Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: (non)conformiteit / (On)deugdelijke uitvoering overeenkomst
Jaartal: 2022
Soort uitspraak: bindend advies
Uitkomst: Ongegrond
Referentiecode:
135065/155375
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
De opdrachtgever klaagt over de wijze waarop het bedrijf de tussen hen gesloten beheersovereenkomst heeft uitgevoerd. De opdrachtgever stelt dat de fusie en het vertrek van een groot deel van het personeel bij het bedrijf, negatieve effecten hebben gehad op het beheer door het bedrijf op meerdere vlakken. De opdrachtgever stelt dat het bedrijf toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van de beheerovereenkomst. Het bedrijf stelt alles gedaan te hebben, en meer dan dat, om de opdrachtgever goed en adequaat te informeren en de beheerovereenkomst na te komen. Het bedrijf is van mening dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard. De commissie is van oordeel dat de opdrachtgever onvoldoende concreet heeft aangevoerd dat de genoemde gebreken het gevolg zijn geweest van enig handelen of nalaten van het bedrijf. De klacht is ongegrond.
De uitspraak
Onderwerp van het geschil
De opdrachtgever klaagt over de wijze waarop het bedrijf de tussen hen gesloten beheersovereenkomst
heeft uitgevoerd.
Standpunt van de opdrachtgever
Voor het standpunt van de opdrachtgever verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen
ter zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De opdrachtgever stelt dat de fusie en het vertrek van een groot deel van het personeel bij het bedrijf,
negatieve effecten hebben gehad op het beheer door het bedrijf.
Het was lastig om met het bedrijf in contact te komen en de opdrachtgever is pas op een laat moment op de
hoogte gesteld van de fusie. Er is vertraging ontstaan in de uitvoering van het beheer door het niet tijdig en
adequaat vervangen van de (interim) accountmanager en (interim) technisch manager van het bedrijf.
De opdrachtgever heeft daarnaast aangevoerd dat het bedrijf nalatig is geweest in het debiteurenbeleid,
ondanks dat de kascommissie meermalen geïntervenieerd heeft. Dat heeft in 2020 geleid tot substantiële
betalingsachterstanden. Zo is frequent niet voldaan aan de procedure op basis waarvan de rechtmatigheid
van de facturen kan worden vastgesteld. Het heeft structureel ontbroken op controle op de uitvoering van
de betalingen, zodat de prijs in verhouding tot de prestatie niet redelijk is geweest. Adviezen en
aanbevelingen van de kascommissie zijn in dit opzicht niet gehonoreerd. Verder is met betrekking tot de
financiële werkzaamheden aangevoerd dat sinds de fusie verklaringen voor afwijkingen in de begroting
overwegend ontbraken. Door boekingen op de onjuiste kostenplaats bedroeg het resultaat in 2019 volgens
de eerste conceptversie € 4.500,– negatief. Na interventies van de kascommissie bij de definitieve versie
bleek het resultaat € 39.000,– negatief te zijn. Het bedrijf is volgens de opdrachtgever in dit opzicht
onvoldoende transparant, hetgeen heeft geleid tot veel extra werk voor de kascommissie en de voorzitter
van de ALV. Ten gevolge van exploitatietekorten in 2019 en 2020, die mede veroorzaakt zijn door
achterstallig preventief onderhoud, moesten onderhoudsprojecten in 2020 noodgedwongen opgeschort
worden.
Daarnaast heeft de opdrachtgever aangevoerd dat er in 2019 en 2020 slechts eenmaal een bilateraal
voortgangsoverleg heeft plaatsgevonden, terwijl zo’n gesprek viermaal in het jaar had moeten plaatsvinden.
Voorts stelt de opdrachtgever dat het bedrijf zich na het vertrek van oud-medewerkers niet
heeft geconformeerd aan het vastgelegde protocol voor de samenwerking tussen de opdrachtgever en het
bedrijf. In de jaren 2019 en 2020 hebben geen inspecties plaatsgevonden ten behoeve van het
vervaardigen van de onderhoudsbegroting. In 2020 heeft bovendien geen actualisatie van het
meerjarenonderhoudsplan (MJOP) plaatsgevonden.
