Commissie: Gehandicaptenzorg
Categorie: Medisch dossier
Jaartal: 2023
Soort uitspraak: bindend advies
Uitkomst: ten dele gegrond
Referentiecode:
179578/193495
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
De mentoren van de cliënte krijgen geen volledige inzage in het dossier. Ook krijgt de klager geen mogelijkheid heeft gekregen tot correctie, aanvulling of vernietiging van het volledige dossier. Volgens de zorgaanbieder is alle informatie uit het oude en nieuwe dossiersysteem overhandigd.
Naar het oordeel van de commissie heeft de zorgaanbieder erkend dat aan klager in het verleden ten onrechte geen toegang tot het patiëntendossier is verleend. De commissie heeft vastgesteld dat de klager ondertussen toegang en/of inzage heeft in alle gevraagde informatie. De klacht is daarom ten dele gegrond.
De uitspraak
in het geschil tussen
[naam], wonende te [plaats](hierna te noemen: de cliënt),
gemachtigde:[naam], mentor (hierna te noemen: klager)
en
Stichting Siza, gevestigd te Oosterbeek
(hierna te noemen: de zorgaanbieder)
Behandeling van het geschil
Partijen zijn overeengekomen dit geschil bij bindend advies door de Geschillencommissie Gehandicaptenzorg (verder te noemen: de commissie) te laten beslechten.
De commissie heeft kennisgenomen van de overgelegde stukken.
De behandeling heeft plaatsgevonden op 17 februari 2023 te Utrecht.
Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen ter zitting te verschijnen.
Partijen hebben ter zitting hun standpunt toegelicht.
De cliënt werd ter zitting vertegenwoordigd door [naam], mentor. De zorgaanbieder werd ter zitting vertegenwoordigd door [naam], directeur Zorg.
Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft inzage in het patiëntendossier van cliënte.
Standpunt van klager
Voor het standpunt van klager verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt dit op het volgende neer.
De mentoren van cliënte krijgen geen – volledige – toegang tot het (Carenzorg)- Elektronisch Clienten Dossier (verder: ECD). Dit is strijdig met artikel 15 Wabvpz en artikel 7:446 BW. De mentoren willen onbeperkt toegang tot het ECD zonder condities en of voorwaarden.
Na afloop van de zitting bij de commissie heeft klager op 22 februari 2023 het dossier ingezien. De klager heeft vervolgens de commissie bericht dat hij geen volledige toegang heeft gekregen tot het dossier van cliënte en daarnaast geen mogelijkheid heeft gekregen tot correctie, aanvulling of vernietiging in het volledige dossier. Er is een andere invulling gegeven aan de wettelijke verplichting tot spoedige inzage in het dossier (Artikel 12 lid 3 AVG en Artikel 15d Wabvpz) en er is geen antwoord gekregen op wie toegang tot het dossier heeft gekregen (AVG (artikel 32).
Standpunt van de zorgaanbieder
Voor het standpunt van de zorgaanbieder verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt dit op het volgende neer.
Op 6 december 2022 spraken [naam], zorgdirecteur, [naam] teamleider en [naam], stafmedewerker van de raad van bestuur, met de familie [naam]. [naam] was op verzoek van familie aanwezig als clientondersteuner van MEE. Dit gesprek vond op verzoek van de familie [naam] door omstandigheden plaats via Teams. De klacht is doorgenomen en de volgende afspraken zijn gemaakt voor het vervolg:
-Toegang tot CarenZorgt wordt per direct geregeld. Er worden gezamenlijk afspraken gemaakt over het gebruik.
– Het volledige dossier wordt voor inzage aangeboden. Uitgeprint en als PDF.
– De familie beoordeelt of de vragen die zij hebben hierin voldoende beantwoord worden.
– Er wordt een overleg gepland met familie waarin de tijdlijn van het incident met de dochter en zus [naam] doorgenomen wordt.
– Aan de hand van dit overleg zal met de familie gekeken worden welke te nemen acties er nog zijn.
De zorgaanbieder heeft de commissie na afloop van de zitting het volgende bericht.
De zorgaanbieder is in de loop der jaren overgestapt van het bijhouden van papieren cliëntendossiers naar het bijhouden van elektronisch cliëntendossiers. Daarbij geldt dat, voor zover mogelijk, informatie is overgedragen naar het opvolgende systeem. Wanneer informatie niet is overgedragen, geldt dat de ‘oude’ informatie gearchiveerd is.
Het dossier dat aan klager is overhandigd betreft informatie uit de volgende bronnen:
– Elektronisch cliëntendossier Cura. Cura werd door de zorgaanbieder gebruikt tot de periode 2018. In Cura zijn ‘oude’ papieren cliëntdossiers overgenomen. Informatie over cliënte uit dit systeem is aan klager overhandigd.
– Elektronisch cliëntendossier ONS. ONS is de opvolger van Cura en wordt sinds 2018 door de zorgaanbieder gebruikt. Voor de overgang geldt dat een beperkt deel van de informatie uit Cura is overgezet. Informatie die niet is overgezet is digitaal gearchiveerd. Informatie over cliënte uit dit systeem is aan klager overhandigd.
