Gemaakte kosten moeten worden vergoed na annulering opdracht

De Geschillencommissie




Commissie: VvE Management Zakelijk    Categorie: Annulering overeenkomst    Jaartal: 2022
Soort uitspraak: bindend advies   Uitkomst: ten dele gegrond   Referentiecode: 170529/182878

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over?

De VvE heeft een beheersovereenkomst met de ondernemer. De VvE is door de ondernemer financieel geholpen doormiddel van een lening zonder tegenprestatie. Tijdens een vergadering is de verwachting uitgesproken dat de samenwerking langdurig zal zijn. Kort daarna is de overeenkomst door de VvE opgezegd, omdat de VvE niet tevreden was met de uitgevoerde schilderwerkzaamheden. De ondernemer voert aan dat hij erop mocht vertrouwen dat het om een bestendige samenwerking ging. Daarom vordert de ondernemer een annuleringsvergoeding van meer dan € 6000,–. De commissie oordeelt dat uit de notulen niet blijkt dat een dergelijke annuleringsvergoeding is afgesproken. Wel stelt de commissie een marktconforme vergoeding vast van € 750,–. Uit de afspraken kan de bedoeling immers worden afgeleid dat de door de ondernemer gemaakte kosten moeten worden vergoed na annulering. De klacht wordt dan ook ten dele gegrond verklaard.

De uitspraak

Behandeling van het geschil
Partijen zijn overeengekomen dit geschil bij wege van bindend advies te laten beslechten door de Geschillencommissie VvE Management (hierna te noemen: de commissie).

De commissie heeft kennisgenomen van de overgelegde stukken.

Op 30 november 2022 heeft te Den Haag de mondelinge behandeling van het geschil door de commissie plaatsgevonden. Beide partijen hebben via een ZOOM-verbinding hun standpunten nader toegelicht.

De opdrachtgever werd vertegenwoordigd door de heer [VERTEGENWOORDIGER OPDRACHTGEVER]. Het bedrijf werd vertegenwoordigd door de heer [VERTEGENWOORDIGER BEDRIJF].

Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de opzegging van een beheersovereenkomst door de opdrachtgever en het in rekening brengen van een afkoopsom door het bedrijf.

Standpunt van de opdrachtgever
Voor het standpunt van de opdrachtgever verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen ter zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

De opdrachtgever heeft in 2019 van het bedrijf een lening ontvangen van € 10.000,– voor het laten uitvoeren van schilderwerk en de controle op de voortgang van dit schilderwerk door de beheerder. Deze lening heeft de opdrachtgever in ruim twee jaar afbetaald.

Op 19 november 2021 heeft de opdrachtgever per aangetekende e-mail de beheersovereenkomst opgezegd. Reden voor de opzegging is dat de klachten over de uitgevoerde schilderwerkzaamheden niet naar tevredenheid zijn opgelost. Per 1 maart 2022 is de overeenkomst beëindigd.

Het bedrijf heeft een, volgens de opdrachtgever ongefundeerde, afkoopfactuur voor een bedrag van € 6.065,27, gestuurd voor het vervroegd opzeggen van de beheersovereenkomst door de opdrachtgever. Het bedrijf heeft hiervoor € 2.020,– inclusief btw per jaar gerekend, zijnde de helft van het jaarlijkse bedrag van € 3.995,– dat op basis van het originele beheercontract in rekening werd gebracht. Het afkoopbedrag is berekend over een periode van drie jaar. Deze afkoop is niet vastgelegd in contracten of afspraken maar wordt door het bedrijf gebaseerd op de notulen van de VvE-vergadering van 14 oktober 2019. Daarin staat vermeld dat het bedrijf voor langere termijn als beheerder zouden mogen aanblijven. Indien de opdrachtgever de beheersovereenkomst binnen een jaar zou beëindigen, zou het bedrijf alle kosten voor de lening aan de opdrachtgever in rekening mogen brengen. Omdat de opdrachtgever de beheersovereenkomst heeft opgezegd twee jaar nadat het bedrijf de lening had verstrekt, heeft het bedrijf de factuur voor € 6.065,27 gestuurd. De opdrachtgever is echter van mening dat zij niet gehouden is deze factuur te voldoen.

De opdrachtgever is van mening dat zij op grond van de beheersovereenkomst gerechtigd was het contract op te zeggen met een opzegtermijn van vier maanden en dat het gefactureerde bedrag niet in verhouding staat tot een redelijke, marktconforme vergoeding voor de lening van € 10.000,–.

