Commissie: Notariaat
Categorie: Kosten / Kwaliteit dienstverlening
Jaartal: 2020
Soort uitspraak: bindend advies
Uitkomst: Ongegrond
Referentiecode:
21491/26069
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over
De notaris heeft met de cliënte voor eind december een afspraak gemaakt om een testament te tekenen. In verband met een onverwachte afspraak in het buitenland kon de cliënte niet op de afspraak verschijnen. De cliënte is het niet eens met de registratiekosten die zij moet betalen. Volgens de notaris heeft de cliënte geprobeerd om de afspraak te verplaatsen. In verband met de enorme drukte in de maand december was dit niet mogelijk. De notaris heeft haar per e-mail een nota gestuurd met annuleringskosten én registratiekosten, omdat de notaris dacht dat zij op een ander moment nog zou komen om het testament te tekenen. De commissie stelt dat de annuleringskosten terecht in rekening zijn gebracht. Wat betreft de registratiekosten oordeelt de commissie dat de notaris heeft gehandeld zoals van hem verwacht mag worden en de kosten dus terecht in rekening zijn gebracht.
Volledige uitspraak
Onderwerp van het geschil
De cliënt heeft de klacht voorgelegd aan de notaris.
Het geschil betreft hoogte van de declaratie van de notaris.
Standpunt van de cliënt
Voor het standpunt van de cliënt verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De cliënte heeft zich na de ontvangen offerte d.d. 1 augustus 2019 tot de notaris gewend met het verzoek tot het opstellen van een testament. Er werd een passeerafspraak op 30 december 2019 gepland. De cliënte heeft telefonisch en per e-mail vanaf 24 december 2019 geprobeerd deze afspraak te vervroegen/te verplaatsen omdat zij onverwacht in verband met een training (en niet een uitje, zoals de notaris suggereert) voor haar werk in het buitenland zou zijn op 30 december 2019.
Vervolgens ontvangt zij een factuur van € 613,75, inclusief BTW in plaats van de geoffreerde € 325,15, inclusief BTW. Dit omdat de notaris ook de ingeplande tijd van de geannuleerde afspraak in rekening brengt.
De cliënte heeft op telefonisch advies van het secretariaat van de commissie rond 4 februari 2020 het totaal bedrag van de factuur aan de notaris voldaan.
In het vragenformulier van 22 januari 2020 verzoekt de cliënte aan de commissie om in redelijkheid en billijkheid een vergoeding vast te stellen. De berekende kosten voor het niet verschijnen op de afspraak, het verschil tussen de factuur van € 613,75 en de offerte van € 325,15, is volgens de cliënte ten onrechte in rekening gebracht.
Zij heeft ruim van tevoren de afspraak afgezegd en willen verplaatsen, zowel telefonisch als per e-mail, maar de notaris heeft dat tot het laatste moment genegeerd. Zij heeft op 26 december 2019 een e-mail gestuurd aan de notaris met de vraag of zij wellicht vóór 30 december kon komen tekenen en daarbij aangegeven bereid te zijn het bedrag vooraf over te maken. Toen zij op 27 december 2019 te horen kreeg dat er geen mogelijkheid was voor een andere afspraak en dat er kosten zouden zijn verbonden aan het niet verschijnen op de afgesproken datum, heeft zij weer gebeld. Per e-mail van 28 december 2019 heeft zij aan de notaris gecommuniceerd dat zij in het buitenland zat voor haar werk en pas op 4 januari 2020 terug zou zijn in Nederland. Zij heeft toen ook gevraagd of zij het bedrag van € 325,15 vooraf over kon maken om zo een plekje/afspraak te verzekeren. Op 30 december 2019 belde zij opnieuw en kreeg zij te horen dat zij ‘zo direct de nota via de mail’ zou ontvangen. Diezelfde dag kreeg zij de nota opgestuurd met daarin de extra kosten voor het niet verschijnen.
