Commissie: Advocatuur Zakelijk
Categorie: (On)Zorgvuldig handelen
Jaartal: 2024
Soort uitspraak: arbitraal vonnis
Uitkomst: ten dele gegrond
Referentiecode:
255717/264080
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
Een bedrijf had een conflict met een advocatenkantoor over een factuur van €16.000 voor juridische hulp in belastingzaken. Het bedrijf vond dat er zonder toestemming uren waren geschreven door medewerkers die het niet kende, en dat er fouten waren gemaakt, zoals het niet doorsturen van belangrijke stukken. Ook vroeg het bedrijf een schadevergoeding van €25.000. Het kantoor stelde dat er duidelijke afspraken waren gemaakt over de betaling en dat het bedrijf wist dat ook andere medewerkers meewerkten. De Geschillencommissie oordeelde dat het kantoor heeft gehandeld zoals een goed advocaat mag doen. Er was een duidelijke betalingsafspraak van twee keer €8.000, en het bedrijf had daar ook mee ingestemd. De commissie wees de schadevergoeding af, omdat die niet goed was onderbouwd. Wel hoeft het bedrijf geen extra rente of incassokosten te betalen, omdat het kantoor geen aangepaste facturen had gestuurd. Het bedrijf moet de €16.000 alsnog betalen en ook €181,50 aan kosten voor de procedure.
De volledige uitspraak
Ondergetekenden:
De heer mr. N. Schaar, mevrouw mr. H.M.J. van den Hurk en de heer mr. C.J.J. Havermans, die in het onderhavige geschil als arbiters optreden, hebben het volgende vonnis gewezen.
Bevoegdheid arbiters en plaats van arbitrage
De bevoegdheid van de arbiters berust op een overeenkomst tot arbitrage, zoals vervat in een door beide partijen ondertekende opdrachtbevestiging van 9 februari 2021 en de daarop van toepassing verklaarde algemene voorwaarden. Daaruit blijkt dat partijen de toepasselijkheid van de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur zijn overeengekomen. De directeur/bestuurder van de cliënte heeft het vragenformulier van de commissie ondertekend. Door deze ondertekening heeft hij verklaard zich te onderwerpen aan de bepalingen van het reglement van de commissie. Aldus is voldaan aan de eis van artikel 1021 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.
De bevoegdheid van ondergetekenden om het geschil tussen partijen als arbiters te beslechten is gezien het vorenstaande gegeven. Zij dienen gelet op het bepaalde in artikel 31 van het Reglement te beslissen als goede personen naar billijkheid, waarbij zij met in achtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst als maatstaf voor het handelen van de advocaat hanteren dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende advocaat.
Als plaats van arbitrage is Den Haag vastgesteld.
Standpunt van het kantoor
Voor het standpunt van het kantoor verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Een inmiddels voormalig advocaat van het kantoor (hierna te noemen: de advocaat) heeft van 1 februari 2021 tot juli 2023 juridische bijstand aan de cliënte verleend in fiscale procedures met betrekking tot meerdere navorderings- en naheffingsaanslagen, beschikkingen belastingrente en vergrijpboetes. Voorheen was de cliënte al cliënte van de advocaat. Vanaf het moment dat de advocaat toetrad tot het kantoor heeft hij de cliënte een nieuwe opdrachtbevestiging gestuurd voor de te verrichten werkzaamheden. De cliënte heeft deze opdrachtbevestiging ondertekend. In deze opdrachtbevestiging is de werkwijze van het kantoor – waaronder het ‘four eyes principle’ – uitgelegd en zijn de financiële consequenties van de dienstverlening vastgelegd. Er zijn diverse procedures voor de cliënte gevoerd. Gedurende de procedures hebben ook andere medewerkers dan de advocaat werkzaamheden ten behoeve van de cliënte uitgevoerd, waaronder een medewerker met een aanzienlijk lager uurtarief dan dat van de advocaat. De cliënte heeft ook contact gehad met deze medewerker en wist dus dat hij werkzaamheden voor hem verrichtte. Zij heeft zich daartegen nimmer verzet.
Naar aanleiding van de factuur van het kantoor van 10 maart 2022 ten bedrage van € 14.839,95 heeft de cliënte bezwaren geuit tegen de hoogte van de in rekening gebrachte kosten. Gelet op deze bezwaren heeft het kantoor besloten de incassering van de declaratie van 10 maart 2022 – voorlopig – ‘on hold’ te zetten en de werkzaamheden vanaf maart 2022 niet direct te factureren.
