Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: Overeenkomst
Jaartal: 2016
Soort uitspraak: -
Uitkomst: -
Referentiecode:
94152
De uitspraak:
Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft klachten naar aanleiding van de in opdracht van de VvE verrichte beheerswerkzaamheden.
Standpunt van de VvE
Voor het standpunt van de VvE verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. De ondernemer is in de ogen van de VvE ernstig in gebreke gebleven en heeft daarbij de beheersovereenkomst niet juist uitgevoerd. Omdat de ondernemer tekort is geschoten in zijn verplichtingen vanuit de beheerovereenkomst, acht de VvE een vergoeding op zijn plaats van 10% van de beheersvergoeding ad € 3.050,– en verlangt de VvE een schadevergoeding van in totaal een bedrag van € 16.752,75 (onderdelen A t/m H). In de kern komen de klachten op het volgende neer.
Onderdeel A: declaraties bij [naam bouwer], die zijn afgewezen op grond van onjuist gevolgde procedures;
Aan [naam bouwer] zijn diverse facturen tot een totaalbedrag van € 12.694,41 (verdeeld over alle VvE’s) in rekening gebracht in verband met garanties of eerder gemaakte afspraken. [naam bouwer] stelt zich op het standpunt dat de meldingen niet zijn verlopen volgens de afgesproken procedures en acht zich daarom niet aansprakelijk voor de betaling van deze kosten. Daarnaast heeft [naam bouwer] aan de VvE aangegeven dat door het tijdsverloop de vorderingen zijn vervallen.
De ondernemer heeft als beheerder verzuimd de VvE te informeren over het uitblijven van betalingen en het standpunt van [naam bouwer]. De ondernemer heeft voor het oplossen van gebreken niet de juiste procedure gevolgd. De ondernemer had [naam bouwer] in de gelegenheid moeten stellen om het gebrek zelf te (laten) verhelpen zoals is bepaald in de GIW garantie. Alle gebreken die niet op de juiste wijze zijn gemeld zijn nu een schadepost voor de VvE. De VvE kan, omdat de beheerder zelf derden ingeschakeld heeft, geen aanspraak meer maken op de GIW garantie. Het GIW sluit het zelf (laten) oplossen van een gebrek uit in de garantievoorwaarden.
Ook heeft de ondernemer geen dwangmiddel ingezet richting [naam bouwer] of voorstellen daartoe gedaan richting de VvE.
De VvE vordert een bedrag van in totaal € 3.031,41. Dit bedrag is samengesteld uit de volgende posten.
12/06: A1 Verkeersspiegel € 860,49
12/06: A2 Reparatie speedgate € 575,96
12/06: A3 Aansluiting automatische BMI € 1.376,59
12/06: A4 In bedrijfstelling BMI € 218,37
Onderdeel B: ten onrechte niet doorberekende kosten;
Dit betreft facturen, die wel zijn betaald, maar niet onder garantie bij [naam bouwer] in rekening
zijn gebracht. Ook hier is, net als in de situatie onder A, niet de juiste procedure gevolgd.
Door de nalatigheid van de ondernemer heeft de VvE schade geleden in de vorm van ten onrechte
betaalde rekeningen. De schade door het niet meer kunnen terugvallen van de vereniging op
het GIW is voor de VvE (nog niet) te becijferen.
De VvE vordert een bedrag van in totaal € 2.180,45. Dit bedrag is samengesteld uit de volgende posten.
12/06: B1 Wijziging hoofdsplitsingsakte € 801,47
12/06: B2 Levering verkeersspiegel € 518,79
12/06: B1 Storing BMI en nevenpaneel € 860,19
Onderdeel C: teveel betaald in relatie tot BTW verlaging per 1 maart 2013;
In april 2013 is de ondernemer nadrukkelijk gewezen op de tijdelijke verlaging van de BTW op
onderhoudswerkzaamheden aan woningen. Verwacht mocht worden, dat een dergelijke maatregel binnen de organisatie van de ondernemer voldoende aandacht krijgt en wordt nageleefd. Desondanks is gebleken dat diverse facturen zijn betaald, waarbij voor de werkzaamheden niet 6% maar 21% BTW in rekening is gebracht. In april 2014 heeft een terugvordering plaatsgevonden bij de betreffende bedrijven voor een bedrag van ruim € 3.000. Aan het nalopen van alle facturen, het schrijven en verzenden van brieven en de administratieve afhandeling heeft de VvE circa 10 uur besteed. Daarnaast is voor een bedrag van € 23,37 aan concrete kosten gemaakt. Tevens heeft de VvE door de onnodig hoge betalingen rente gemist. Op basis van 1,5 % is dit berekend op een bedrag van € 45,64. De VvE vordert 1/5 van het totaalbedrag van € 69,01, dat wil zeggen een bedrag van € 13,81.