De opdrachtgever heeft het bedrijf aangeboden om een marktconforme vergoeding voor de lening te betalen, namelijk een bedrag van € 500,–. Het bedrijf heeft hierop niet gereageerd.

Standpunt van de ondernemer
Voor het standpunt van de ondernemer verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen ter zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Het bedrijf heeft in 2017 met de opdrachtgever een beheersovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst zijn de standaard diensten en aanvullende diensten vermeld en is een opzegtermijn van vier maanden opgenomen.

In 2019 heeft de opdrachtgever een schilder opdracht gegeven om schilderwerk uit te voeren, wetende dat er op dat moment niet voldoende geld in kas was om de volledige som te kunnen betalen. Het bedrijf had bij e-mail van 19 april 2019 de opdrachtgever reeds gewaarschuwd dat de reserves niet voldoende waren voor het uit te voeren schilderwerk. Omdat de laatste rekening van de schilder niet betaald kon worden, heeft het bedrijf de opdrachtgever een lening aangeboden. Niet omdat het bedrijf zich medeverantwoordelijk voelde voor het tekort in de reserves, maar om de opdrachtgever te helpen de factuur te betalen. Het bedrijf heeft voor deze lening geen vergoeding gevraagd maar heeft wel commitment gevraagd om in de toekomst te blijven samenwerken. Dit is in de vergadering van maandag 14 oktober 2019 besproken.

Letterlijk staat er in de notulen: ‘de voorzitter geeft aan dat [HET BEDRIJF] de VvE wil helpen om uit de situatie te komen. Dit hoeft zij uiteraard niet te doen, maar we zijn begaan met de VvE’ en ‘het kan niet zo zijn dat [HET BEDRIJF] de VvE nu helpt, en dat we volgend jaar ontslagen worden als het weer op de rit is.’ De vergadering is akkoord gegaan met het aanbod. De opdrachtgever heeft de notulen toegestuurd gekregen en op dit punt niet gereageerd.

Het bedrijf mocht erop vertrouwen dat de opdrachtgever zich aan de afspraak van het commitment zou houden. Nadat het geleende bedrag was terugbetaald, heeft de opdrachtgever echter, in strijd met dit commitment, de beheersovereenkomst opgezegd.

Achteraf gezien was het beter geweest destijds het commitment in een aparte overeenkomst vast te leggen. Dit is echter niet gebeurd, omdat het bedrijf te goeder trouw ervan uit is gegaan dat hetgeen met alle eigenaren is besproken, zou worden nagekomen. Het bedrijf acht een compensatie van de kosten ter grootte van € 6.065,27 dan ook niet onredelijk.

Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.

De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden.

Vast is komen te staan dat de opdrachtgever en het bedrijf op 4 mei 2017 met elkaar een beheersovereenkomst zijn aangegaan. Op grond van artikel 3.2. van de algemene voorwaarden behorend bij dit contract is de termijn voor opzegging minimaal vier maanden. Deze termijn gaat in op de eerste dag van de kalendermaand volgend op de ontvangstdatum van de aangetekende opzegging door de partij aan wie wordt opgezegd. De opdrachtgever heeft per aangetekende e-mail van 19 november 2021 het contract opgezegd. Per 1 maart 2022 is de overeenkomst beëindigd, zo hebben beide partijen ter zitting bevestigd.

Het bedrijf heeft zich erop beroepen dat de opdrachtgever, door het contract op te zeggen, zich niet heeft gehouden aan de afspraak die is vastgelegd in de besluitenlijst behorende bij de notulen van 14 oktober 2019 onder punt 3. Ingekomen stukken en mededelingen. De commissie stelt vast dat hierin het volgende is vastgelegd:

“3.1 – Aanbod voorschieten kosten

Voorgesteld wordt om van de eenmalige bijdrage van €26.870, €10.000 voor te schieten. Dit betekent dat de eigenaren een aanzienlijk lager bedrag op korte termijn hoeven te betalen. De voorzitter zegt dat [HET BEDRIJF] hier geen kosten voor in rekening brengt, maar dat zij wel een lange termijn (10 jaar) commitment van de VvE eist. Het kan niet zo zijn dat [HET BEDRIJF] de VvE nu helpt, en dat we volgend jaar ontslagen worden als het weer op de rit is. [HET BEDRIJF] zou dan genoodzaakt zijn om alle kosten alsnog in rekening te brengen. De vergadering geeft aan zeer content te zijn met het voorstel en stemt in met het aanbod.”