Tot slot stelt de opdrachtgever dat het bedrijf onvoldoende regie heeft uitgevoerd op de uitvoering van
onderhoudscontracten met betrekking tot technische installaties. Door de fusie is veel kennis over het
gebouw en de installaties verloren gegaan. Er is sprake van omissies bij de uitvoering van
onderhoudscontracten van gebouwgebonden technische installaties. Door het ontbreken c.q. niet conform
het onderhoudscontract uitvoeren van preventief onderhoud is sprake van achterstallig onderhoud,
waardoor installaties zijn uitgevallen en onnodig onderhoud noodzakelijk is geweest. De opdrachtgever
stelt de dupe te zijn geworden van de fusie. Bij de liften en de CV en het
warmwatersysteem zijn in de loop van 2019 en 2020 grote problemen ontstaan. Als gevolg van
onvoldoende onderhoud vielen de liften frequent uit, waardoor de opdrachtgever zelf een liftadviesbureau
heeft moeten inschakelen. Het bedrijf heeft na 20 november 2019 geen technisch manager meer
afgevaardigd om het complex te inspecteren, terwijl dit op regelmatige basis had moeten gebeuren.
De opdrachtgever concludeert dat het bedrijf gelet op het voorgaande toerekenbaar tekort is geschoten in
de nakoming van de beheerovereenkomst. De opdrachtgever acht het redelijk en billijk dat 70% van de
vergoeding voor het beheer over een periode van 22 maanden gerestitueerd wordt (circa € 12.000,–).
Standpunt van het bedrijf
Voor het standpunt van het bedrijf verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen ter
zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Het bedrijf heeft ten eerste aangevoerd niet bekend te zijn met enig samenwerkingsprotocol, anders dan de
afspraken die in de beheerovereenkomst vermeld staan. Het door de opdrachtgever overgelegde document
is gedagtekend op 11 november 2021. Het bedrijf voerde toen niet meer het beheer voor de opdrachtgever.
Met betrekking tot het onvoldoende plannen en organiseren van (leden)vergaderingen heeft het bedrijf
aangevoerd dat in 2019 twee vergaderingen zijn geweest, hetgeen in overeenstemming is met de
beheerovereenkomst. In 2020 is het door de corona-pandemie onmogelijk geweest om fysiek te
vergaderen, terwijl digitaal vergaderen bij het bedrijf altijd een mogelijkheid is geweest, maar de
opdrachtgever daarvan geen gebruik heeft willen maken. Op 2 juli 2020 is er een vergadering geweest
waarvoor het bedrijf niet was uitgenodigd en waarbij het bedrijf niet aanwezig was. In die vergadering heeft
de ALV van de opdrachtgever besloten de beheerovereenkomst te beëindigen. In de notulen van de
vergadering staat dat deze extra vergadering in maart 2020 al plaats had moeten vinden, maar door de
corona-pandemie geen doorgang kon vinden. Daar waar de opdrachtgever stelt recht te hebben op vier
bestuursoverleggen, staat in de beheerovereenkomst dat de opdrachtgever recht heeft op maximaal vier
overleggen per jaar. Een minimumaantal is niet in de overeenkomst opgenomen. Er zijn in 2019 en 2020
meerdere overleggen geweest. De vier jaarlijkse overlegmomenten met het bestuur zijn dus gehaald.
Het bedrijf heeft verder aangevoerd dat voldoende regie en controle is geweest ter zake van de
onderhoudscontracten van de technische installaties. Waar nodig zijn installateurs aangesproken op hun
handelen of nalaten. Doordat er onvoldoende onderhoud is uitgevoerd aan de liften, moest door het
bedrijf een adviesbureau worden ingeschakeld, hetgeen uiteindelijk heeft geleid tot het geven van een
opdracht aan bedrijf X om de reparatie van de liften te verzorgen. Een aantal contracten is
opgezegd en er zijn nieuwe contracten afgesloten met andere leveranciers. Het bedrijf kan onmogelijk bij
iedere opdracht ter plaatse komen om na te gaan of alles naar behoren wordt uitgevoerd en het bedrijf kan
niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventueel onvoldoende onderhoud door één van de
installateurs. Het bedrijf stelt bij de begeleiding niet de eindverantwoordelijke te zijn, hetgeen ook is
gecommuniceerd met de opdrachtgever.
