Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: (non)conformiteit / (On)deugdelijke uitvoering overeenkomst
Jaartal: 2022
Soort uitspraak: bindend advies
Uitkomst: Ongegrond
Referentiecode:
179637/185613
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
Het geschil betreft de weigering van het bedrijf om de ontbinding van de overeenkomst door de VvE te aanvaarden en de rechtmatigheid van de overboeking van de beheerskosten over het jaar 2022. De opdrachtgever stelt dat het beheerscontract met het bedrijf is opgezegd vanwege het uitblijven van (correcte) dienstverlening. Zo werden leveranciers niet betaald en was er geen behoorlijke administratie. Volgens het bedrijf werd dit veroorzaakt door de houding van het bestuur van de opdrachtgever, die het op allerlei manieren onmogelijk heeft willen maken dat het bedrijf zijn werkzaamheden uitvoerde. De commissie is van oordeel dat niet is komen vast te staan dat het bedrijf de overeengekomen werkzaamheden niet of niet behoorlijk heeft geleverd. De opdrachtgever kon de overeenkomst daarom niet rechtsgeldig ontbinden. Concluderend is de commissie van oordeel dat de klachten van de opdrachtgever ongegrond zijn.
De uitspraak
Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de weigering van het bedrijf om de ontbinding van de overeenkomst door de VvE te
aanvaarden en de rechtmatigheid van de overboeking van de beheerskosten over het jaar 2022.
Standpunt van de opdrachtgever
Voor het standpunt van de opdrachtgever verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen
ter zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt erop neer dat het bedrijf volgens de VvE:
– de diensten zoals aangeboden in de beheersovereenkomst niet of niet naar behoren levert;
– zich niet aan artikel 8.2 en 8.10 van de algemene voorwaarden houdt;
– op onrechtmatige wijze geld van de rekening van de VvE heeft onttrokken (en aldus artikel 4.10
van de beheersovereenkomst niet heeft nageleefd);
– weigert te stoppen met het benaderen van eigenaren, ondanks dat de opdrachtgever op 9 mei
2022 het contract na een ingebrekestelling heeft ontbonden;
– weigert de tussentijdse ontbinding van het contract te aanvaarden en een schikkingsaanbod afwijst.
De opdrachtgever vordert van het bedrijf terugbetaling van het ten onrechte van haar rekening betaalde
factuurbedrag van € 7.441.50 inclusief btw, vergoeding van advocaatkosten van € 862,67 en vergoeding
van de kosten voor de geschillenprocedure van € 605,–.
Ter zitting heeft de opdrachtgever toegelicht dat het beheerscontract met het bedrijf is opgezegd vanwege
het uitblijven van (correcte) dienstverlening. Zo werden leveranciers niet betaald en was er geen behoorlijke
administratie, ondanks het feit dat alle stukken vroegtijdig aan het bedrijf waren overgedragen. In de
administratie werd een rekening ten name van een andere VvE aangetroffen. Ook moest er een
herberekening komen van de voorschotnota. Ondanks het ontvangen van diverse e-mails van de VvE over
dit onderwerp heeft het bedrijf nagelaten een algemene ledenvergadering te beleggen. De vroegere
beheerder heeft aangeboden MT-03 bestanden aan het bedrijf over te dragen met de autorisatie van alle
leden zodat het bedrijf de beschikking had over de bankbestanden. Het bedrijf heeft hierop echter geen
actie ondernomen. Als excuus heeft het bedrijf aangevoerd dat de oorzaak is gelegen in de ziekte van een
medewerker. Op grond van artikel 8.10 van de algemene voorwaarden wordt ziekte van personeel niet als
overmacht aangemerkt.
Standpunt van de ondernemer
Voor het standpunt van de ondernemer verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen ter
zitting naar voren is gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Mede door toedoen van de voormalig beheerder – die zich thans presenteert als administrateur (en dus
beheerder) van de opdrachtgever – is de opdrachtgever niet bereid gebleken om het bedrijf een redelijke
kans te bieden zijn taken uit te voeren. Dit had het bedrijf niet kunnen voorzien. Meerdere malen heeft het
bedrijf aangegeven dat het niets anders wenst dan zijn werkzaamheden uitvoeren conform de door partijen
gesloten beheersovereenkomst, maar achteraf is dit niet mogelijk gebleken. Volgens het bedrijf werd dit
veroorzaakt door de houding van het bestuur van de opdrachtgever, die het op allerlei manieren onmogelijk
heeft willen maken dat het bedrijf zijn werkzaamheden uitvoerde. Zo heeft het bestuur van de VvE
gestrooid met ingebrekestellingen, heeft het bestuur vergaderingen met de leden uitgeschreven zonder het
bedrijf hierin te kennen en werd daarbij een onjuiste weergave van feiten geschetst. Ook werd het het
bedrijf verboden om contact op te nemen met de leden van de VvE en liet het bestuur advocaten het bedrijf
aanschrijven om vervolgens te trachten de kosten gemoeid met de inzet van die advocaten in rekening te
brengen bij het bedrijf.