De cliënte heeft nu nog steeds geen testament en wil dat graag elders met spoed doorzetten. Er is nooit vooraf vermeld dat zij bij het tijdig verzetten van een afspraak zulke aanzienlijke kosten zou dienen te betalen. Dat zij meerdere malen niet is komen opdagen, zoals de notaris stelt, is overigens onjuist.
Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De december maand is voor ieder notariskantoor een zeer drukke maand. Sinds begin 2019 is de notaris al met de cliënte in contact met betrekking tot het testament. Hoewel in eerste instantie het concept naar het verkeerde e-mailadres was gestuurd, is ook na verzending op 26 juli 2019 naar het juiste e-mailadres lange tijd niets van de cliënte vernomen. In september 2019 is er vanuit de notaris contact gelegd en is de cliënte aangeboden om kosteloos opnieuw een gesprek aan te gaan. Eind november 2019 heeft dit gesprek pas plaatsgevonden. Opnieuw leek er bij de cliënte dus geen haast te zijn.
De notaris heeft vervolgens een nieuw concept gestuurd en de passeerafspraak van 12 december 2019 per e-mail bevestigd. Die afspraak is op het laatste moment afgezegd door de cliënte.
Telefonisch is een nieuwe afspraak gepland waarbij namens de notaris is doorgegeven dat de geannuleerde afspraak van 12 december 2019 niet in rekening zou worden gebracht, maar dat dit een volgende keer wel zou gebeuren.
Er is een nieuwe afspraak gepland op 30 december 2019. Op tweede kerstdag heeft de cliënte een e-mail gestuurd aan de notaris waarin ze aangeeft dat ze ‘al sinds 25 december’ geprobeerd heeft het notariskantoor te bereiken. Zij wil graag weten of zij haar afspraak van 30 december naar voren kan schuiven in verband met een bedrijfsuitje in Dubai. Wanneer de notaris op 27 december de mail ziet, heeft hij aan de cliënte laten weten dat het naar voren schuiven van de afspraak in verband met drukte niet mogelijk is en dat hij verwacht dat zij op 30 december verschijnt en dat hij haar anders het uur in rekening zal brengen.
Nadat de cliënte op 30 december 2019 niet verschijnt, heeft hij haar per e-mail de nota gestuurd met daarin opgenomen – zoals was aangekondigd – een uur voor het niet verschijnen bij een gemaakte afspraak. Hij geeft in de mail eveneens aan dat hij de registratiekosten in rekening heeft gebracht, omdat hij ervan uitgaat dat zij op een ander moment nog wel zal komen om het testament te tekenen.
De cliënte is bijna een jaar de kans gegeven om haar akte te passeren. De notaris ziet geen reden om de cliënte te compenseren respectievelijk tot terugbetaling over te gaan. De cliënte is welkom om op kantoor alsnog het testament te komen tekenen, uiteraard zonder extra bijkomende kosten.
Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelend notaris.
De commissie stelt uit hetgeen partijen over en weer hebben aangevoerd en ingebracht als niet dan wel onvoldoende weersproken vast dat de notaris de in rekening gebrachte werkzaamheden en kosten teneinde te kunnen komen tot het uiteindelijk passeren van een testament op 30 december 2019 ook daadwerkelijk heeft verricht en die kosten, met uitzondering van de hierna te bespreken kosten, heeft moeten maken. De commissie acht het dan ook volstrekt redelijk dat de cliënte die bij de cliënte in rekening gebrachte kosten heeft moet betalen.
Resteert de vraag of de notaris vanwege niet verschijnen van de cliënte op 30 december 2019 – zijnde de afgesproken datum waarop het testament gepasseerd zou worden – een gemodereerd honorarium ten bedrage van € 237,50 alsmede de kosten Centraal Testamentenregister, € 7,85 incl. BTW) in rekening mocht brengen bij de cliënte die deze kosten inmiddels onder protest in de loop van dit geschil aan de notaris heeft betaald.