Met betrekking tot de jaarlijkse opname van het gebouw en de geactualiseerde onderhoudsbehoefte, het
MJOP, heeft het bedrijf aangevoerd dat het MJOP blijkens de notulen van de vergaderingen in 2019
besproken is en dat unaniem besloten is de werkzaamheden uit te voeren. Over de wijze van actualisering
van het MJOP zijn geen opmerkingen geplaatst. In 2020 heeft geen technische schouw plaatsgevonden in
verband met de uitbraak van het corona-virus zodat sprake is van overmacht. Bovendien stelt het bedrijf
dat de reden voor de opschorting van het groot onderhoud in 2020 het ontbreken van financiële middelen
is, niet het gebrek aan regie door het bedrijf. De voorzitter van de VvE heeft dit in een e-mailwisseling ook
zelf aangegeven met betrekking tot het geplande onderhoud aan de vloeren in de galerij. Het bedrijf is voor
de vergadering in juli 2020 niet uitgenodigd, zodat de mogelijkheid niet bestond om de planning voor het
groot onderhoud te bespreken. Het voor die vergadering geactualiseerde MJOP is niet besproken. Om die
reden, en als gevolg van de opzegging van de overeenkomst met het bedrijf, zijn er geen nieuwe
opdrachten tot groot onderhoud in werking gezet.
Het bedrijf heeft ten aanzien van de verwerking van de facturen aangevoerd dat er met name problemen
zijn geweest met de betalingen van facturen van de firma X. De bewoners gaven regelmatig
rechtstreeks opdrachten aan X als er problemen waren met de verwarming. De opdrachtbonnen
ontbraken hierdoor. Er zijn facturen betaald zonder opdrachtbon of die opdrachtbonnen zaten in het
systeem van het bedrijf. Het bedrijf heef firma X tweemaal aangesproken en daarna zij er geen
rechtstreekse opdrachten meer verstrekt. Enkele van de facturen die in – het systeem na de fusie –
zijn geboekt en waarvan de opdrachtbon in het administratiesysteem van het bedrijf was gemaakt, waren
systeemtechnisch niet aan elkaar te koppelen. Het bedrijf is van mening dat de opdrachtgever geen
financiële schade heeft geleden als gevolg van de systeemwisseling, ondanks extra inspanningen bij zowel
de opdrachtgever als het bedrijf. De kascommissie dient normaliter met haar werk te beginnen op het
moment dat de jaarrekening is opgeleverd. Doordat de kascommissie ervoor heeft gekozen om gedurende
het jaar nagenoeg alle facturen en boekingen te controleren heeft dit tot veel communicatie tussen het
bedrijf en de kascommissie gezorgd. Dit heeft voor zowel het bedrijf als de kascommissie
buitenproportioneel veel werk opgeleverd.
Het bedrijf heeft verder aangevoerd dat het systeem volledig transparant is, tot op factuurniveau. De presentatie
van jaarstukken was anders dan die van X, maar uitgebreider en transparanter. Als er extra toelichting
nodig was op de jaarrekening dan stemde het bedrijf dit af met de kascommissie, hetgeen blijkt uit de
uitgebreide correspondentie hierover. De accountmanager heeft vanwege de fysieke afwezigheid tijdens de
ALV een toelichting geschreven op de jaarrekening van 2019. Het bedrijf stelt alles gedaan te hebben, en
meer dan dat, om de opdrachtgever goed en adequaat te informeren.
Het bedrijf is van mening dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard.
Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten
overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden.
De commissie stelt vast dat er mogelijk, zoals ter zitting namens het bedrijf is erkend, ten gevolge van de
fusie en het verloop van het personeel bij het bedrijf wat haperingen zijn geweest
in de uitvoering van de taken die het bedrijf volgens de overeenkomst diende uit te voeren. De commissie
kan evenwel niet vaststellen dat dit tot enige schade bij de opdrachtgever heeft geleid. Dit geldt eveneens
voor de slechte bereikbaarheid van het bedrijf, voor zover daarvan sprake zou zijn geweest.
