Kwaliteit van dienstverlening notaris en hoogte van declaraties zijn niet onvoldoende

  • Home >>
  • Notariaat >>
De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Notariaat    Categorie: Declaratie / Kwaliteit dienstverlening    Jaartal: 2020
Soort uitspraak: bindend advies   Uitkomst: Ongegrond   Referentiecode: 4280/10311

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over

Voor de afwikkeling van de nalatenschap van zijn overleden moeder heeft de klager de notaris ingeschakeld. De klager klaagt over het ondoelmatige en overdreven declareergedrag van de notaris, het niet respecteren van de gevraagde vertrouwelijkheid, het niet naar behoren communiceren met en informeren van de klager en het onzorgvuldig omgaan met de door de klager gemaakte executeurskosten. De klager verzoekt de commissie om een vergoeding voor de door hem geleden schade als gevolg van het handelen van de notaris. De notaris herkent zich niet in de verwijten van de klager. Zij geeft aan alles keurig ‘volgens het boekje’ te hebben gedaan en heeft de klachten van de klager weersproken en uitgebreid onderbouwd. Daarnaast heeft de notaris een tegenvordering ingediend voor de tijd die zij aan de behandeling van dit geschil heeft moeten besteden. Naar het oordeel van de commissie kan niet de conclusie worden getrokken dat de kwaliteit van de dienstverlening onvoldoende is geweest. De notaris is niet tekortgeschoten in haar werkzaamheden. Van een partijdige aanpak, onvoldoende informeren van de klager of het bewust vertragen van de afwikkeling van de nalatenschap is volgens de commissie ook geen sprake. Wat betreft het declareergedrag van de notaris, vindt de commissie dat dit gezien de complexiteit van de zaak redelijk is. De commissie verklaart de klacht van de klager ongegrond en de tegenvordering van de notaris zal worden afgewezen.

Volledige uitspraak

Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de kwaliteit van de dienstverlening en de hoogte van de declaraties van de notaris, alsmede de schade die klager stelt te hebben geleden door toedoen van de notaris.

Standpunt van klager
Voor het standpunt van klager verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Klager heeft zich tot de notaris gewend in verband met de afwikkeling van de nalatenschap van wijlen zijn moeder. Klager is samen met zijn zus executeur van de nalatenschap en heeft de notaris in die hoedanigheid opdracht gegeven. De notaris is vervolgens door de rechtbank benoemd als boedelnotaris. De nalatenschap bestaat uit geldbedragen en uit registergoederen in Suriname. Er zijn meerdere erfgenamen, die onderling verdeeld zijn in twee kampen.
Klager is het niet eens met de wijze waarop de notaris de zaak heeft behandeld. Hij heeft hierover een achttal klachten.

(1) en (2) Declaratiegedrag en vermeende partijdigheid
Hoewel klager en zijn zus executeurs zijn en de rechtbank de erfdelen van de erfgenamen duidelijk heeft vastgesteld, heeft de notaris toch steeds iedere erfgenaam afzonderlijk e-mails verstuurd en gesprekken met hen gevoerd om ‘voortschrijdende inzichten te ontwikkelen’. De daaraan bestede tijd heeft zij in rekening gebracht.

Het enige concrete resultaat van de werkzaamheden van de notaris is de aangifte erfbelasting, die echter aan alle kanten rammelde. De notaris is bovendien ingegaan op een verzoek van een tweetal erfgenamen tot een hernieuwde taxatie en heeft naar aanleiding daarvan zonder overleg met de overige erfgenamen een nieuwe aangifte gedaan.

De notaris heeft voorts de akten voor de overschrijving van de registergoederen in Suriname niet goed opgesteld. Zij heeft zich laten leiden door erfgenamen uit het andere kamp dan dat van klager en heeft de opmerkingen van de notaris in Suriname naast zich neergelegd.

(3) het niet respecteren van privacy
Vanwege de slechte verhouding met een aantal erfgenamen heeft klager een geheim adres. Hoewel hij de notaris in verband met de bedreiging uit deze kring van erfgenamen uitdrukkelijk heeft verzocht om geheimhouding, heeft zij zijn adres zonder enig overleg bekend gemaakt aan alle overige erfgenamen. Er wordt nu steeds aangebeld bij klager en er worden scheldwoorden via de intercom geroepen. Door toedoen van de notaris moet klager op korte termijn verhuizen. Klager houdt de notaris aansprakelijk voor de kosten die hij hierdoor moet maken.

(4) het traineren met een vooropgezet doel
Op basis van het vonnis van de rechtbank staat vast dat klager recht heeft op een geldbedrag uit de nalatenschap. De gelden staan in beheer bij de notaris. De notaris heeft geweigerd klager zijn erfdeel uit te betalen, waardoor een zus van klager beslag heeft kunnen leggen op zijn erfdeel. Klager heeft de indruk dat de notaris bewust de uitbetaling heeft getraineerd.