– Medisch dossier De medische dienst (huisartsen) van de zorgaanbieder maakt gebruik van een eigen digitaal informatiesysteem waarin de dossiers van cliënten worden bijgehouden. Het medisch dossier van cliënte is aan klager overhandigd. Daarbij zit ook een deel dat is overgedragen door de vorige huisarts van cliënte aan de zorgaanbieder.
Klager heeft ook verzocht om documentatie vanuit het Prisma-onderzoek. De Prismacommissie is niet verplicht al haar communicatie in het dossier van de betreffende cliënt op te nemen, omdat dit vaak betrekking heeft op vertrouwelijke gegevens over derden. De eindconclusie van de Prismacommissie wordt wel opgenomen in het cliëntdossier. Deze is dan ook, als onderdeel van het dossier ONS, aan klager overhandigd.
Klager heeft gevraagd om digitale toegang tot de systemen Cura en ONS. Zoals hierboven aangegeven zijn Cura en ONS elektronische cliëntendossier-systemen. Cura wordt inmiddels niet meer gebruikt. Een deel van de informatie uit Cura is door de zorgaanbieder digitaal gearchiveerd en alleen toegankelijk voor de zorgaanbieder zelf. Voor ONS geldt dat cliënten (en/of wettelijke vertegenwoordigers) tot een deel van het cliëntendossier toegang hebben via het cliëntportaal CarenZorgt. Dit heeft met name betrekking op het meelezen van de rapportages. Klager heeft toegang tot het dossier van cliënte via CarenZorgt. Alle overige informatie die in ONS is opgenomen is aan klager overhandigd. De zorgaanbieder heeft een zorgvuldig proces doorlopen met betrekking tot het achterhalen van de dossiers van cliënte. Alle informatie uit de dossiers is op 22 februari jl. aan klager overhandigd.
Beoordeling van het geschil
De commissie overweegt het volgende.
De zorgaanbieder heeft erkend dat aan klager in het verleden ten onrechte geen toegang tot het patiëntendossier is verleend. De commissie zal de klacht van klager, dat aan hem inzage in het patiëntendossier van cliënte is geweigerd, gegrond verklaren.
Ter zitting is komen vast te staan dat er voor de zorgaanbieder thans geen beletsel bestaat om inzage in het volledige dossier van cliënte te geven aan de mentoren van cliënte. Vast is komen te staan dat de mentoren inmiddels inzage hebben in het ECD via het cliëntenportaal van Carentzorg. Zij wensen ook inzage te krijgen in het papieren dossier dat voor de invoering van het ECD in Carentzorg werd gebruikt. Ter zitting hebben partijen een afspraak gemaakt om dit dossier ter plekke in te zien.
De klager heeft de commissie bericht dat hij nog geen volledige toegang heeft gekregen tot het dossier van cliënte en daarnaast geen mogelijkheid heeft gekregen tot correctie, aanvulling of vernietiging in het volledige dossier. Er is een andere invulling gegeven aan de wettelijke verplichting tot spoedige inzage in het dossier (Artikel 12 lid 3 AVG en Artikel 15d Wabvpz). Er is geen antwoord gekregen op wie toegang tot het dossier heeft gekregen (AVG (artikel 32). Hij heeft de commissie verzocht om een uitspraak te doen over toegang tot het ECD (Carentzorg, ONS/Cura) en te adviseren over hoe de mentoren alsnog volledige toegang kunnen krijgen tot het dossier.
De commissie stelt vast dat de mentoren toegang hebben tot het ECD via het cliëntportaal CarenZorgt. Ook heeft de commissie vastgesteld dat klager voor zover dit mogelijk is geweest inzage heeft gekregen in het medisch dossier, in het ONS dossier en kennis heeft kunnen nemen van de eindconclusie van het prismaonderzoek.
De commissie is van oordeel dat de zorgaanbieder daarmee tegemoet is gekomen aan de eis van klager.
De klacht van klager, dat hij toch nog documenten mist, zal de commissie wegens onvoldoende onderbouwing afwijzen.
Nu de initiële klacht van klager gegrond is verklaard, zal de commissie, onder verwijzing naar artikel 21 van het reglement, de zorgaanbieder tevens veroordelen tot vergoeding aan klager van het door hem betaalde klachtengeld, zijnde een bedrag van € 52,50.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie
verklaart klacht van klager, bij de commissie ingediend op 24 augustus 2022, gegrond;
verklaart de klacht ingediend na de zittingsdatum ongegrond;
veroordeelt de zorgaanbieder tot betaling aan klager van het klachtengeld ten bedrage van € 52,50 binnen een maand na de verzenddatum van dit bindend advies;
wijst het meer of anders verzochte af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie Gehandicaptenzorg, bestaande uit mevrouw mr. A.D.R.M. Boumans, voorzitter, de heer drs. P. Quaedvlieg, mevrouw mr. O.A.M. Floris, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. W. Hartong van Ark, secretaris, op 17 februari 2023.