Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: (non)conformiteit / (On)deugdelijke uitvoering overeenkomst
Jaartal: 2022
Soort uitspraak: bindend advies
Uitkomst: Ongegrond
Referentiecode:
133567/154696
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
De opdrachtgever klaagt over de wijze waarop het bedrijf de tussen hen gesloten beheersovereenkomst heeft uitgevoerd. De opdrachtgever stelt dat het bedrijf tekort is geschoten in de communicatie, geen medewerking zou hebben verleend aan een Algemene Leden Vergadering en dat het bedrijf onvoldoende medewerking heeft verleend aan de overdracht van het beheer aan de opvolgende beheerder. De opdrachtgever concludeert dat het bedrijf gelet op het voorgaande toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van de beheersovereenkomst. Het bedrijf heeft aangevoerd zich absoluut niet te kunnen herkennen in de klachten van de opdrachtgever. Het bedrijf is derhalve van mening dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard. De commissie is van oordeel dat enig tekortschieten van het bedrijf niet vast is komen te staan. De commissie acht de klacht onvoldoende onderbouwd en daarmee ook ongegrond.
De uitspraak
Onderwerp van het geschil
De opdrachtgever klaagt over de wijze waarop het bedrijf de tussen hen gesloten beheersovereenkomst
heeft uitgevoerd.
Standpunt van de opdrachtgever
Voor het standpunt van de opdrachtgever verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen
ter zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De opdrachtgever stelt dat het bedrijf eigenmachtig heeft opgetreden richting de gemeente Ede. Er zou een
ontheffing van de ledenbijdrage van de gemeente Ede zijn verleend, zonder dat afstemming is gezocht met
het bestuur van de opdrachtgever. Dit is niet gecommuniceerd met de opdrachtgever en de opdrachtgever
kwam hier pas later achter. Bovendien zijn aan de opdrachtgever gewijzigde financiële stukken ter
ondertekening aangeboden, terwijl alleen de Algemene Ledenvergadering (hierna: de ALV) dergelijke
wijzigingen kan vaststellen. Volgens de opdrachtgever is het bedrijf in ernstige mate tekortgeschoten in de
incasso-taak door onvoldoende onderzoek te doen naar de rechtsgrond van de financiële bijdrageplicht van
de gemeente Ede, met name ten aanzien van mutaties van eigendommen. Het bedrijf heeft kennelijk nooit
aan een notaris medegedeeld dat bij de verkopende partij sprake was van een betalingsachterstand in de
ledenbijdrage.
Daarnaast stelt de opdrachtgever dat het bedrijf tekort is geschoten in de communicatie. Er werd
stelselmatig niet gereageerd op contactverzoeken van de bestuursleden van de opdrachtgever. Ook werd
door het bedrijf eigenmachtig gecommuniceerd met derden, waar afstemming met het bestuur van de
opdrachtgever vereist was.
Verder voert de opdrachtgever aan dat het bedrijf geen medewerking zou hebben verleend aan een ALV in
het voorjaar van 2021. In februari van 2021 is hierom verzocht. In verband met zijn ouderschapsverlof kon
de heer X van het bedrijf op zijn vroegst in juni 2021 persoonlijk bij de ALV aanwezig zijn, hetgeen
voor het bestuur te laat was. Vervolgens is een vergadering gepland op 17 mei 2020 omdat het bedrijf had
toegezegd dat de heer Y zou waarnemen voor de heer X. Het bestuur heeft vervolgens
geen reactie gehad van het bedrijf c.q. de heer Y over de opstelling van de agenda en de vereiste
financiële stukken. Enkele dagen voorafgaand aan de te houden ALV is de vergadering geannuleerd
wegens het uitblijven van de financiële stukken. Dit heeft tot veel frustratie bij het bestuur en de leden
geleid en tot onnodig werk.
Voorts stelt de opdrachtgever dat er, nadat de beheersovereenkomst met het bedrijf was opgezegd, geen
nieuwe bankrekening kon worden geopend, omdat bleek dat de fungerende bestuursleden niet stonden
ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dat dit niet was gebeurd, was in strijd met eerdere
communicatie van het bedrijf niet gebeurd.