Er heeft vervolgens een overleg plaatsgevonden tussen de advocaat en de cliënte. In dit overleg zijn betalingsafspraken gemaakt: de cliënte zou de openstaande factuur van 10 maart 2022 voldoen en voor het onderhanden werk dat vanaf maart 2022 is verricht – en dat ruim € 34.000,–, exclusief kantoorkosten en BTW, bedroeg – zou het kantoor nog tweemaal een factuur van € 8.000,– sturen. Dit komt neer op een matiging van ongeveer 63%. Omdat het kantoor (aanvankelijk) niet goed bekend was met de afspraak die de advocaat namens het kantoor met de cliënte had gemaakt, is abusievelijk een factuur gestuurd ten bedrage van € 20.044,01, waarbij ten onrechte BTW, kantoorkosten en griffierechten in rekening zijn gebracht. Op het moment dat deze omissie ontdekt werd, is aan de cliënte te kennen gegeven dat dit niet juist is geweest en zijn ook excuses aangeboden voor de gang van zaken. Verzocht werd om alsnog het afgesproken bedrag van € 16.000, – te voldoen en tevens werd gevraagd of de cliënte het dan goed vond dat na deze betaling het restant zou worden gecrediteerd. In de correspondentie die zich vervolgens ontspon, heeft de cliënte aangegeven niet akkoord te willen gaan met betaling van het totaalbedrag van € 16.000,-. Volgens de cliënte zijn er na maart 2022 uren gemaakt zonder zijn toestemming, is er niet gereageerd op zijn klachten en is afgesproken dat er nog € 8.000, — (in plaats van € 16.000, –) betaald zou worden.
Er zijn echter geen uren gemaakt zonder dat daar een opdracht van de cliënte aan ten grondslag lag. De opdracht is niet tussentijds ingetrokken door de cliënte. De werkzaamheden vanaf maart 2022 hadden betrekking op het voeren van drie appelprocedures, waarvan er twee op verzoek van de cliënte zijn ingesteld. Over deze procedures is ook inhoudelijk gecommuniceerd met de cliënte, die zich er intensief mee bemoeide. Verder zijn de klachten van de cliënte wel degelijk gehoord. Daaraan is tegemoetgekomen middels de gemaakte betalingsafspraak. Het is overigens zo dat nimmer declaraties corresponderend met het bedrag van € 16.000 (2 x € 8.000, –) zijn gezonden. Nu uit de correspondentie bleek dat de cliënte de gemaakte betalingsafspraak niet wenste na te komen, was het kantoor van mening dat het versturen van aangepaste declaraties verder geen zin had.
Het kantoor verzoekt de commissie te bepalen dat de cliënte het bedrag van € 16.000,–, vermeerderd met de wettelijke (handels)rente vanaf 13 november 2023, de buitengerechtelijke incassokosten ten bedrage van € 935,– en de kosten van dit geschil dient te betalen.
Het kantoor verzoekt voorts het verzoek van de cliënte tot toekenning van een schadevergoeding af te wijzen. Het kantoor bestrijdt dat er schade is geleden door de cliënte en dat zij hiervoor dient in te staan. Bovendien heeft de cliënte haar vermeende schade niet gespecificeerd, noch met verificatoire bescheiden onderbouwd.
Standpunt van de cliënte
Voor het standpunt van de cliënte verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt – zoals toegelicht ter zitting – op het volgende neer.
De cliënte heeft zich tot de advocaat gewend in verband met een geschil met de belastingdienst. De advocaat werkte destijds bij een ander kantoor en is vervolgens nog een aantal malen van kantoor gewisseld. De cliënte is de advocaat steeds gevolgd, ook toen hij bij het in deze procedure als verzoeker optredende kantoor ging werken. Het is dus nooit de keuze van de cliënte geweest om naar het kantoor te gaan. De cliënte wilde echter niet van advocaat wisselen, omdat zij het geheel niet kon overzien. Bij het kantoor kwamen plotseling allemaal medewerkers op de declaratie te staan die de cliënte nooit heeft gesproken en van wie nooit een schriftelijke reactie of stukken zijn ontvangen. Voor één van deze medewerkers is een veel hoger uurtarief gehanteerd dan dat van de advocaat. De cliënte heeft heel vaak aangegeven dit niet te willen en heeft verboden dat er uren door deze medewerkers geschreven zouden worden zonder toestemming van de cliënte.
