Klaagster dient klacht te laat in bij commissie; niet-ontvankelijk

De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Notariaat    Categorie: Ontvankelijkheid    Jaartal: 2023
Soort uitspraak: voorbeslissing   Uitkomst: niet-ontvankelijk   Referentiecode: 188946/195863

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over?

De uitspraak betreft de ontvankelijkheid van klaagster. Te rekenen vanaf de dag dat klaagster haar klacht bij het kantoor kenbaar heeft gemaakt en de dag dat klaagster haar klacht bij de commissie aanhangig heeft gemaakt zitten meer dan twee jaren. Daarom moet zij op grond van artikel 7 lid 2 sub c van het vigerende reglement niet-ontvankelijk worden verklaard.

De uitspraak

Behandeling van het geschil
Partijen zijn overeengekomen dit geschil bij bindend advies door de Geschillencommissie Notariaat (verder te noemen: de commissie) te laten beslechten.

De bevoegdheid van de commissie berust op de verplichte deelname van de notaris via de Verordening Klachten- en geschillenregeling, waarbij de bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (verder: KNB) aangesloten notarissen zich voor de beslechting van alle geschillen ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, onderwerpen aan bindende advisering door de commissie. De notaris is lid van de KNB.

De behandeling heeft plaatsgevonden op 10 mei 2023 te Den Haag.

Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen ter zitting te verschijnen.

Beide partijen waren digitaal ter zitting aanwezig. Namens het kantoor zijn verschenen: de heer [naam] en mevrouw mr. [naam].

Partijen hebben ter zitting hun standpunt toegelicht.

Onderwerp van het geschil
Doormiddel van een vragenformulier heeft klaagster een geschil aanhangig gemaakt tegen het kantoor. Zij beklaagt zich over de dienstverlening van het kantoor en vordert een vergoeding voor de kosten voor rechtshulp waarvan zij stelt dat zij deze door toedoen van het kantoor heeft moeten maken. In het verweer heeft het kantoor zich onder meer op het standpunt gesteld dat klaagster niet-ontvankelijk is in haar klacht.

Standpunt van klaagster
Voor het standpunt van klaagster verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Het kantoor heeft de nalatenschap van de moeder van klaagster afgewikkeld. Het kantoor is ingeschakeld door de zus van klaagster. Klaagster is als erfgename niet vanaf het begin betrokken bij het afhandelen van de nalatenschap. Het eerste contact met het kantoor heeft op haar eigen initiatief plaats moeten vinden.

Het kantoor heeft gehandeld met drie petten op; die van ‘notaris’, executeur testamentair en spreekbuis voor de zus en broer van klaagster. Gezien deze constructie en het niet onpartijdig handelen van het kantoor voelde klaagster zich niet gehoord en niet serieus genomen. Daarom heeft zij rechtshulp gezocht.  Dit was nodig om haar belangen als erfgename te laten behartigen en de foutieve handelswijze van het kantoor steeds te controleren en te corrigeren.

De afwikkeling van de nalatenschap heeft onnodig lang geduurd. Klaagster is van mening dat de dienstverlening van het kantoor niet correct, niet professioneel en niet naar behoren is geweest. Zij acht het kantoor daarom aansprakelijk voor de door haar gemaakte kosten voor rechtshulp ten bedrage van
€ 9.859,88. Zij verzoekt de commissie te bepalen dat het kantoor haar dit bedrag moet vergoeden.

Klaagster is van mening dat zij ontvankelijk is in haar klacht, omdat zij deze in haar ogen tijdig heeft ingediend. Bovendien is de nalatenschap afgewikkeld door een voormalig medewerker van het kantoor, onder verantwoordelijkheid van een voormalig notaris van het kantoor; het kantoor is daarvoor aansprakelijk. De klacht betreft verder ook de interne klachtafhandeling door het kantoor. Klaagster heeft de slotafrekening weliswaar voor akkoord getekend, maar dit heeft zij gedaan omdat zij geen andere keus had en geen kant op kon. Zij voelde zich door het kantoor onder druk gezet om te tekenen.

Klaagster heeft voorafgaand aan deze procedure een klacht ingediend bij de Kamer voor het Notariaat. Namens het kantoor zijn daar de oud-notaris en een medewerkster verschenen, die niet inhoudelijk van de zaak op de hoogte waren. Het resultaat van de procedure bij de Kamer voor het Notariaat was voor klaagster mede daardoor zeer onbevredigend. Omdat zij geen vertrouwen meer had in de Kamer voor het Notariaat en deze geen schadevergoeding kan toekennen, heeft zij geen hoger beroep ingesteld en zich tot de commissie gewend.

