuur nooit over de oplopende kosten geïnformeerd en kwam hij pas na de definitieve ondertekening van de oprichtingsakte met de factuur. Bovendien heeft hij uitermate traag op brieven gereageerd waardoor de afhandeling van het dossier onnodig is vertraagd. Gezien de buitensporig hoge declaratie betaalt de stichting een bedrag van € 673,- niet.  

De stichting erkent dat de oprichting langer heeft geduurd dan was voorzien, maar dat heeft voor de notaris geen extra werkzaamheden met zich meegebracht. Dat het dossier vanwege vakanties van medewerkers binnen het kantoor is overgedragen en er daardoor meer tijd aan is besteed moet voor rekening van de notaris blijven. De stichting wil dat de commissie de nota vaststelt op € 600,-, dan wel een ander redelijk bedrag bepaalt.  

De notaris bevestigt dat bij een vlot dossierverloop de oprichtingskosten van een stichting ongeveer € 600,- bedragen. Bij een vlot dossierverloop wordt een standaardmatige tekst voor de statuten gehanteerd en worden met name de complete personalia en identiteitsbewijzen van de bestuursleden snel verschaft. Volgens de notaris is echter door het vertrek van een bestuurslid naar het buitenland aanzienlijk meer tijd aan het dossier besteed. Doordat de doorlooptijd van het dossier langer werd, hebben meer medewerkers van het kantoor zich ermee bezig moeten houden. Om de stichting enigszins tegemoet te komen is voorgesteld de factuur te verlagen tot € 850,-, maar dit heeft de stichting afgewezen.  

De notaris heeft als verklaring voor de hoogte van de declaratie aangegeven dat hij naast de oprichting van de stichting extra werkzaamheden heeft moeten verrichten ten behoeve van een begeleiding ANBI aanvraag bij de Belastingdienst. De commissie constateert echter dat de stichting hiervoor een aparte nota van € 333,- heeft ontvangen. Ook op de door de stichting bestreden declaratie staat niets over de begeleiding van de ANBI. Deze werkzaamheden hebben volgens de commissie dus niets met de hoogte van de declaratie te maken.  

Ook zijn er geen andere extra werkzaamheden die de hoogte van de declaratie rechtvaardigen. Het ging om de oprichting van een stichting met een normaal aantal van vijf bestuurders en in de akte zijn standaard statuten opgenomen. Bovendien heeft de notaris onvoldoende aannemelijk gemaakt dat de werkzaamheden voor het verkrijgen van de volmachten van de bestuurders tot dusdanig extra administratieve werkzaamheden hebben geleid dat deze de hoogte van de nota mede verklaren. Onvoldoende onderbouwd is ook dat vanwege de vakantieperiode meerdere personen naar het dossier moesten kijken en dat daarvoor extra tijd in rekening is gebracht. Volgens de commissie blijft dat voor rekening en risico van de notaris.  

Voorts weegt de commissie mee dat de notaris 'als tegemoetkoming' € 109,- heeft gecrediteerd omdat hij ten onrechte een hoger bedrag heeft gedeclareerd dan uit de direct geschreven uren blijkt. De commissie vindt de declaratie bovenmatig. Een bedrag van € 600,- is voor het opstellen en passeren van een akte redelijk. De stichting hoeft het nog openstaande bedrag van € 655,- niet te betalen.  

Wat betreft het handelen van de notaris wil de commissie niet zo ver gaan te concluderen dat hij niet heeft gehandeld zoals mag worden verwacht, maar de schoonheidsprijs verdient het zeker niet.

Geschillencommissie Notariaat Zakelijk, Jaarverslag SGB 2014

 

Terug naar boven