Naar aanleiding van de declaratie van het kantoor van 10 maart 2022 – waarop weer werkzaamheden van voor de cliënte onbekende medewerkers stonden vermeld – heeft de cliënte een klacht ingediend. De cliënte heeft als bezwaar aangevoerd geen opdracht te hebben gegeven voor deze werkzaamheden. De cliënte heeft aangegeven dat dit eerst moest worden opgehelderd, voordat verdere stappen mochten worden ondernomen. De cliënte heeft de advocaat verzocht om een creditnota. De advocaat heeft aangegeven dat hij ernaar zou kijken. De cliënte heeft echter geen reactie meer ontvangen. In september 2023 heeft de cliënte de advocaat wederom verzocht om een creditnota. Daarbij is tevens om uitleg gevraagd over de op de bij de declaratie behorende specificatie vermelde posten ‘Studie dossier, diversen en intern overleg’. De gevraagde verklaring is nooit ontvangen.
De cliënte is van mening dat zij de opdracht heeft ingetrokken met het bericht dat er geen uren meer mochten worden gemaakt zonder toestemming, in ieder geval voor wat betreft de uren gemaakt door andere medewerkers dan de advocaat. De cliënte heeft door chantage en onder druk betalingen aan het kantoor moeten doen. Dat heeft de cliënte het kantoor ook kenbaar gemaakt. Uiteindelijk heeft de cliënte al ongeveer € 50.000,– betaald voor een procedure bij de rechtbank die uiteindelijk is verloren. Daardoor heeft de cliënte vervolgens hoger beroep moeten laten instellen. De procedure in hoger beroep heeft plaatsgevonden in de tijd dat de advocaat niet meer bij het kantoor werkzaam was. De advocaat heeft de kosten daarvoor rechtstreeks bij de cliënte gedeclareerd. Het kantoor heeft daarvoor dan ook ten onrechte tijd in rekening gebracht.
De cliënte heeft voorts schade geleden door toedoen van het kantoor. Het kantoor bleek stukken te hebben ontvangen van de belastingdienst, die niet zijn doorgestuurd. Dit heeft tot gevolg gehad dat er een onnodige procedure tegen de belastingdienst is gevoerd. Dit heeft tot veel extra tijd en kosten geleid. De cliënte heeft hierdoor ook veel stress gehad.
De cliënte verzoekt de commissie haar een schadevergoeding van € 25.000,– toe te kennen.
Behandeling van het geschil
Op 22 oktober 2024 heeft te Den Haag de mondelinge behandeling ten overstaan van de arbiters plaatsgevonden, bijgestaan door mevrouw mr. drs. I.M. van Trier fungerend als secretaris.
Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen om ter zitting te verschijnen.
Beide partijen zijn ter zitting verschenen en hebben hun standpunten nader toegelicht. Namens het kantoor is verschenen: de heer (naam), die werd vergezeld door (naam). Namens de cliënte is verschenen: (naam).
Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van het kantoor c.q. de advocaat hanteert dat is gehandeld zoals mag worden verwacht van een redelijk bekwame en redelijk handelende advocaat.
Het kantoor vordert betaling van een bedrag van € 16.000,– (vermeerderd met wettelijke (handels)rente en buitengerechtelijke kosten). De cliënte is niet bereid dit bedrag te betalen. De cliënte is van mening al te veel aan het kantoor te hebben betaald.
Op grond van de overgelegde stukken stelt de commissie vast dat partijen in juni 2023 een betalingsafspraak hebben gemaakt. In een e-mail van 20 juni 2023 heeft de advocaat aan de cliënte bericht:
“Hierbij bestig ik nog even de afspraken welke wij maakten naar aanleiding van jouw klachten over onze declaraties. Ik heb deze inmiddels ook binnen kantoor besproken. Jij betaalt de nog openstaande factuur met nummer 20220274. Wij zullen ter afwikkeling van de Onderhand werk positie van Euro 34.229 nog tweemaal in totaal Euro 8.000 facturen de eerste maal in augustus 2023”.
De cliënte heeft op deze e-mail gereageerd als volgt:
“Hierbij bevestig ik even onze afspraak. Onder protest maar door jou aandringen en overtuiging betaal ik deze maand de factuur 20220274 en nog 2 nieuwe facturen van nog tweemaal in totaal Euro 8.000 INCI. BTW de eerste maal in augustus 2023”.