Onderdeel D: onvoldoende zorgvuldig financieel beheer/onjuiste verwerking in financiële administraties;
Aan de ondernemer is via diverse mails verzocht om bepaalde betalingen volgens een
aangegeven instructie in de administratie te verwerken. Dat is in de meeste gevallen niet op
de juiste wijze gebeurd. Bij de ontvangst van de concept jaarrekeningen 2013 van de verschillende VvE’s bleek dat op een groot aantal posten een correctie uitgevoerd moest worden. Die correctie is, door de overgang naar een nieuwe VvE-beheerder, niet meer in de administratie van de ondernemer verwerkt en ook de jaarrekeningen zijn niet meer door de ondernemer aangepast.
De ondernemer is daarmee zijn afspraak in artikel 3 "beëindiging" van de beheersovereenkomst niet nagekomen. De ondernemer is gehouden tot afwikkeling van alle administratieve zaken met betrekking tot het laatste boekjaar, ook indien die plaatsvinden na de beëindigingsdatum.
Aan het uitzoeken van de onjuiste boekingen, de correcties in de administratie en het
aanpassen van de (concept)jaarrekeningen aan de juiste situatie heeft een bestuurslid van de VvE in totaal circa 15 uur tijd besteed.
De besturen van de gezamenlijke VvE’s verzoeken om een compensatie voor de tijd die is besteed aan de onderdelen C en D, totaal 30 uren á € 75,00 ex BTW per uur. De VvE vordert 1/5 van het totaalbedrag van € 2.250,–, dat wil zeggen een bedrag van € 450,– exclusief BTW.
Onderdeel E: onvoldoende beheer openstaande debiteuren;
Bij controle van de jaarrekeningen 2013 op openstaande debiteuren bleek dat op 17 januari 2013 verzekeringskosten voor de gebouwen [namen gebouwen] in rekening zijn gebracht bij de eigenaar van deze gebouwen. Het gaat om een bedrag van € 9.389,49. Deze doorbelasting blijkt in de jaarrekening 2013 nog als vordering open te staan. Uit niets blijkt dat de beheerder in 2013 heeft getracht hiervoor betaling te ontvangen. Door deze nalatigheid heeft de VvE een rentederving opgelopen van naar schatting € 188,–.
De VvE vordert een bedrag van € 188,–.
Onderdeel F: tekortkomingen op het gebied van technisch beheer;
Ter zitting heeft de VvE toegelicht dat zij met deze klacht doelt op hetgeen is opgemerkt in de brieven van 8 oktober 2014 en 11 december 2014. De VvE vordert in totaal een bedrag van € 10.889,08 (een bedrag van € 2.693,09 (voortvloeiend uit de brief 8 oktober 2014) vermeerderd met een bedrag van € 8.195,99 (voortvloeiend uit de brief van 11 december 2014).
08/10:
punt 4 Vrachtwagenlus poller
Bij de ingang naar het binnenterrein is vanaf de oplevering een poller (inzinkbare paal) aanwezig, die tot veel storingen heeft geleid. Met name bij het passeren van de poller met zware voertuigen (zoals de huisvuilwagen) bleef de poller langdurig naar beneden en het licht op rood.
Deze situatie is meerdere malen bij de ondernemer gemeld maar dit heeft niet geleid tot een garantiemelding bij [naam bouwer]. Er heeft derhalve ook nooit onderzoek plaatsgevonden naar de oorzaak van deze storingen. Bij de plaatsing van de slagboom in 2013 heeft [naam van het toegangssystemen bedrijf] gemeld dat dit euvel met het plaatsen van een vrachtwagenlus (een simpele ingreep, kosten € 500) opgelost had kunnen worden. Wanneer dit als garantiepunt bij [naam bouwer] zou zijn gemeld door de ondernemer hadden deze kosten vermeden kunnen worden.