Het bedrijf geeft aan dat het zijn wens was om de beheersovereenkomst tot en met 31 december 2022 uit
te dienen. Als de opdrachtgever bereid was geweest het bedrijf die mogelijkheid te geven, zou het bedrijf
de interne kosten die waren veroorzaakt door het bestuur van de opdrachtgever en door externen, niet
doorberekenen. Het ging daarbij om allerlei overleggen waaraan uren waren besteed die hebben geleid tot
werkdruk bij het bedrijf. Omdat de opdrachtgever het bedrijf heeft uitgeschreven bij de Kamer van
Koophandel en de autorisatie bij de bank heeft ingetrokken, is het voor het bedrijf feitelijk niet meer mogelijk
om zijn taken uit te voeren.
Het bedrijf heeft ter zitting gesteld dat de opdrachtgever hem geen redelijke termijn heeft gegeven om het
beheer op te starten. Vooraf is aan het bestuur van de VvE duidelijke uitleg gegeven over het
omvormingsproces. Het was onmogelijk om per 1 januari 2022 alle beheerstaken over te nemen, omdat het
bedrijf afhankelijk was van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en de daaropvolgende
toestemming van de bank. Pas na de autorisatie van de bank, waarvoor de toestemming van de leden
vereist was, kon het bedrijf beginnen met de werkzaamheden. Op 18 februari 2022 heeft het bedrijf met de
opdrachtgever een kennismakingsgesprek gevoerd waarin is besproken hoe het beheer zou worden
aangepakt. Vervolgens ontving het bedrijf al op 25 maart 2022 een ingebrekestelling.
Voor wat betreft de overgeboekte beheerskosten, een bedrag van € 6.150,– exclusief btw, wijst het bedrijf
erop dat deze volgens de voorwaarden van het contract aan het begin van het boekjaar verschuldigd zijn.
Het bedrijf stelt zich op het standpunt dat het gerechtigd was deze kosten te innen, omdat het daarvoor
toestemming had van het bestuur van de VvE.
Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten
overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden.
Op 20 oktober 2021 hebben partijen een beheersovereenkomst gesloten. Ingevolge artikel 2 van het
contract is de overeenkomst aangegaan per 1 januari 2022, met een looptijd van één jaar die steeds voor
de duur van één jaar wordt verlengd, tenzij de overeenkomst – met inachtneming van de wettelijke
opzegtermijn van 3 maanden – wordt opgezegd.
De opdrachtgever heeft de overeenkomst op 9 mei 2022 ontbonden vanwege het gestelde niet-nakomen
van de contractuele verplichtingen door het bedrijf. Op 10 mei 2022 heeft het bedrijf de opzegging van de
hand gewezen onder verwijzing naar de bepalingen van de overeenkomst.
De commissie is van oordeel dat de opdrachtgever de overeenkomst op 9 mei 2022 niet rechtsgeldig heeft
kunnen opzeggen en licht dit als volgt toe.
Voorop staat dat het bedrijf pas een aanvang kon nemen met de uitvoering van zijn werkzaamheden ten
behoeve van de VvE, nadat het bedrijf was ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en het vervolgens
de autorisatie van de bank had ontvangen. Het is de commissie ambtshalve bekend dat hiermee meerdere
weken gemoeid of zelfs enkele maanden gemoeid kunnen zijn.
Het bedrijf heeft voldoende aannemelijk gemaakt dat ook in dit geval de formaliteiten geruime tijd op zich
hebben laten wachten, zodat het bedrijf pas na verloop van enkele maanden daadwerkelijk met de
uitvoering van de overeengekomen taken kon starten. Naar het oordeel van de commissie had de
opdrachtgever het bedrijf hiervoor nog de gelegenheid moeten geven en was er ten tijde van het versturen
van de ingebrekestelling, op 9 mei 2022, nog geen sprake van tekortschieten in de nakoming van de
beheersovereenkomst door het bedrijf. In dit verband wijst de commissie erop dat uit de in het geding
gebrachte e-mailberichten moet worden afgeleid dat het gesprek tussen de opdrachtgever en het bedrijf op
18 februari 2022 een kennismakingsgesprek betrof en niet, zoals de opdrachtgever heeft gesteld, een
gesprek over gebreken in de dienstverlening door het bedrijf.