Het bedrijf heeft de termijn coulancehalve verkort tot vijf jaar na het aangaan van de lening. Omdat er inmiddels twee jaar was verstreken, heeft het bedrijf een rekening gestuurd voor de resterende drie jaar, waarvoor een afkoopsom van 50% van de jaarlijkse beheersvergoeding in rekening is gebracht.

De opdrachtgever heeft betwist dat zij akkoord is gegaan met een commitment voor 10 jaar. Bij de vaststelling, in 2020, van de notulen van de vergadering van 14 oktober 2019 is er door de opdrachtgever uitdrukkelijk op gewezen dat een dergelijke termijn niet is besproken.

De commissie overweegt dat het voor beide partijen genoegzaam duidelijk moet zijn geweest dat het uitgangspunt van het bedrijf voor het om-niet verstrekken van de lening was: een bestendige samenwerking. De commissie acht het dan ook niet netjes van de opdrachtgever dat deze de overeenkomst vrijwel direct na afbetaling van de lening heeft opgezegd. De notulen van de vergadering van 14 oktober 2019 voorzien echter niet in een regeling uit hoofde waarvan het bedrijf in die situatie aanspraak kan maken op een afkoopsom over de jaren waarvan het bedrijf vindt dat de opdrachtgever het contract met haar had moeten continueren. Nu over een eventuele afkoopsom contractueel niets is vastgelegd, kan het bedrijf deze niet aan de opdrachtgever in rekening brengen. Op grond van artikel 3.2 van de algemene voorwaarden behorende bij de beheersovereenkomst mocht de opdrachtgever met een opzegtermijn van vier maanden de overeenkomst opzeggen. In zoverre is de klacht gegrond.

De afspraken over de lening, zoals vastgelegd in de notulen en de besluitenlijst van de vergadering van 14 oktober 2019, voorzien wel in het volgende. Wanneer de opdrachtgever de beheersovereenkomst binnen bijvoorbeeld een jaar zou opzeggen, zou het bedrijf de kosten in rekening mogen brengen. De commissie begrijpt deze afspraak zo dat partijen hiermee hebben bedoeld dat wanneer de opdrachtgever zou opzeggen binnen een jaar nadat de lening was afgelost, de opdrachtgever de kosten zou moeten betalen die voor het bedrijf uit het verstrekken van de lening zijn voortgevloeid. Nu de opdrachtgever inderdaad binnen een jaar heeft opgezegd, bij e-mail van 19 november 2021, is deze naar het oordeel van de commissie aan het bedrijf een redelijke, marktconforme vergoeding voor de lening van € 10.000,– verschuldigd. De commissie stelt deze vergoeding ex aequo et bono vast op een bedrag van € 750,–.

Nu de klacht grotendeels gegrond wordt verklaard, zal de commissie het bedrijf ingevolge artikel 21 lid 1 van het reglement veroordelen tot het vergoeden van het klachtengeld van € 500,– dat de opdrachtgever voor de behandeling van het geschil aan de commissie heeft betaald. Dit bedrag zal in mindering worden gebracht op het bedrag van € 750,– waarop het bedrijf jegens de opdrachtgever aanspraak heeft. Per saldo zal het bedrijf daarom € 250,– ontvangen.

De opdrachtgever heeft een bedrag van € 6.065,27 in depot gestort bij de commissie. Dit depot zal als volgt worden verrekend.

Aan het bedrijf zal een bedrag van € 250,– worden overgemaakt. Het resterende bedrag van € 5.815,27 zal worden teruggestort op de rekening van de opdrachtgever.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing

De commissie, beslissend naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden:

verklaart de klacht gedeeltelijk gegrond;

veroordeelt de opdrachtgever tot het betalen van een bedrag van € 750,– ter zake van vergoeding van kosten van het bedrijf voor de lening;

wijst het meer of anders gevorderde af;

bepaalt dat het bedrijf aan de opdrachtgever het klachtengeld van € 500,– dient te voldoen dat de opdrachtgever aan de commissie heeft voldaan voor de behandeling van dit geschil;

bepaalt dat het depot als volgt dient te worden verrekend:
– aan het bedrijf dient een bedrag van € 250,– te worden overgeboekt;
– het resterende bedrag ad € 5.815,27 dient op de rekening van de opdrachtgever te worden teruggeboekt.

Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management, bestaande uit mevrouw mr. M.L. Braaksma, voorzitter en de heer O. Jansen MSc en mevrouw mr. C. Muller, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. W. Hartong van Ark, secretaris, op 30 november 2022.