(5) het niet leveren van juiste berekeningen en vervolgens eerst na inschakeling van een advocaat, schoorvoetend deze gedeeltelijk uitvoeren
De notaris heeft in eerste instantie geweigerd rente te berekenen over het aan klager toekomende bedrag. Uiteindelijk heeft zij een bedrag aan rente genoemd, maar de onderliggende berekening heeft klager tot op heden niet ontvangen.

Voorts heeft de notaris advocaatkosten uit een vorige procedure ten onrechte ook toegerekend aan klager. Immers, klager is in deze procedure in het gelijk gesteld.

Klager heeft de notaris erop gewezen dat één van de overige erfgenamen gelden heeft onttrokken aan het saldo van een rekening die aan klager en zijn zus toekomt. De notaris heeft het betalen van de erfbelasting als argument hiervoor aangevoerd en klager verwezen naar de eindverdeling.

(6) het niet uitvoeren/ willen meewerken aan correcte notariële handelingen ondanks het mogelijk hebben vergaard van de ‘voortschrijdende inzichten’
De werkzaamheden van de notaris hebben de erfgenamen heel veel geld gekost (ruim € 11.000,–) zonder dat er maar minimaal 30% van de resultaten is geleverd.

(7) het niet concreet en duidelijk communiceren van handelingen/acties die elke erfgenaam raken
De eigengereidheid, het solistisch gedrag en de partijdigheid zijn de mogelijke redenen voor de onprofessionele handelingen van de notaris die haar ‘geldverslindend gedrag’ karakteriseren.

(8) kosten die doortikken met allerlei juridische constructies aktes
Ondanks het proces-verbaal van comparitie en het vonnis van de rechtbank heeft de notaris aan iedere erfgenaam afzonderlijk een onherroepelijke volmacht gestuurd. De reden daarvoor is klager niet duidelijk. De volmacht bevatte bovendien fouten. Verder heeft de notaris e-mails met afgifte legaten verstuurd.
Het opstellen van deze stukken werkt vertragend en kostenverhogend.

Klager verzoekt de commissie in redelijkheid en billijkheid een vergoeding vast te stellen voor de door hem ten gevolge van het handelen en/of nalaten van de notaris geleden schade.

Ter zitting heeft de gemachtigde van klager het standpunt van klager nader toegelicht aan de hand van een pleitnota. Hij heeft onder meer aangegeven dat de notariskosten hadden kunnen worden beperkt door het (eerder) inschakelen van de als dwangvertegenwoordiger aangewezen advocaten, met name met betrekking tot de kwestie van de executeurskosten.

De gemachtigde heeft tot slot aangevoerd dat de klacht van klager in de kern neerkomt op vier aspecten: (1) ondoelmatig en excessief declareergedrag van de notaris; (2) het niet respecteren van de van haar gevraagde vertrouwelijkheid; (3) het niet naar behoren communiceren met en informeren van klager en (4) het onzorgvuldig (en rechtens onjuist) omgaan met door klager gemaakte executeurskosten.

Namens klager verzoekt de gemachtigde de commissie de klachten gegrond te verklaren, de tegenvordering van de notaris af te wijzen en te bepalen dat de notaris wordt opgelegd om mee te werken aan een spoedige, ter zake professionele en objectieve afhandeling van de boedelverdeling met een aantal door hem geformuleerde uitgangspunten.

Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

De notaris is door een vonnis van de rechtbank aangesteld als boedelnotaris voor de afwikkeling van de complexe nalatenschap van de moeder van klager.
De notaris heeft reeds een groot aantal onderdelen van de nalatenschap afgewikkeld en heeft nu alleen nog de slotverdeling in behandeling. Deze betreft het laatste geldbedrag dat nog onder de erfgenamen moet worden verdeeld. Daarbij moeten nog bepaalde onderlinge verrekeningen plaatsvinden.
Klager is van mening dat de door hem betaalde advocaatkosten voor de over de afwikkeling van de nalatenschap gevoerde procedure, uit het saldo van de nalatenschap aan hem moeten worden vergoed. De notaris kan echter niet eenzijdig beslissen dat deze advocaatkosten aan klager moeten worden vergoed. Ook deze kwestie kan bij de slotverdeling aan de orde komen.

De notaris herkent zich niet in de verwijten van klager. Zij heeft alles keurig ‘volgens het boekje’ gedaan. Haar verweer tegen de afzonderlijke klachten luidt in hoofdzaak als volgt.

