Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: Tekortkoming in de nakoming
Jaartal: 2025
Soort uitspraak: Bindend Advies
Uitkomst: ten dele gegrond
Referentiecode:
682815/1258038
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
De volledige uitspraak
Onderwerp van het geschil
Het onderwerp van geschil betreft de vraag of het bedrijf tekortgeschoten is in de uitvoering van zijn taken als beheerder van de VvE, en zo ja, of het bedrijf de opdrachtgever hiervoor schadevergoeding verschuldigd is.
Standpunt van de opdrachtgever
Voor het standpunt van de opdrachtgever verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen hij ter zitting naar voren heeft gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De opdrachtgever heeft het bedrijf in september 2017 in de arm genomen, omdat de VvE-leden onvoldoende tijd hadden om het beheer van de VvE uit te voeren. Een andere belangrijke reden om het beheer van de VvE uit te besteden was dat het bedrijf VvE-leden zou aanmanen bij wanbetaling van de VvE-bijdrage.
Taken VvE
Het bedrijf heeft zijn taken niet naar behoren uitgevoerd. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld nagelaten:
– de verplichte reserve van 0,5% van de herbouwwaarde aan te leggen;
– een meerjarenonderhoudsplan te maken;
– de jaarstukken van de jaren na 2020 vast te stellen;
– de bijdragen van vertrekkende VvE-leden te innen;
– algemene ledenvergaderingen te houden in de jaren 2019,2020, 2022, 2023 en 2024;
– de in 2018 gemaakte afspraken over het onderhoud van de achtergevel na te komen;
– met de VvE-leden te overleggen over de (inhoud en kosten van) opdrachten aan aannemers;
– het dossier van de VvE goed bij te houden.
Er is dan ook sprake van ernstig wanbeheer door het bedrijf.
Communicatie
De opdrachtgever heeft met ongeveer tien verschillende medewerkers van het bedrijf contact gehad over het beheer van de VvE, terwijl er één vast contactpersoon zou moeten zijn. Door deze personeelswisselingen is er een gebrek aan goede communicatie geweest, hetgeen tevens heeft geleid tot slechte dossiervorming en vele fouten.
Ondanks herhaald verzoek van de opdrachtgever heeft er na de opzegging van de beheerovereenkomst (oktober 2024) geen overdracht plaatsgevonden. Het is daarom voor de opdrachtgever moeilijk in kaart te brengen welke schade hij heeft geleden. De opdrachtgever heeft slechts een wirwar aan papieren van het bedrijf gekregen, die betrekking hebben op de jaren 2021, 2022 en 2023. Uit deze stukken blijkt het volgende:
1. Het bedrijf heeft jaarlijks meer dan € 300, – in rekening gebracht voor verzend- en kopiekosten, onder de noemer ‘Overige Verenigingskosten’.
2. In 2022 heeft het bedrijf voor het invullen van een UBO-formulier € 126,14 in rekening gebracht, met de vermelding ‘1,5 uur extra’, terwijl een UBO-registratie gratis is.
3. De afdracht van VvE-bijdragen is per VvE-lid jaarlijks verschillend, terwijl in de jaarstukken dit bedrag gelijk is.
4. Het bedrijf heeft de betalingsachterstand aan VvE-bijdragen van een vertrekkend VvE-lid niet geïnd, waardoor de achterblijvende VvE-leden zijn benadeeld.
5. Er staat nog een te ontvangen jaarbijdrage van 2023 open ter hoogte van € 1.198,25. Het is onduidelijk of deze door het bedrijf is geïnd.
6. Er ontbreken rekeningen van een afboeking van € 6.987,50 voor groot onderhoud in 2019.
7. Er staat geen reserve van € 4.000, – op de spaarrekening, terwijl dit wel de bedoeling was.
8. In de jaarstukken van 2022 staat een post van € 622, – aan ‘juridische kosten n.a.v. dakopbouw’, die niet voor rekening van de opdrachtgever dient te komen.
De opdrachtgever verzoekt de commissie te bepalen dat het bedrijf:
– de door de opdrachtgever betaalde bijdrage van € 7.500, – terugbetaalt,
– een bedrag van € 15.000, – aan schadevergoeding en proceskosten aan de opdrachtgever dient te betalen.