In weerwil van het door de cliënte gestelde leidt de commissie uit deze e-mailwisseling, zoals die in het geding is gebracht, af dat is afgesproken dat de cliënt tweemaal € 8.000,00, derhalve in totaal € 16.000, — – aan het kantoor zou betalen. Gelet op het onderhanden werk, dat onweersproken ruim € 34.000,– exclusief kantoorkosten en BTW bedroeg, komt de commissie deze afspraak ook alleszins redelijk voor. Dat de cliënte kennelijk later van deze betalingsafspraak wilde afwijken c.q. erop terug wilde komen en thans alsnog een aantal bezwaren tegen de te betalen facturen van het kantoor aanvoert, kan daar niet aan afdoen. Daarbij neemt de commissie in aanmerking dat zij in de overgelegde stukken en in hetgeen bij de mondelinge behandeling naar voren is gebracht, geen gronden of aanwijzingen aantreft voor de – door het kantoor gemotiveerd weersproken – bezwaren van de cliënte. Het is de commissie niet gebleken dat de cliënte de opdracht heeft ingetrokken. Voor het verrichten van werkzaamheden door andere medewerkers dan de advocaat heeft de cliënte door ondertekening van de opdrachtbevestiging uitdrukkelijk toestemming gegeven. Voorts zijn de door het kantoor c.q. de advocaat op de specificatie vermelde omschrijvingen van de verrichte werkzaamheden gebruikelijk in de advocatuur. De commissie zal het verzoek tot betaling van € 16.000,– door de cliënte aan het kantoor dan ook toewijzen.
Aan de orde is dan nog de door de cliënte verzochte schadevergoeding.
Wat er ook zij van de vraag of door toedoen van het kantoor een brief (met verweerschrift) van de belastingdienst niet is doorgestuurd aan de cliënte of de advocaat, de cliënte heeft de gestelde schade niet c.q. onvoldoende onderbouwd, mede ook gezien de betwisting ervan door het kantoor. De vordering tot schadevergoeding wordt daarom afgewezen.
Op grond van het voorgaande komt de commissie tot de conclusie dat het kantoor c.q. de advocaat heeft gehandeld zoals mag worden verwacht van een redelijk bekwame en redelijk handelende advocaat. De commissie zal de door de cliënte verzochte schadevergoeding afwijzen en bepalen dat de cliënte het door het kantoor gevorderde bedrag van € 16.000,- moet betalen. Ter zitting is erkend dat het kantoor, ook voor wat betreft de verplichtingen ten aanzien van de eigen administratie, de cliënte een creditnota had moeten sturen, alsmede een nieuwe factuur (nieuwe facturen) voor het bedrag van (in totaal) € 16.000, –. Nu dat niet is gebeurd, is de commissie van oordeel dat er voor de cliënte nog geen betalingstermijn was aangevangen tot betaling van het bedrag van € 16.000,–. De commissie zal daarom de door het kantoor verzochte wettelijke (handels)rente en buitengerechtelijke kosten afwijzen. De commissie zal wel de cliënte als de in het ongelijk gestelde partij veroordelen in de kosten van deze arbitrage, die worden vastgesteld op € 181,50 van het door de Stichting Geschillencommissies voor Beroep en Bedrijf (SGB) vastgestelde bedrag aan honorarium en verschotten van de arbiters. Gelet op de beslissing wordt het kantoor geacht de arbitragekosten bij wijze van voorschotbetaling mede namens de cliënte te hebben voldaan. De commissie bepaalt voorts dat het bedrag dat het kantoor ter zake de arbitragekosten heeft voldaan in zijn geheel komt te vervallen aan de commissie en veroordeelt de cliënte tot betaling van tevens deze kosten aan het kantoor.
Hetgeen partijen ieder voor zich verder nog naar voren hebben gebracht, behoeft geen verdere bespreking, nu dat niet tot een ander oordeel kan leiden.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie:
• Veroordeelt de cliënte om aan het kantoor te voldoen een bedrag van € 16.000,–;
• Bepaalt dat het bedrag dat het kantoor ter zake de arbitragekosten heeft voldaan in zijn geheel komt te vervallen aan de commissie en veroordeelt de cliënte in de kosten van deze arbitrage, aan de zijde van het kantoor vastgesteld op € 181,50 aan honorarium en verschotten van de arbiters;
• Wijst het meer of anders verlangde af.
Dit arbitraal vonnis is gewezen te Den Haag op 22 oktober 2024 en door de arbiters van de Geschillencommissie Advocatuur zakelijk ondertekend. De heer mr. N. Schaar, mevrouw mr. H.M.J. van den Hurk en de heer mr. C.J.J. Havermans.