De VvE vordert een bedrag van € 500,–.
08/10: punt 6 Verlichting binnenterrein / IBW
Al vanaf de oplevering van het complex zijn er problemen met de verlichting op het binnenterrein en
de weg naar de parkeergarage. Nog steeds valt regelmatig, als gevolg van kortsluiting, de stroom uit.
De Vve heeft een reparatie laten uitvoeren, maar de oorzaak is hiermee slechts gedeeltelijk achterhaald. Er is nog aanvullend onderzoek, en dus kosten, nodig om alles adequaat te laten werken.
Deze storingen zijn vanaf het begin bij de ondernemer gemeld, maar dit heeft niet geleid tot een garantiemelding bij [naam bouwer]. Hierdoor komen nu alle kosten van reparatie voor rekening van de VvE. Deze kosten wenst de VvE, op grond van het niet nakomen van de beheersovereenkomst, bij de ondernemer in rekening te brengen.
De VvE vordert een bedrag van € 2.193,09.
11/12:
punt 1 Onderhoud pompen [naam van het pompen bedrijf]
a. Vuilwaterpomp bij ingang parkeergarage.
Bij een recent bezoek door [naam van het pompen bedrijf] is (nogmaals) aangegeven, dat de pomp niet op de gebruikelijke
wijze te lichten is, waardoor een goede inspectie en schoonmaken tijdens onderhouds- of
storingsbezoeken niet mogelijk is. Dit is in onderhoudsrapporten aan de ondernemer gemeld, maar de ondernemer heeft daarin geen actie ondernomen. Door dit verzuim komen de kosten van herstel nu voor rekening van de VvE. Met het herstel van deze tekortkoming is een bedrag gemoeid van € 1.194,08.
b. Vuilwaterpomp in technische ruimte onder gebouw [naam van het gebouw] Deze pomp is nooit in onderhoud gegeven. Bij het recente bezoek door [naam van het pompen bedrijf] is gebleken dat
deze pomp vast staat en vervangen moet worden. Ook hier geldt dat de pomp niet op de gebruikelijke wijze is te lichten, met hetzelfde gevolg als bij de vuilwaterpomp bij de ingang van de
garage. De kosten van herstel bedragen voor deze pomp € 1.863,87.
c. Rioolwaterpomp voor de afvoer van o.a. de toiletten van de multifunctionele ruimte.
Ook deze pomp is nooit in onderhoud gegeven en ook bij deze pomp zijn veel gebreken vastgesteld,
die deels overeenkomen met de tekortkomingen bij de andere twee pompen. De kosten van herstel van deze pomp bedragen € 2.180,80.
Inmiddels is de garantietermijn voor deze pompen verstreken. Wanneer het beheer door de ondernemer adequaat was geweest, dan zou voor de vuilwaterpomp (a) op basis
van de meldingen van [naam van het pompen bedrijf] actie zijn ondernomen. Daarnaast zouden voor de andere twee pompen (b en c) onderhoudscontracten zijn afgesloten, waardoor al in een veel eerder stadium bekend zou zijn geweest wat de tekortkomingen waren en had voor deze drie pompen een garantieclaim ingediend kunnen worden. Nu komen deze kosten geheel voor rekening van de VvE.
De VvE vordert een totaalbedrag van € 5.238,75.
11/12: punt 2 BMI garage
In de parkeergarage onder de hoogbouw is een alarminstallatie aanwezig. Het gaat hier om een brandmeldinstallatie (BMI) van [naam van het alarminstallatie bedrijf]. Via (naam van het alarminstallatie bedrijf] ontving de VvE een kopie van het opleveringsrapport van 31 augustus 2009. Niet duidelijk is aan wie de oplevering heeft plaatsgevonden. Het rapport maakt melding van enkele tekortkomingen. Deze worden herhaald in rapporten van 2012 en 2014. Verder hadden er afgelopen jaren maandelijkse controles door de ondernemer moeten worden uitgevoerd. De ondernemer heeft geen opvolging heeft gegeven aan de opmerkingen, die door [naam van het alarminstallatiebedrijf] zijn gemaakt. Ook heeft de ondernemer bij [naam bouwer] geen garantiemelding gedaan van de tekortkomingen, waardoor de VvE nu staat voor uitgaven, die anders onder de garantie waren uitgevoerd.