Standpunt van het bedrijf
Voor het standpunt van het bedrijf verwijst de commissie naar de overgelegde stukken en hetgeen het ter zitting naar voren heeft gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Het bedrijf betwist dat het zijn kerntaken met betrekking tot het beheer van de VvE niet heeft uitgevoerd. De VvE-leden zijn jaarlijks geïnformeerd over de stand van zaken en zijn ook in de gelegenheid gesteld om zaken onder de aandacht te brengen. Tot 2024 zijn er van de opdrachtgever geen klachten geweest over de uitvoering van het beheer van de VvE door het bedrijf.
Inzake het organiseren van Algemene ledenvergaderingen is met de opdrachtgever afgesproken deze alleen op afroep plaats te laten vinden om de kosten enigszins te beperken. Dit kan ook worden opgemaakt uit de aangeboden prijsstelling van € 533,06 excl. BTW in 2017 voor het beheren en administreren van de VvE.
De VvE-leden hebben ieder jaar de jaarstukken over het afgelopen boekjaar ontvangen en de gelegenheid gehad om hierover vragen te stellen. Ook hebben zij jaarlijks een exemplaar van de begroting ontvangen. In de betreffende jaarrekeningen staan geen onjuistheden.
Als beheerder heeft het bedrijf de opdrachtgever op (de uitwerkingen van) de wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars gewezen. Het voorstel om een meerjarenonderhoudsplan op te stellen en jaarlijks 0,5% van de herbouwwaarde te reserveren is ook aan de orde geweest in de Algemene ledenvergadering van 2021. De vergadering heeft uiteindelijk besloten om in plaats daarvan een (hogere) maandelijkse VvE-bijdrage als uitgangspunt te nemen en het bedrijf heeft dit besluit gerespecteerd.
Inzake de communicatie erkent het bedrijf dat dit in enkele situaties beter had gekund. Hierbij wordt gewezen op onder andere zwangerschapsverlof en ziekte van het vaste aanspreekpunt van de opdrachtgever. Diverse andere medewerkers van het bedrijf hebben echter de taken van het vaste aanspreekpunt waargenomen en contact onderhouden met de opdrachtgever. Dit blijkt ook uit de berichtgeving van de VvE-leden.
Het bedrijf betwist dat er nooit wat is gedaan aan het onderhoud van het pand. In 2019 hebben er diverse werkzaamheden plaatsgevonden, waarover het nodige contact is geweest met de VvE-leden. De contactpersoon van de VvE heeft indertijd aangegeven dat alles naar wens is uitgevoerd.
Beoordeling van het geschil
Enkele feiten
De commissie stelt voor de beoordeling van het geschil de volgende feiten vast:
a. Het bedrijf heeft per brief van 30 juni 2017, voor zover relevant, als volgt aan de opdrachtgever geoffreerd.
“Aanspreekpunt
Uw vereniging krijgt in principe een vast contactpersoon, deze is dan geheel op de hoogte van de lopende zaken binnen uw vereniging. Over de lopende zaken wordt een dossier bijgehouden, zodat ook andere medewerkers inzicht kunnen krijgen in de lopende zaken van uw VvE.
(…)
Technische zaken
(…)
In overleg met het bestuur van de VvE zal jaarlijks een inventarisatie worden gemaakt van het nodige onderhoud. Klachten kunnen aan ons worden doorgegeven en worden vervolgens schriftelijk (per fax of per e-mail aan de voor uw VvE vastgestelde onderhoudsbedrijven gemeld. Bij grotere onderhoudswerkzaamheden aan het gebouw dient een oplevering van het werk plaats te vinden.
Onderhoud- en herstelwerkzaamheden die een in overleg met het bestuur vastgesteld bedrag te boven gaan, dienen, met uitzondering van acute reparaties, eerst te worden geoffreerd. De offerte wordt vervolgens beoordeeld en indien nodig ter goedkeuring aan het bestuur c.q. de technische commissie van de VvE voorgelegd.
Algemene ledenvergadering
[Het bedrijf] zal zorgdragen voor het geheel organiseren en uitwerken van de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Uiteraard zal de vaste contactpersoon van [het bedrijf] tijdens de algemene vergadering aanwezig zijn om zaken nader toe te lichten en antwoord te geven op vragen. Indien mogelijk en gewenst zal de vaste contactpersoon van [het bedrijf] de vergadering kunnen leiden.
(…)
Jaarstukken
Er zal jaarlijks een rapportage aan de leden worden gedaan over de financiële situatie van uw VvE. Standaard leveren wij een balans, een exploitatieoverzicht evenals een toelichting hierop. In de jaarstukken is ook het individuele aandeel in de reserve verwerkt ten behoeve van de verplichte individuele opgave ‘box 3’ bij de belastingdienst. Daarnaast ontvangen alle eigenaren een persoonlijk overzicht waarop het verloop van de betalingen is aangegeven.