Tot slot stelt de opdrachtgever zich op het standpunt dat het bedrijf onvoldoende medewerking heeft
verleend aan de overdracht van het beheer aan de opvolgende beheerder. Het bedrijf heeft niet tijdig in het
register van de Kamer van Koophandel mutaties laten verwerken en ook niet (tijdig) gezorgd voor de
overdracht van de machtigingen van de bankrekeningen van de opdrachtgever. Verder heeft het
bedrijf niet actief meegewerkt aan overdracht van alle relevante beheersinformatie aan de opvolgend
beheerder. Omdat het bedrijf medewerking aan de jaarvergadering van 2021 heeft geweigerd, heeft het
bestuur van de opdrachtgever een nieuwe jaarvergadering belegd, met de nieuwe beheerder, en wel op 14
oktober 2021. Bij de voorbereidingen daarvan bleek dat de kascommissie geen goedkeuring kon verlenen
aan de jaarrekening van 2020, vanwege door het bestuur geconstateerde gebreken in de boekhouding.
Door het bedrijf is onvoldoende gereageerd op de bevindingen van de kascommissie, waardoor de
jaarrekening van 2020 nog steeds niet is vastgesteld.
De opdrachtgever concludeert dat het bedrijf gelet op het voorgaande toerekenbaar tekort is geschoten in
de nakoming van de beheersovereenkomst. De opdrachtgever verzoekt terugbetaling van het bedrag gelijk
aan de jaarlijkse vergoeding (€ 5.600,–) dan wel vergoeding van de door de opdrachtgever geleden
schade.
Standpunt van het bedrijf
Voor het standpunt van het bedrijf verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en naar hetgeen ter
zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Het bedrijf stelt zich op het standpunt dat, met de beste intenties, veel gecommuniceerd is met
verschillende partijen (notaris, ontwikkelaar, gemeente) over de kwestie van de bijdrage van de gemeente
Ede, maar dat nooit doorslaggevende duidelijkheid is verkregen. De opdrachtgever was op de hoogte van
het feit dat het bedrijf hiermee bezig was, hoewel op dit punt niet direct een taak als beheerder was
weggelegd. Als het bestuur van de opdrachtgever ervan overtuigd is dat de gemeente Ede een
betalingsverplichting heeft, kan de nieuwe beheerder de vordering incasseren zonder dat uit deze kwestie
verder schade ontstaat. Het bedrijf is van mening niet te zijn tekortgeschoten in de incasso-taak en voert
aan dat ieder causaal verband tussen het handelen van het bedrijf en het niet-betalen van een bijdrage
door de gemeente Ede ontbreekt.
Het bedrijf heeft verder aangevoerd zich absoluut niet te kunnen herkennen in de klacht dat tekort is
geschoten in de communicatie. Zowel de heer X als de heer Y heeft in verband met het
beheer veel gecommuniceerd met de opdrachtgever en met andere partijen. In het bijzonder is ook veel
gecommuniceerd met allerlei partijen omtrent de eventuele bijdrageplicht van de gemeente Ede, hoewel
deze taak niet rust op het bedrijf ingevolge de beheersovereenkomst.
Ten aanzien van de klacht dat het bedrijf geen medewerking zou hebben verleend aan de ALV in het
voorjaar van 2021 heeft het bedrijf aangevoerd dat de intentie er was om medewerking te verlenen. Tijdens
de voorbereiding bleek dat de medewerking van de heer Y niet voldoende zou zijn om tot een
vruchtbare vergadering te komen. De kwestie met de gemeente Ede kon alleen goed afgehandeld worden
door de accountmanager, de heer X. Het bedrijf betreurt evenwel dat de vergadering geen
doorgang kon vinden en biedt aan de kosten voor de huur van de vergaderlocatie te vergoeden.
Voor wat betreft de klacht dat de bestuursleden niet zijn ingeschreven voert het bedrijf aan dat de
benoeming van het bestuur werd doorkruist door de overeenkomst tussen [bedrijfsnaam] B.V. en de
gemeente Ede, waarin de verplichting is opgenomen dat [bedrijfsnaam] bestuurder van de beheervereniging
blijft totdat alle gronden overgedragen zouden zijn aan [bedrijfsnaam]. Het bestaan van deze afspraak was
het bedrijf in eerste instantie niet bekend en toen er kennis van werd genomen is het bestuur van de
opdrachtgever verzocht de ondertekende stukken voor de inschrijving in de Kamer van Koophandel aan te
leveren. Deze stukken heeft het bedrijf niet ontvangen. Om mevrouw X en de heer
Z in te schrijven zijn documenten opgesteld en ondertekend en per post aan de Kamer van
Koophandel verzonden. Het is het bedrijf onduidelijk waarom de wijzigingen niet zijn verwerkt. Voor het
alsnog regelen van de wijziging kreeg het bedrijf van het bestuur niet de gelegenheid.