Standpunt van het kantoor
Voor het standpunt van het kantoor verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Het kantoor is van mening dat klaagster niet-ontvankelijk is in haar klacht, omdat er meer dan twaalf maanden zijn verstreken na de schriftelijke afhandeling van de klacht overeenkomstig de kantoorklachtenregeling en de klachtbrief van klaagster aan het kantoor niet binnen drie maanden na het door haar gewraakte handelen is verzonden. Verder heeft de afwikkeling van de nalatenschap plaatsgevonden door een voormalig medewerkster van het kantoor, onder de verantwoordelijkheid van een oud-notaris die tot het bereiken van zijn zeventigjarige leeftijd was verbonden aan het kantoor. Deze was op het moment van indienen van de klacht bij de commissie geen lid meer van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Weliswaar schrijft klaagster het kantoor aan, maar het betreft het handelen van de oud-notaris.

Subsidiair is het kantoor van mening dat de klacht van klaagster ongegrond is. Immers, de erfdelen zijn in maart 2019 conform de door alle erfgenamen voor akkoord getekende slotafrekening uitbetaald en de nalatenschap is inhoudelijk reeds op dat moment afgewikkeld. Ook klaagster heeft voor akkoord getekend en dus haar goedkeuring en instemming verleend.

De onderhavige klacht komt inhoudelijk nagenoeg overeen met de door klaagster bij de Kamer voor het Notariaat op 14 juli 2020 ingediende tuchtklacht tegen de oud-notaris. De Kamer voor het Notariaat heeft deze klacht in alle onderdelen ongegrond verklaard. Klaagster kan zich blijkbaar niet verenigen met dit oordeel. Het had voor de hand gelegen om in dat geval daartegen hoger beroep in te stellen.

Beoordeling van het geschil
De commissie overweegt het volgende.

Het kantoor beroept zich op niet-ontvankelijkheid. Gelet op dit verweer van het kantoor dient te commissie te onderzoeken of klaagster kan worden ontvangen in haar klacht. De commissie dient deze vraag te beantwoorden aan de hand van de bepalingen van haar Reglement: de niet-ontvankelijkheidsgronden staan vermeld in artikel 7 van het Reglement. Artikel 7 lid 2 van het Reglement luidt – voor zover van belang – als volgt:

De Commissie verklaart op verzoek van de notaris – mits gedaan bij eerste gelegenheid – de cliënt in zijn klacht niet-ontvankelijk:

    1. indien hij zijn klacht niet eerst overeenkomstig de kantoorklachtenregeling bij de notaris heeft ingediend binnen drie maanden na het moment waarop de cliënt kennisnam of redelijkerwijs had kunnen nemen van het handelen of nalaten dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven;
    2. (…)
    3. indien na schriftelijke afhandeling van de klacht als bedoeld onder a. meer dan twaalf maanden zijn verstreken”.

De commissie stelt vast dat klaagster op 8 april 2020 een klacht heeft ingediend bij het kantoor en dat deze op 26 mei 2020 door de klachtenfunctionaris van het kantoor is afgehandeld. Vaststaat voorts dat klaagster zich op 19 september 2022 tot de commissie heeft gewend. Wat er ook zij van de vraag of klaagster haar klacht tijdig bij het kantoor heeft ingediend, na de schriftelijke afhandeling van de klacht door het kantoor zijn meer dan twee jaren verstreken. Klaagster heeft haar klacht derhalve ingediend ruim na het verstrijken van de termijn die is genoemd in artikel 7 lid 2 sub c van het Reglement.

Reeds op deze grond moet klaagster daarom niet-ontvankelijk worden verklaard in haar klacht. Aan bespreking van de overige door het kantoor aangevoerde niet-ontvankelijkheidsgronden komt de commissie dan ook niet meer toe. De commissie merkt nog op dat het kantoor klaagster weliswaar – in reactie op haar brief van 14 oktober 2021 – op 13 januari 2022 nog een brief heeft gestuurd, maar dit is na de formele beslissing van het kantoor op de oorspronkelijke klacht van klaagster. Een hernieuwde klacht bij het kantoor over hetzelfde onderwerp kan de termijn van afhandeling niet anders maken. Nu klaagster niet-ontvankelijk is verklaard in haar klacht, komt de commissie niet toe aan een inhoudelijke beoordeling van het geschil.

Ten overvloede overweegt de commissie nog dat – anders dan klaagster veronderstelt – de Kamer voor het Notariaat in de beslissing van 17 februari 2021 wel degelijk inhoudelijk heeft beslist op haar klachten. Klaagster heeft zich daar kennelijk bij neergelegd door niet in hoger beroep te gaan tegen deze beslissing. Dit betekent dat in beginsel van de juistheid van de vaststellingen van de Kamer voor het Notariaat moet worden uitgegaan, hoezeer de commissie ook begrijpt dat dit door klaagster als bezwaarlijk en vervelend wordt ervaren.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing
De commissie verklaart klaagster niet-ontvankelijk in haar klachten.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. J. van der Groen, voorzitter, de heer mr. M. de Waal en de heer H.W. Zuur, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. drs. I.M. van Trier, secretaris, op 10 mei 2023.