Meerjarenonderhoudsplan
[Het bedrijf] is van mening dat een VvE op een gedegen onderbouwde wijze het jaarlijks te reserveren bedrag voor groot onderhoud dient te bepalen. [Het bedrijf] heeft de mogelijkheden om een dergelijk plan (meerjarenonderhoudsplan) op een voordelige wijze voor de VvE op te laten stellen.
(…)
Prijsstelling
De vergoeding voor de genoemde werkzaamheden, bedraagt per jaar voor 3 appartementsrechten een bedrag van € 533,06 exclusief 21% BTW”
b. Partijen zijn met ingang van 8 september 2017 voor onbepaalde duur de overeenkomst aangegaan, waarbij (naast de door partijen ondertekende overeenkomst en algemene voorwaarden) voornoemde offerte van toepassing is verklaard.
c. De opdrachtgever heeft bij brief van 25 augustus 2024 de overeenkomst met het bedrijf per 1 oktober 2024 opgezegd.
De beoordeling
In geschil tussen partijen is of het bedrijf tekortgeschoten is in de uitvoering van zijn taken als beheerder van de VvE.
Reserve herbouwwaarde en Meerjarenonderhoudsplan
De opdrachtgever stelt dat het bedrijf ten aanzien van de taken ‘het aanleggen van de verplichte reserve van 0,5% van de herbouwwaarde’ en ‘het opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan’ nalatig is geweest. Het bedrijf betwist dit. Volgens het bedrijf heeft het deze punten aan de orde gesteld in de Algemene ledenvergadering van 2021 en is toen door de VvE-leden besloten om hier niets mee te doen en slechts een hoger maandelijkse VvE-bijdrage vast te stellen.
Naar het oordeel van de commissie heeft de opdrachtgever hier onvoldoende tegenin gebracht. Het bedrijf is voornoemde taken nagekomen door de VvE-leden op de verplichte reserve en de mogelijkheid van het opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan te wijzen tijdens een Algemene ledenvergadering. Dat het bedrijf de beslissing van de VvE-leden om slechts een hogere maandelijkse VvE-bijdrage vast te stellen heeft gerespecteerd en in de jaren daarna dit besluit niet ter discussie heeft gesteld, kan het bedrijf niet worden tegengeworpen. De VvE-leden hebben een eigen verantwoordelijkheid om deze punten bij het bedrijf weer onder de aandacht te brengen als zij ten aanzien hiervan van gedachte zijn veranderd. Dit klachtonderdeel faalt dan ook.
Jaarstukken en innen bijdragen vertrekkende VvE-leden
Voorts is de commissie van oordeel dat de opdrachtgever zijn stellingen dat de jaarstukken van de jaren na 2020 niet zijn vastgesteld en de bijdragen van vertrekkende VvE-leden niet zijn geïnd, onvoldoende heeft onderbouwd. Gelet op de gemotiveerde betwisting van het bedrijf lag het op de weg van de opdrachtgever om aan te geven welke specifieke stukken hij niet heeft gekregen en waaruit volgt dat vertrekkende VvE-leden hun bijdrage niet hebben betaald. Hij heeft dat niet gedaan. Dit klachtonderdeel faalt daarom.
Achterstallig onderhoud
Verder faalt het betoog van de opdrachtgever dat ten aanzien van de achtergevel van het pand achterstallig onderhoud is ontstaan doordat het bedrijf de in 2018 gemaakte afspraken niet is nagekomen. Het bedrijf heeft gemotiveerd weersproken dat er geen onderhoudswerkzaamheden hebben plaatsgevonden. Daarnaast is wegens een gebrek aan onderbouwing niet komen vast te staan dat de achtergevel van het pand achterstallig onderhoud heeft. Ook dit klachtonderdeel faalt derhalve.
Communicatie, dossiervorming en overleg opdrachten aannemer
Als onbetwist staat vast dat de opdrachtgever geen vast aanspreekpunt had door meerdere personeelswisselingen binnen het bedrijf. Hoewel de commissie begrijpt dat deze omstandigheid frustrerend was voor de opdrachtgever, is de commissie van oordeel dat de opdrachtgever onvoldoende heeft onderbouwd dat hij als gevolg hiervan schade heeft geleden. De blote stelling dat door de slechte communicatie en gebrekkige dossiervorming fouten zijn gemaakt, is onvoldoende voor toewijzing van een bedrag aan schadevergoeding. Hetzelfde geldt voor de stelling dat het bedrijf zonder overleg opdrachten aan aannemers heeft gegeven. Het lag op de weg van de opdrachtgever om te onderbouwen welke schade hij hierdoor heeft geleden. Deze klachtonderdelen falen daarom eveneens.