Tot slot is aangevoerd dat het bedrijf de machtigingen voor de bankrekeningen niet meer kon regelen zodra
de opdrachtgever de beheersovereenkomst geëindigd had. Alsdan is het bedrijf immers geen
gevolmachtigde van de opdrachtgever meer. Het bedrijf heeft aan de nieuwe beheerder een link verstrekt
waarmee deze gemakkelijk alle relevante stukken in één keer kan downloaden. Voor wat betreft de
kascommissie heeft het bedrijf aangevoerd dat de heer X binnen vijf uur heeft gereageerd nadat
vragen binnen waren gekomen. Er is dus snel en inhoudelijk gereageerd op de vragen.
Het bedrijf is derhalve van mening dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard.
Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten
overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden.
De commissie is voor wat betreft de eerste deelklacht, aangaande de bijdrage die de gemeente Ede zou
moeten betalen, van oordeel dat het bericht van het bedrijf richting de gemeente Ede bepaald niet handig is
geweest. Dit heeft de heer Y ter zitting ook erkend. De commissie kan evenwel niet vaststellen
dat hier schade uit is voortgevloeid. Er loopt een procedure voor het al dan niet bestaan van een
bijdrageplicht van de gemeente Ede aan de opdrachtgever. De uitkomst daarvan bepaalt of de gemeente
Ede bijdrageplichtig is en als dat het geval is, dan kan die bijdrage vervolgens geïncasseerd worden.
Omdat rechtens niet vaststaat dat de gemeente Ede bijdrageplichtig is, is het bedrijf in zoverre niet
tekortgeschoten bij de incasso-taak.
De commissie is met betrekking tot de klacht aangaande de communicatie van oordeel dat enig
tekortschieten daarin door het bedrijf niet vast is komen te staan, behoudens ten aanzien van de hierna te
bespreken klacht aangaande de vergadering in het voorjaar van 2021. De commissie acht de klacht voor
het overige onvoldoende onderbouwd.
Het bedrijf heeft toegezegd het huurbedrag dat is betaald voor de locatie van de geplande maar
geannuleerde vergadering in mei 2021 te zullen vergoeden en heeft aangegeven de gang van zaken rond
die vergadering te betreuren. Dat die gang van zaken tot frustratie van het bestuur en de leden van de VvE
heeft geleid is begrijpelijk, maar dat dit tot enige schade heeft geleid – anders dan hetgeen het bedrijf zal
vergoeden – is niet aannemelijk geworden.
De commissie is van oordeel dat voor wat betreft de klacht aangaande de inschrijving van de nieuwe
bestuursleden bij de Kamer van Koophandel, het verweer van het bedrijf slaagt en dat niet aannemelijk is
geworden dat het bedrijf tekort is geschoten in zijn taak. Het bedrijf heeft de stukken overgelegd die
verstuurd zijn aan de Kamer van Koophandel. Dat de stukken niet door de Kamer van Koophandel zijn
verwerkt kan het bedrijf niet worden verweten.
De commissie is ten aanzien van de klacht omtrent de overdracht van de administratie aan de nieuwe
beheerder van oordeel dat niet is komen vast te staan dat het bedrijf daarin tekort is geschoten. Het bedrijf
heeft gesteld dat alle stukken (digitaal) ter beschikking zijn gesteld. De opdrachtgever heeft niet
gespecificeerd welke stukken zouden ontbreken en tot welke schade dit zou hebben geleid. Voor zover
desondanks van schade sprake is, heeft het bedrijf toegezegd om daar een vergoeding voor te betalen als
in redelijkheid gezegd kan worden dat deze schade aan het bedrijf is toe te rekenen en een redelijk bedrag
in rekening wordt gebracht.
Op grond van het voorgaande is commissie van oordeel dat de klacht ongegrond is.
Beslissing
De commissie:
• verklaart de klacht ongegrond en wijst het door de opdrachtgever verzochte af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management, bestaande uit mevrouw mr. M.L. Braaksma,
voorzitter, en de commissieleden de heer O. Jansen MSc en mevrouw mr. C. Muller in aanwezigheid van
mr. N van Gelder, plaatsvervangend secretaris, op 20 mei 2022.
mevrouw mr. M.L. Braaksma
Datum verzending : 22 juni 2022
Zaaknummer : 133567/154696