Klaagster te laat met opvragen medisch dossier, bewaartermijn is ruimschoots verstreken

De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Ziekenhuizen    Categorie: Medisch dossier    Jaartal: 2020
Soort uitspraak: bindend advies   Uitkomst: Ongegrond   Referentiecode: 16961/25026

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over

De klaagster heeft de zorgaanbieder om een afschrift van haar dossier verzocht. Een medewerkster van de zorgadministratie heeft aangegeven het dossier op te zullen zoeken. Vervolgens heeft de zorgaanbieder aangegeven dat het dossier vernietigd is. De klaagster vindt dat er sprake is van een onterechte vernietiging van het dossier. Volgens de zorgaanbieder is er sprake van verwarring. De medewerkster van de zorgadministratie gaf aan het dossier op te zoeken, omdat zij enkele brieven in het systeem zag staan. Echter, de klaagster is van 1988 tot 1999 onder behandeling geweest. In verband met het ruimschoots verstrekken van de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar is het dossier al vernietigd. Volgens de commissie is de aanvraag van de klaagster ruim 15 jaar na het eindigen van de behandeling ingediend bij de zorgaanbieder. De commissie oordeelt dat het dossier terecht is vernietigd en dat er geen sprake is van een tekortkoming door de zorgaanbieder.

Volledige uitspraak

In het geschil:
[Naam klaagster], wonende te [woonplaats]

en

Streekziekenhuis Koningin Beatrix, gevestigd te Winterswijk
(hierna te noemen: de zorgaanbieder)

Behandeling van het geschil
Partijen zijn overeengekomen dit geschil bij bindend advies door de Geschillencommissie Ziekenhuizen (verder te noemen: de commissie) te laten beslechten.

Het bureau van de commissie heeft op 26 maart 2020 aan beide partijen bericht dat de behandeling van het geschil zonder mondelinge behandeling zal worden afgedaan. De commissie heeft die bevoegdheid ook conform haar reglement. Alhoewel daartoe wel in de gelegenheid te zijn gesteld, heeft geen van beide partijen te kennen gegeven prijs te stellen op een mondelinge behandeling. Om die reden zijn partijen op 30 april 2020 geïnformeerd dat de commissie op 15 mei 2020 zal beslissen over het geschil.

De commissie heeft kennis genomen van de overgelegde stukken.

Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de vernietiging van het dossier van klaagster door de zorgadministratie van de zorgaanbieder, terwijl het dossier volgens klaagster nog actueel was.

De bij de commissie ingediende klacht valt uiteen in twee onderdelen. Het eerste onderdeel heeft klaagster voorgelegd aan de zorgaanbieder. Het betreft het ten onrechte vernietigen van het dossier van klaagster door de zorgaanbieder. Het tweede klachtonderdeel heeft klaagster bij email van 20 april 2020 aan de commissie ingetrokken. Het klachtonderdeel dat is voorgelegd aan de klachtenonderzoekscommissie is ongegrond verklaard. Bij brief van 10 december 2019 heeft de Raad van Bestuur aan klaagster medegedeeld dat het advies van de klachtenonderzoekscommissie om de klacht ongegrond te verklaren, wordt overgenomen.

Klaagster vordert € 20.000,– schadevergoeding voor het opzettelijk verwijderen van het dossier van klaagster door de zorgaanbieder.

Standpunt van klaagster
Voor het standpunt van de cliënt verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Klaagster heeft in augustus 2018 telefonisch contact opgenomen met de zorgadministratie van de zorgaanbieder met de vraag of zij een afschrift van haar dossier kon ontvangen. Een medewerkster van de zorgadministratie heeft gezegd het papieren dossier op te zullen zoeken. Er is een aanvraagformulier aan klaagster toegezonden dat klaagster ingevuld met een kopie van een identiteitsbewijs heeft teruggestuurd. Naar aanleiding van de indiening van dit aanvraagformulier is aan klaagster te kennen gegeven dat het dossier in verband met het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar is vernietigd. In het digitale systeem waren nog slechts ontslagbrieven van de polikliniek aanwezig die aan klaagster zijn toegestuurd.

Uit de mededeling van de medewerkster van de zorgadministratie dat zij het papieren dossier zou opzoeken, heeft klaagster afgeleid dat het dossier nog bestond. Volgens klaagster is het dossier kort na het telefonisch contact met de medewerkster van de zorgadministratie vernietigd, omdat uit het dossier bleek dat de zorgaanbieder zonder instemming van klaagster in het verleden gegevens over klaagster heeft gedeeld met de scholen die klaagster heeft bezocht. Het nog bestaan van het dossier op 9 augustus 2018 blijkt volgens klaagster ook uit het feit dat haar een aanvraagformulier is toegestuurd.

Uit een mededeling van de zorgaanbieder aan klaagster dat op 17 maart 2005 alle relevante gegevens door de zorgaanbieder aan SEIN (Expertisecentrum voor epilepsie en slaapgeneeskunde) zijn gestuurd, leidt klaagster af dat het dossier binnen de bewaartermijn van 15 jaar is vernietigd. Volgens klaagster blijkt uit de gegevensuitwisseling in 2005 en volgt ook uit haar huidige gezondheidssituatie dat het dossier nog actueel is.