(1) en (2)
De notaris communiceert met zeven erfgenamen die beslist niet wensen dat hun e-mailadressen voor elkaar zichtbaar worden. Bovendien verwerkt/behandelt de notaris in iedere e-mail een specifieke vraag of situatie, die alleen voor die betreffende erfgenaam relevant is. Omdat de situatie van de individuele erfgenamen verschilt, heeft zij ook met iedere erfgenaam een persoonlijk gesprek (van een uur) gevoerd. Door de door de notaris gevoerde persoonlijke gesprekken heeft zij ‘voortschrijdend inzicht’ gekregen en informatie ontvangen die van belang is geweest in de afwikkelingsprocedure.

De notaris heeft een concept aangifte erfbelasting opgesteld. Voor de waarde van de registergoederen in Suriname is de notaris daarbij uitgegaan van de taxatierapporten van klager. Naar aanleiding van een door twee erfgenamen aangeleverd ander taxatierapport – met de waarden per overlijdensdatum – heeft de notaris de aangifte aangepast. Van partijdigheid van de notaris of een advies aan de betreffende twee erfgenamen was geen sprake.

De notaris heeft geen overbodige werkzaamheden verricht. De door haar in overleg met de notaris in Suriname opgestelde akte afgifte legaat is zeker van nut geweest. De notaris heeft daarvoor geen onredelijke kosten in rekening gebracht.

(3) Klager heeft de notaris gevraagd om geheimhouding van zijn adresgegevens. De notaris is daarom behoedzaam met zijn adresgegevens omgegaan. De notaris heeft geen adressen van klager doorgegeven aan de andere erfgenamen. Echter, bij het opmaken van notariële akten is het verplicht de volledige persoons- en adresgegevens te vermelden. De notaris aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor de persoonlijke keuze van klager ten aanzien van de verhuizing en contractbreuk en ziet geen causaal verband tussen de vermelding van zijn adres in een akte en zijn verhuizing; de enkele mededeling van klager dat hij door mede-erfgenamen is bedreigd, is daarvoor onvoldoende. Bovendien is aannemelijk dat de familie via de door de oudste zus van klager ingeschakelde deurwaarder al eerder op de hoogte was van het adres van klager.

(4) Klager heeft zelf voor een vertraging van tweeënhalve maand gezorgd door contact op te nemen met de Inspecteur in verband met de taxatie van registergoederen. De notaris heeft de gebruikelijke werkwijze gevolgd; van bewust vertragen van de uitbetaling van het erfdeel van klager om de beslaglegging te faciliteren is geen sprake. De notaris betwist dat haar werktempo te wensen overlaat.

(5) De notaris heeft geen onjuiste berekeningen gemaakt. Zij heeft alles cijfermatig onderbouwd. Het geschilpunt met betrekking tot de advocaatkosten zal bij de slotverdeling aan de orde komen. Eventueel kan dan een dwangvertegenwoordiger worden ingeschakeld.

(7) De notaris heeft in diverse e-mailcorrespondentie geduldig en uitgebreid antwoord gegeven over de in het kader van de afwikkeling van de complexe nalatenschap gestelde vragen.

(8) Anders dan klager stelt, heeft de notaris geen onnodige stukken opgesteld om tijd te rekken en kosten te kunnen declareren.

De notaris verzoekt de commissie de klacht van klager ongegrond te verklaren en de door hem verzochte schadevergoeding af te wijzen. Als tegenvordering verzoekt zij de commissie klager te veroordelen tot betaling van een bedrag van € 2.062,50 exclusief BTW voor de tijd die zij aan de behandeling van het onderhavige geschil heeft moeten besteden.

Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.

De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

De commissie stelt voorop dat zij uit het namens klager onder punt 45 van de pleitnota geformuleerde petitum en de daarbij aan de orde gestelde vragen en vorderingen afleidt dat klager kennelijk de boedelprocedure – zoals die bij de rechtbank is gevoerd – opnieuw wil laten doen en de commissie daarmee als verkapte appelinstantie wil gebruiken. Dit kan naar het oordeel van de commissie niet de bedoeling zijn van de onderhavige procedure.
Daarbij neemt de commissie in aanmerking dat de commissie niet de instantie is waar de notaris financiële verantwoording moet afleggen over haar handelen bij de afwikkeling van de nalatenschap. De notaris dient primair verantwoording af te leggen aan de erfgenamen. Pas als dat is gebeurd, staat de weg naar de commissie open om eventuele klachten over het individuele functioneren van de notaris bij de afhandeling van de boedel te formuleren. Daarvoor is het naar het oordeel van de commissie thans nog te vroeg.