Dat de opdrachtgever heeft gesteld dat zij de automatische bankbestanden kon aanleveren, zodat de
dienstverlening al vroegtijdig had kunnen worden opgestart, maakt dit oordeel niet anders. Het gebruiken
van dergelijke bankbestanden draagt een groot risico in zich dat de privacy van de leden van de VvE in
gevaar komt en reeds om die reden is de commissie van oordeel dat het bedrijf terecht van dat gebruik
heeft afgezien en de reguliere weg, met de waarborg van beveiliging via de bank, heeft afgewacht.
Voor zover de klachten van de opdrachtgever in deze procedure samenhangen met haar stelling dat het
bedrijf te laat is gestart met de uitvoering van zijn werkzaamheden, zullen deze klachten worden
afgewezen, nu het bedrijf zijn werkzaamheden pas kon aanvangen, toen de bank daarvoor de autorisatie
had verstrekt.
Ter onderbouwing van de stelling dat het bedrijf is tekortgeschoten in de uitvoering van de werkzaamheden
heeft de opdrachtgever verder gesteld dat zij in de administratie van de VvE een factuur aantrof, die op
naam was gesteld van een andere VvE. Afgezien van het feit dat de commissie dit niet heeft kunnen
vaststellen, omdat hiervan geen stukken zijn ingediend, is de commissie van oordeel dat hiermee niet
vaststaat dat het bedrijf is tekortgeschoten in zijn werkzaamheden. Immers, het kan voorkomen dat een
factuur door onjuiste adressering of verwarring in de tenaamstelling in het verkeerde dossier wordt
opgenomen. Nu niet is gesteld of gebleken dat het bedrijf die factuur ook daadwerkelijk ten laste van de
opdrachtgever heeft gebracht, is dit naar het oordeel onvoldoende om aan te nemen dat het bedrijf de
administratie niet op orde had.
De opdrachtgever heeft voorts gesteld dat het bedrijf zonder autorisatie van het bestuur zijn factuur voor
het beheer over het jaar 2022 heeft geïncasseerd en dat dit in strijd is met het bepaalde in artikel 4.10 van
de algemene voorwaarden.
De commissie overweegt dat in artikel 4.3 jo. artikel 5 van het beheerscontract is opgenomen dat het bedrijf
aan het begin van het boekjaar de door de opdrachtgever verschuldigde betaling exclusief overige kosten
in rekening brengt. Hiermee is de autorisatie door het bestuur van de betaling van de beheerskosten
gegeven. Dat vervolgens wellicht niet de juiste protocollen zijn gevolgd bij het innen van het bedrag neemt
niet weg dat de VvE dit bedrag aan het bedrijf verschuldigd was en dat de opdrachtgever dit bedrag dus in
ieder geval had moeten betalen.
Dat het bedrijf vanaf mei 2022 feitelijk zijn beheerstaken niet meer heeft kunnen uitvoeren kan het bedrijf
niet worden verweten, nu de opdrachtgever hem dat onmogelijk heeft gemaakt door autorisaties in te
trekken.
Gelet op het vorenstaande is de commissie van oordeel dat niet is komen vast te staan dat het bedrijf de
overeengekomen werkzaamheden niet of niet behoorlijk heeft geleverd. De opdrachtgever kon de
overeenkomst daarom op 9 mei 2022 niet rechtsgeldig ontbinden. Nu partijen ter zitting hebben verklaard
dat zij beide instemmen met beëindiging van de overeenkomst per 1 januari 2023, stelt de commissie vast
dat de overeenkomst per die datum is ontbonden.
Concluderend is de commissie van oordeel dat de klachten van de opdrachtgever ongegrond zijn. De
vorderingen van de opdrachtgever wijst de commissie af. Het bedrijf behoeft daarom ook niet het
klachtengeld aan de opdrachtgever te vergoeden. De gevorderde advocaatkosten worden eveneens
afgewezen, mede gelet op het bepaalde in artikel 22 van het reglement van de commissie, waarin is
vastgelegd dat de door partijen gemaakte kosten voor eigen rekening blijven.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie verklaart de klachten ongegrond en wijst het gevorderde af.,
Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management, bestaande uit mevrouw mr. M.L. Braaksma,
voorzitter, en de heer O. Jansen MSc en mevrouw mr. C. Muller, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr.
W. Hartong van Ark, secretaris, op 30 november 2022.
mevrouw mr. M.L. Braaksma
Datum verzending : 5 januari 2023
Zaaknummer : 179637/185613