Voor wat betreft de klacht dat het bedrijf nalatig is geweest bij het debiteurenbeleid stelt de commissie vast
dat het controleren van de wijze van boeking niet tot de taak van kascommissie behoort. Het is aan het
bedrijf zelf om te bepalen op welke wijze boekingen plaatsvinden en het is de commissie niet gebleken dat
het bedrijf in dit opzicht fouten heeft gemaakt. Van andere fouten met betrekking tot de financiële
administratie is evenmin gebleken.
Met betrekking tot de klacht over het aantal gehouden (ALV-) vergaderingen is de commissie van oordeel
dat het verweer van het bedrijf slaagt. In 2019 heeft tweemaal een ALV-vergadering plaatsgevonden,
hetgeen in overeenstemming is met het minimale aantal te houden vergaderingen. In 2020 heeft de
vergadering ten gevolge van de Covid-19 maatregelen niet kunnen plaatsvinden, hetgeen het bedrijf niet is
aan te rekenen. Dat de opdrachtgever geen gebruik heeft willen maken van de mogelijkheid om digitaal te
vergaderen is het bedrijf evenmin aan te rekenen. Dat de periodieke besprekingen met vertegenwoordigers
van de opdrachtgever onvoldoende hebben plaatsgevonden, zoals de opdrachtgever heeft gesteld, is niet
gebleken.
De commissie is voorts van oordeel dat uit het verweer van het bedrijf genoegzaam blijkt dat het
samenwerkingsprotocol dat volgens de opdrachtgever op de beheerovereenkomst van toepassing is, eerst
ter kennis van het bedrijf is gebracht nadat de overeenkomst al was beëindigd. Voor zover het bedrijf dat
samenwerkingsprotocol niet heeft nageleefd, leidt dat dan ook niet tot de conclusie dat zij toerekenbaar is
tekortgeschoten. Dat er in 2020 geen actualisatie van het MJOP heeft plaatsgevonden kan het bedrijf niet
worden aangerekend nu de opdrachtgever er zelf voor heeft gekozen om tot opzegging van de
beheerovereenkomst over te gaan voordat die actualisatie had plaatsgevonden.
De commissie is tot slot van oordeel dat de opdrachtgever onvoldoende concreet heeft aangevoerd dat
specifieke meldingen van bewoners niet door het bedrijf zijn opgevolgd. Het bedrijf heeft ter zitting erkend
dat op hem de taak rustte om te controleren dat de onderhoudsbeurten van technische installaties
plaatsvonden en dat de meldingen zouden worden doorgezet naar de leveranciers/installateurs. Ook heeft
het bedrijf erkend dat is gebleken dat het onderhoud van de technische installaties niet altijd is gebeurd
conform het contract tussen de opdrachtgever en de leverancier. Dat de gebreken aan de installaties het
gevolg zijn geweest van het niet uitvoeren van controles dan wel gebrekkige controles door de leveranciers/
installateurs, is evenwel niet komen vast te staan. Het komt de commissie niet onaannemelijk voor dat
ouderdom van de installaties bij het ontstaan of bestaan van gebreken en uitval van installaties een rol
heeft gespeeld. Invoelbaar is dat de bewoners veel last hebben ondervonden van niet goed functionerende
installaties, in het bijzonder de warmte-systemen en de liften. Niet aannemelijk is echter geworden dat die
gebreken het gevolg zijn geweest van enig handelen of nalatigheid van het bedrijf.
Op grond van het voorgaande is de commissie van oordeel dat de klacht ongegrond is.
Beslissing
De commissie:
• verklaart de klacht ongegrond en wijst het door de opdrachtgever verzochte af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management, bestaande uit mevrouw mr. M.L. Braaksma,
voorzitter, en de commissieleden de heer O. Jansen MSc en mevrouw mr. C. Muller, in aanwezigheid van
mr. N van Gelder, plaatsvervangend secretaris, op 20 mei 2022.
mevrouw mr. M.L. Braaksma
Datum verzending : 22 juni 2022
Zaaknummer : 135065/155375