De kosten Centraal Testamentenregister ten bedrage van € 7,85 zal de notaris aan de cliënte thans moeten terugbetalen. Immers, anders dan door de notaris verwacht heeft de cliënte in deze procedure aangegeven er voor te kiezen dat zij elders een testament zal laten passeren.
Wat betreft het door de notaris bij de cliënte in rekening gebrachte honorarium vanwege niet verschijnen op de afgesproken datum is van belang dat als niet dan wel onvoldoende weersproken is komen vast te staan dat de cliënte de gemaakte afspraak voor het passeren van het testament op 12 december 2019 heeft afgezegd en de notaris de cliënte bij die gelegenheid heeft aangegeven dat bij een volgende afzegging daarvoor kosten in rekening zullen worden gebracht. Partijen spreken af dat het testament op 30 december 2019 zal worden gepasseerd.
Onweersproken is, hetgeen ook de ervaring is van de commissie, dat de decembermaanden voor een notaris een buitengewoon drukke maand is waarbij de agenda voor het passeren van bijvoorbeeld testamenten e.d. vol staat.
Vervolgens informeert de cliënte naar de mogelijkheid de afspraak van maandag 30 december 2019 te vervroegen naar een eerdere dag en belt daartoe tevergeefs naar het kantoor van de notaris op 25 december 2019 – zijnde Kerstmis – en verzendt zij dit verzoek per mail naar het kantoor van de notaris op 26 december 2019 – zijnde Tweede Kerstdag – dagen waarop het kantoor van de notaris, zoals te doen gebruikelijk, gesloten is.
Haar stelling dat zij ‘ruim’ van te voren heeft geïnformeerd of de afspraak op maandag 30 december 2019 naar voren kon worden geschoven en het verwijt dat de notaris pas op vrijdag 27 december – de eerste werkdag na de kerstdagen – heeft gereageerd snijdt dan ook geen hout.
De notaris heeft de cliënte op 27 december 2019 aangegeven dat in verband met de drukke decembermaand daarvoor geen ruimte bestaat en de cliënte – zoals afgesproken – op zijn kantoor verwacht op 30 december 2019 en bij niet verschijnen daarvoor 1 uur van zijn tarief in rekening zal brengen.
De cliënte verschijnt niet op de gemaakte afspraak. Als reden geeft zij aan dat zij voor haar werk in verband met een stage tot 4 januari 2020 in het buitenland zit zonder dit in deze met stukken te hebben onderbouwd terwijl de notaris heeft aangevoerd dat het geen stage maar een bedrijfsuitje zou betreffen. Wanneer de cliënte wist wanneer zij voor het bedrijf naar het buitenland moest is ook niet gebleken. De omstandigheid dat zij in het buitenland zat ten tijde van de gemaakte afspraak komt in deze dan ook geheel voor haar risico.
De commissie is dan ook van oordeel dat op grond van hetgeen hiervoor is overwogen de notaris in deze in redelijkheid 1 uur tarief ten bedrage van € 237,50 bij de cliënt in rekening mocht brengen. De notaris heeft hierbij gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelend notaris.
De klacht zal dan ook ongegrond worden verklaard.
Wel zal daarbij worden bepaald dat de notaris € 7,85 zijnde de kosten Centraal Testamentenregister aan de cliënte moet terugbetalen op grond van hetgeen op dit punt hiervoor reeds is overwogen.
Van schade door toedoen van de notaris is niet gebleken. Het verzoek in redelijkheid en billijkheid een vergoeding te bepalen zal dan ook worden afgewezen.
Hetgeen partijen voorts nog hebben aangevoerd behoeft geen bespreking nu dit niet tot een ander oordeel kan leiden.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie verklaart de klacht ongegrond.
Bepaalt dat de notaris de kosten Centraal Testamentenregister ten bedrage van € 7,85 aan de cliënte zal terugbetalen.
Wijst het meer of anders gevorderde af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. N. Schaar, voorzitter, de heer mr. R.J. Holtman, de heer H.W. Zuur, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. B.J. van Gent, secretaris, op 24 juli 2020.