Standpunt van de zorgaanbieder
Voor het standpunt van de zorgaanbieder verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

De zorgaanbieder wijst erop dat een cliënt in beginsel recht heeft op een afschrift van zijn of haar dossier op grond van artikel 7:456 Burgerlijk Wetboek (BW). Conform de procedure is er eerst een aanvraagformulier aan klaagster gestuurd met het verzoek het ingevuld en met een kopie van een identiteitsbewijs terug te sturen. De zorgadministratie checkt eerst of aan alle voorwaarden is voldaan. Uit het toezenden van het aanvraagformulier aan klaagster kan niet worden afgeleid dat het dossier nog voorhanden is. Klaagster is van 1988 tot (in) 1999 onder behandeling geweest van een kinderarts van de zorgaanbieder. Ten tijde van de aanvraag van klaagster in augustus 2018 was de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar reeds ruimschoots verstreken en was het papieren dossier vernietigd. De zorgaanbieder constateert dat de verwarring is ontstaan doordat een medewerkster van de zorgadministratie op basis van de aanwezigheid van de poliklinische ontslagbrieven in het systeem heeft medegedeeld het papieren dossier te willen opzoeken. Er is sprake geweest van een misverstand. De zorgaanbieder heeft geen enkel belang bij het achterhouden van informatie om redenen die door klaagster zijn gesuggereerd. De zorgaanbieder verzoekt dit klachtonderdeel ongegrond te verklaren.

Ten aanzien van het klachtonderdeel inhoudende dat het dossier niet had mogen worden vernietigd omdat het nog actueel is, merkt de zorgaanbieder op dat nu klaagster dit klachtonderdeel niet heeft voorgelegd in de klachtenprocedure van de zorgaanbieder, klaagster niet-ontvankelijk moet worden verklaard in dit klachtonderdeel.

Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.

Bij de beoordeling van deze klacht geldt het volgende beoordelingskader. De overeenkomst die is gesloten tussen klaagster en de zorgaanbieder is aan te merken als een geneeskundige behandelingsovereenkomst in de zin van artikel 7:446 BW. De commissie dient te beoordelen of de zorgaanbieder is tekortgeschoten in de nakoming van de behandelovereenkomst met de cliënt. Indien voldoende aannemelijk is dat de zorgaanbieder jegens klaagster toerekenbaar tekort is geschoten, waardoor klaagster schade heeft geleden, kan de zorgaanbieder hiervoor aansprakelijk worden gesteld.

De commissie merkt op dat onderdeel van afdeling 5 in titel 7 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek met als titel: ‘de overeenkomst inzake de geneeskundige behandeling’, artikel 7:454 BW is. In dit artikel zijn de verplichtingen inzake de dossiervorming van de behandeling van de patiënt vastgelegd. In lid 3 van dit artikel is bepaald dat de hulpverlener het dossier gedurende 15 jaar bewaart.
De commissie stelt vast dat de aanvraag van klaagster ruim 15 jaar na het eindigen van de behandeling door de zorgaanbieder en het sluiten van het dossier van klaagster is ingediend bij de zorgaanbieder. De commissie concludeert dat er geen sprake is geweest van een schending door de zorgaanbieder artikel 7:454 lid 3 BW en is van oordeel dat de zorgaanbieder niet is tekortgeschoten in de nakoming van de behandelovereenkomst met klaagster. De commissie is van oordeel dat het klachtonderdeel ‘het ten onrechte vernietigen van het dossier’ (1) ongegrond is.

Ten aanzien van het klachtonderdeel dat het dossier niet had mogen worden vernietigd omdat het nog actueel is (2), overweegt de commissie dat nu klaagster dit klachtonderdeel niet in de klachtenprocedure bij de zorgaanbieder heeft voorgelegd, klaagster niet-ontvankelijk moet worden verklaard in dit klachtonderdeel.

Vordering tot schadevergoeding

Klaagster verzoekt de zorgaanbieder te veroordelen tot vergoeding van schade van € 20.000,–.

Voor een aanspraak op schadevergoeding is vereist dat de schuldenaar – in dit geval de zorgaanbieder – in enig opzicht toerekenbaar is tekortgeschoten in de nakoming van de behandelingsovereenkomst. Nu uit de inhoudelijke behandeling van het klachtonderdeel 1 blijkt dat er geen sprake is van tekortschieten en nu het klachtonderdeel 2 niet inhoudelijk is behandeld, zal de vordering tot vergoeding van schade worden afgewezen.

Op grond van vorenstaande komt de commissie tot de conclusie dat klachtonderdeel 1 ongegrond is, dat klaagster in klachtonderdeel 2 niet-ontvankelijk moet worden verklaard en dat de vordering moet worden afgewezen.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing
De commissie:

– verklaart klachtonderdeel 1 ongegrond;
– verklaart klaagster niet-ontvankelijk in klachtonderdeel 2;
– wijst de vordering af.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Ziekenhuizen, bestaande uit de heer mr. M.M. Verhoeven, voorzitter, de heer prof. dr. J.W. Deckers, mevrouw mr. I. van den Hoven – van Vogelpoel, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. C. Koppelman, secretaris, op 15 mei 2020.