Het gaat om de volgende kosten:
-het op orde brengen van de installatietekeningen. Dit wordt nu gedaan op nacalculatiebasis tegen
een tarief van € 59,– per uur, excl. BTW. De VvE schat deze kosten in op tenminste 15 uur ofwel een bedrag van € 885,– excl. BTW.
-het certificeren van deze installatie. Bij de oplevering in 2009 heeft [naam van het alarminstallatiebedrijf] deze installatie beoordeeld en is daarbij tot de conclusie gekomen, dat er door de tekortkomingen geen certificaat kon worden afgegeven. Indien de tekortkomingen onder garantie waren hersteld, zou naar de mening van de VvE ook de daaropvolgende (her)beoordeling door [naam van het alarminstallatiebedrijf] onder de garantie zijn uitgevoerd.
Deze beoordeling dient nu opnieuw plaats te vinden, als alle zaken zijn afgerond. Deze extra
beoordeling kost € 1.306,– exclusief BTW.
-er dient voor de doormeldunit een aparte groep op de elektriciteitsinstallatie te worden gemaakt.
De kosten hiervan bedragen € 253,– excl. BTW.
De VvE vordert een totaalbedrag van € 2.957,24.
Onderdeel G: Verzaken zorgplicht bij verhelpen van tekortkoming bij liftkeuringen met als gevolg afkeuring van liften;
De VvE is gebleken dat 12 facturen van [naam derde partij] (10 uit 2013 en 2 uit de eerste 2 maanden van 2014) aan de ondernemer zijn gericht, maar niet (op tijd) zijn betaald. De facturen van 2013 zijn overigens wel in de administratie opgenomen en als schuld per einde jaar opgevoerd. Het gaat om een totaalbedrag van bijna € 3.000.
Een deel van deze rekeningen heeft betrekking op het op orde brengen van de spreek- luisterverbindingen in de liften. Deze bleken al vanaf de eerste keuringsrapporten (door [naam derde partij] aan de ondernemer verzonden) niet te werken. Het probleem van de niet-werkende spreek-/luister verbindingen is door de ondernemer nooit bij de VvE gemeld. Door de ondernemer is geen actie ondernomen om dit op te lossen. Pas nadat de VvE op de hoogte was en de ondernemer hierop heeft geattendeerd, is actie ondernomen richting [naam derde partij] om tot een werkende spreek-/ luisterverbinding te komen. In de achterliggende jaren heeft de VvE wel betaald voor een (werkende) telefoonaansluiting in de liften.
Ook wat betreft het verhelpen van andere gebreken, zoals gemeld in de keuringsrapporten, is door de ondernemer geen actie ondernomen deze op te lossen. Dergelijke acties had de VvE, op basis van de beheersovereenkomst, wel van de ondernemer mogen verwachten.
Onderdeel H: onvoldoende c.q. onzorgvuldige overdracht dossiers aan nieuwe ondernemer
Bij de overdracht van gegevens aan de nieuwe beheerder van de VvE ontbraken veel stukken, te denken valt aan contracten en andere technische zaken, zoals onderhoudsrapporten en dergelijke.
Standpunt van de ondernemer
Voor het standpunt van de ondernemer verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt de reactie op het volgende neer.
De ondernemer verzoekt de VvE niet ontvankelijk te verklaren aangezien de vereiste toestemming van de Algemene Leden Vergadering van de VvE ontbreekt. Daarnaast zijn bij de commissie vijf soortgelijke zaken ingediend. De ondernemer ziet niet in waarom deze zaken niet als één zaak zijn ingenomen door de commissie. De ondernemer stelt zich op het standpunt dat er sprake is van één zaak met als gevolg dat er sprake is van overschrijding van het bedrag van € 25.000 genoemd in het Reglement. Het Reglement schrijft in dat geval voor dat de VvE in haar klacht ambtshalve niet ontvankelijk moet worden verklaard.