Er resteert dan met name nog de klacht over de persoonlijke bejegening van klager, met name dat de notaris zijn privacy zou hebben geschonden. De enkele wens van klager, onder verwijzing naar intimiderend gedrag van een familielid, komt de commissie in beginsel onvoldoende voor om van de notaris geheimhouding van de adresgegevens van klager te verlangen. De commissie is met de notaris van oordeel dat daarvoor meer moet komen vast te staan, zulks mede gelet op het feit dat de gedragingen van het betreffende familielid kennelijk geruime tijd geleden hebben plaatsgevonden.

Ten aanzien van de overige klachten over de kwaliteit van de dienstverlening merkt de commissie op dat het uitgebreide en minutieuze verweer van de notaris niet onjuist voorkomt. Daartegenover heeft klager op zijn beurt onvoldoende gemotiveerd verweer gevoerd, om dit terzijde te kunnen stellen. In weerwil van het door klager gestelde kan in deze op grond van de overgelegde stukken en het verhandelde ter zitting naar het oordeel van de commissie niet de conclusie worden getrokken dat de kwaliteit van de dienstverlening in het algemeen onvoldoende is geweest. Niet is komen vast te staan dat de notaris is tekortgeschoten in haar werkzaamheden. Van een partijdige aanpak, onvoldoende informeren van klager of bewust traineren van de afwikkeling van de nalatenschap is de commissie niet gebleken.

Dat de notaris ervoor heeft gekozen om eerst de werkzaamheden te verrichten waarover de erfgenamen het eens zijn en de geschilpunten (zwarigheden’’) – waaronder de door klager verlangde vergoeding van de gemaakte advocaatkosten – te laten liggen tot de slotverdeling en pas bij deze slotverdeling eventueel een dwangvertegenwoordiger in te schakelen, getuigt naar het oordeel van de commissie niet van een onjuiste taakopvatting.

Aan de orde is voorts dan de klacht van klager over het ‘declareergedrag’ van de notaris.
De commissie stelt vast dat de notaris klager bij brief van 4 december 2018 onder meer heeft medegedeeld dat haar uurtarief € 275,– exclusief 21% omzetbelasting bedraagt en dat dit gelijk is aan het RECOVA-tarief voor wettelijke vereffenaren die door de rechtbank zijn aangesteld. Dit uurtarief komt de commissie alleszins redelijk voor.
De notaris heeft gemotiveerd gesteld dat zij een grote hoeveelheid werk heeft verricht en de aard en omvang van haar werkzaamheden gespecifieerd weergegeven in haar verweerschrift.
Mede gelet op de complexiteit van de nalatenschap en de onderlinge verhouding tussen de erfgenamen acht de commissie het door de notaris gedeclareerde bedrag niet bovenmatig of buitenproportioneel. Van overbodige werkzaamheden is de commissie in het algemeen niet gebleken. Weliswaar komt de klacht van klager omtrent de aan iedere erfgenaam individueel verzonden e-mails over eenzelfde onderwerp niet onredelijk voor, maar de commissie kan niet bepalen tot hoeveel extra kosten dit zou hebben geleid, omdat dat nu juist onvoldoende is gespecificeerd.

Het geheel overziende is naar het oordeel van de commissie niet komen vast te staan dat de notaris niet heeft gehandeld zoals mag worden verwacht van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris. De commissie zal de klacht van klager dan ook ongegrond verklaren en het door hem verzochte afwijzen.

Nu de klacht van klager ongegrond wordt verklaard, is het naar het oordeel van de commissie gerechtvaardigd dat het klachtengeld voor rekening van klager komt. Klager heeft het klachtengeld reeds voldaan, zodat de commissie daarover niet meer hoeft te beslissen.

De tegenvordering van de notaris om klager te veroordelen in de kosten die met deze procedure zijn gemoeid, zal worden afgewezen. De commissie gaat slechts in bijzondere gevallen over tot veroordeling in de kosten die verband houden met de behandeling van het geschil door de commissie. Zij merkt in dit verband op dat de procedure bij de commissie laagdrempelig en eenvoudig dient te zijn, waarbij in beginsel geen veroordeling in deze kosten past.
De commissie acht in dit geval geen bijzondere omstandigheden aanwezig om een vergoeding voor de door de notaris gevorderde kosten toe te kennen.

Hetgeen partijen ieder voor zich verder nog naar voren hebben gebracht, behoeft – naar het oordeel van de commissie – geen verdere bespreking, nu dat niet tot een ander oordeel kan leiden.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing
De commissie:

– verklaart de klacht van klager ongegrond en wijst het door hem verzochte af;
– wijst de tegenvordering van de notaris af.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. J. van der Groen, voorzitter, de heer mr. R.J. Holtman en de heer H.W. Zuur, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. drs. I.M. van Trier, secretaris, op 5 februari 2020.