De Algemene ledenvergadering
De commissie zal het klachtonderdeel met betrekking tot de Algemene ledenvergadering gegrond verklaren. Immers, als onbetwist staat vast dat het bedrijf in de jaren 2019, 2020, 2022, 2023 en 2024 geen Algemene ledenvergadering heeft geïnitieerd. De commissie is van oordeel dat het initiëren van de jaarlijkse Algemene ledenvergaderingen één van de kerntaken van een beheerder is. Deze taak omvat het meeste werk voor een beheerder. De commissie gaat niet mee in het betoog van het bedrijf dat deze vergaderingen slechts op afroepbasis plaats zouden vinden om de kosten te beperken en dat dit kan worden opgemaakt uit de prijsstelling van € 533,06 exclusief BTW per jaar. In de (hiervoor weergegeven) offerte van 2017 staat dat het bedrijf zal zorgdragen voor het geheel organiseren en uitwerken van de jaarlijkse Algemene ledenvergadering. De afspraak op afroepbasis staat hier niet in vermeld en de prijsstelling van € 533,06 exclusief BTW wordt gegeven voor voornoemde taakomschrijving. Naar het oordeel van de commissie lag het dan ook op de weg van het bedrijf als beheerder van de VvE om de VvE-leden jaarlijks uit te nodigen voor een Algemene ledenvergadering. Het verweer dat de Algemene ledenvergadering in voornoemde jaren niet heeft plaatsgevonden door de coronapandemie slaagt ook niet, aangezien de mogelijkheid bestond om de vergaderingen online te houden en dit niet is gebeurd.
Conclusie
De conclusie uit het voorgaande is dat het bedrijf één van zijn kerntaken in de jaren 2019, 2020, 2022, 2023 en 2024 niet heeft uitgevoerd. De commissie is van oordeel dat de opdrachtgever daarom recht heeft op compensatie van de door hem reeds betaalde beheervergoeding. Als onbetwist staat vast dat de opdrachtgever gemiddeld € 750, – (exclusief BTW) per jaar aan beheervergoeding heeft betaald aan het bedrijf. De commissie is van oordeel dat het bedrijf vijf jaar lang 40% van zijn werkzaamheden niet heeft uitgevoerd door niet de Algemene ledenvergadering in die jaren te initiëren. Dit betekent dat het bedrijf een bedrag van € 1.815, – ((€ 750, – x 5) x 0,40) + 21% BTW) aan betaalde beheervergoeding dient terug te betalen aan de opdrachtgever.
Overige punten
De overige punten die de opdrachtgever later, in zijn brief aan de commissie van 28 oktober 2025, naar voren heeft gebracht, zullen wegens een gebrek aan onderbouwing worden afgewezen.
Klachtengeld
Nu de klacht deels gegrond wordt verklaard, zal de commissie conform artikel 21 lid 1 van het reglement van de commissie bepalen dat het bedrijf aan de opdrachtgever € 100, – van het door de opdrachtgever betaalde klachtengeld dient te vergoeden.
Kosten van de procedure
Het verzoek van de opdrachtgever om te bepalen dat het bedrijf de kosten van de procedure betaalt wordt afgewezen. Artikel 22 van het reglement van de commissie bepaalt dat de door partijen ter zake de behandeling van het geschil gemaakte kosten voor hun eigen rekening komen, behoudens bijzondere gevallen. De commissie is van oordeel dat in dit geval geen sprake is van bijzondere omstandigheden die vergoeding van deze kosten rechtvaardigen.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie:
– verklaart de klacht van de opdrachtgever deels gegrond,
– bepaalt dat het bedrijf binnen 14 dagen na verzending van dit bindend advies aan de opdrachtgever een bedrag van € 1.815, – aan betaalde beheervergoeding dient terug te betalen en een bedrag van € 100, – aan klachtengeld, derhalve in totaal een bedrag van € 1.915, -,
– wijst het meer of anders verzochte af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie VVE Management, bestaande uit mevrouw mr. M.L. Braaksma, voorzitter, de heer O. Jansen MSc, mevrouw mr. drs. S. Meinhardt, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. R.H.W. Theuns-van Waasdijk, secretaris, op 28 november 2025.