Inhoudelijk verweer ten aanzien van de gevorderde posten
De klachten van de VvE hebben voornamelijk betrekking op de afwikkeling van oplever- c.q. garantiepunten uit de nieuwbouw. Vanaf aanvang van het beheer (na oplevering bij nieuwbouw) bleek een groot aantal opleveringsgebreken aanwezig. De ondernemer heeft veel werk gestoken in het opgelost krijgen van de problemen. Zij stuitte daarbij op de gebrekkige medewerking van de kant van de projectontwikkelaar en bouwer. Diverse gesprekken zijn gevoerd met partijen, waarbij ondernemer telkenmale de VvE heeft geïnformeerd en betrokken.
In de brief van de gezamenlijke VvE’s aan de ondernemer d.d. 12 juni 2014 staat bij de toelichting van Onderdeel A dat de ondernemer en [naam bouwer] samen besloten zouden hebben om de gebreken uitsluitend via de ondernemer te melden en daarmee de besturen van de VvE’s “buiten spel” zouden hebben gezet. Dit is pertinent onjuist. Juist in overleg met de besturen is deze procedure vastgelegd omdat alle betrokkenen (individuele leden, huurders, commissieleden, bestuursleden) allemaal los van elkaar gebreken gingen melden aan hetzij de bouwer, hetzij de ontwikkelaar, hetzij de ondernemer.
Hierdoor werd het overzicht totaal verloren. Door de ondernemer zijn lijsten bijgehouden die zeer regelmatig (in aanvang zelfs wekelijks) met de door de besturen gemandateerde technische commissie werden gedeeld.
De door de verenigingen nu geclaimde “schade” betreft in hoofdzaak werkzaamheden die de ondernemer in opdracht van de diverse besturen heeft laten uitvoeren, waarbij de besturen hebben aangegeven dat deze zaken daarna bij de bouwer c.q. ontwikkelaar in rekening moesten worden gebracht. Deze opdracht heeft de ondernemer naar beste kunnen uitgevoerd. Het is de ondernemer echter niet aan te rekenen dat de bouwer c.q. ontwikkelaar een (klein) deel van de tientallen claims van de vereniging heeft afgewezen en de VvE derhalve zelf opdraaide voor de opgedragen werkzaamheden.
Sommige storingen hebben zich voorgedaan nadat de onderhoudstermijn reeds verstreken was.
De ondernemer ziet niet in waarom zij schadeplichtig is voor zaken die primair oplevergebreken zijn en waarvoor zij aantoonbaar aan haar inspanningsverplichting heeft voldaan om deze kosten voor de verenigingen verhaald te krijgen.
Het argument dat de ondernemer de klachten op een onjuiste wijze zou hebben ingediend, is onwaar. Juist op verzoek van de ontwikkelaar heeft ondernemer de klachten ingediend op een door [naam bouwer] ter beschikking gesteld format.
Overleg met [naam bouwer] bleek na verloop van tijd vruchteloos, waarna de ondernemer aan de besturen heeft geadviseerd om juridische bijstand in te roepen. Op advies van de ondernemer is reeds in 2012 juridische bijstand ingeroepen van het in VvE-recht gespecialiseerde kantoor [naam van het advocatenkantoor]. Dit heeft geleid tot diverse gesprekken met de advocaat [naam van het advocatenkantoor], besturen van de verenigingen en directie en personeel van de ondernemer over de te voeren strategie jegens [naam bouwer]. Op 6 juli 2012 heeft [naam van het advocatenkantoor] namens de VvE’s alle garantie- en opleverzaken bij [naam bouwer] (nogmaals) aanhangig gemaakt. Dat heeft mede tot gevolg gehad dat daarna opnieuw onderhandelingen zijn gestart met [naam bouwer] over de oplever- en garantiepunten. Deze onderhandelingen zijn wederom gevoerd door de ondernemer en besturen gezamenlijk.
Midden 2013 heeft de ondernemer aan de verenigingen laten weten dat de inzet van de ondernemer voor de verenigingen in het dossier jegens [naam bouwer] buitenproportioneel groot was. De ondernemer heeft aangegeven voor die werkzaamheden een additionele vergoeding aan de verenigingen in rekening te willen brengen. Op dat moment hebben de besturen besloten om de onderhandelingen met [naam bouwer] over de oplever- en garantiegebreken, buiten aanwezigheid van de ondernemer, verder zelf te voeren. Vanaf dat moment is de ondernemer niet meer op de hoogte gebracht van het verloop van deze gesprekken. De ondernemer is dan ook van mening niet verantwoordelijk te zijn voor de afspraken die de verenigingen met [naam bouwer] hebben gemaakt over de afwikkeling van kostenposten, welke de verenigingen thans van de ondernemer vorderen.
Tenslotte voert de ondernemer aan dat alle kosten zijn verantwoord in de verschillende jaarrekeningen van de verenigingen. Deze jaarrekeningen zijn jaarlijks gedetailleerd onderzocht door de kascommissies van de verenigingen, toegelicht in de Algemene Ledenvergaderingen van de Verenigingen, waarna de verenigingen de jaarrekeningen hebben goedgekeurd en de VvE
gedechargeerd voor het gevoerde beleid. Het is naar mening van de ondernemer dan ook onjuist om thans, jaren na dato, kostenposten te lichten uit reeds afgesloten en goedgekeurde boekhoudingen en daar achteraf de ondernemer voor aansprakelijk te stellen.
12/06 A1 Verkeersspiegel.
Deze spiegel is in november 2009 aangebracht op verzoek van de VvE. Tevens zijn de kosten door de ondernemer op 1 februari 2010 doorbelast aan de [naam bouwer]. Hoewel [naam bouwer] in eerste instantie had aangegeven dat de kosten vergoed zouden worden, is na vervanging van de desbetreffende functionaris door [naam bouwer] besloten dat de kosten niet vergoed zouden worden omdat de spiegel geen onderdeel uitmaakte van het bestek. De ondernemer is van mening dat zij zich aan haar taak heeft gehouden en is door het besluit van [naam bouwer] niet schadeplichtig aan de VvE.
12/06 A2 Reparatie Speedgate.
De opdracht tot herstel van de speedgate is gegeven omdat deze in storing stond. Daarbij is door de ondernemer aangegeven dat de opdracht onder garantie hersteld moest worden. De werkzaamheden zijn desondanks toch aan de VvE gefactureerd door het uitvoerend bedrijf dat kennelijk van mening was dat de werkzaamheden niet onder de garantie vielen. Dat is thans zes jaar na dato niet te achterhalen. Op verzoek van de VvE is de nota door de ondernemer desondanks aan de ontwikkelaar doorbelast. Dat deze de factuur niet heeft willen betalen maakt de ondernemer niet schadeplichtig jegens de VvE.
12/06 A3 Kosten brandweer voor het ter beschikking stellen van een aansluiting op de alarmcentrale.
Deze kosten zijn door de brandweer aan de VvE doorbelast. De VvE is van mening geweest dat de ontwikkelaar deze kosten zou moeten voldoen. De ondernemer heeft de kosten doorbelast aan de ontwikkelaar, doch deze heeft deze kosten niet willen betalen. De ondernemer is van mening dat zij niet schadeplichtig is voor deze kosten aan de VvE. Dit zijn feitelijk exploitatiekosten ten laste van de VvE.
1206/A4
Zie hiervoor het commentaar bij 1206 A3.
1206 B1 Kosten notaris voor het wijzigen van de akte.
Door de notaris zijn in de periode 2008 tot 2010 diverse wijzigingen in de splitsingsaktes aangebracht. Diverse kosten daarvan zijn doorbelast aan [naam bouwer] en door hen betaald. Deze specifieke wijziging in de hoofdsplitsing betreft wijziging van het artikel inzake verzekeringen (artikel 15 lid 10). Op verzoek van de VvE is in dit artikel een wijziging aangebracht inhoudende dat alle verzekeringen door de hoofd-VvE zouden worden afgesloten i.p.v. de afzonderlijke VvE’s. Deze wijziging is op verzoek van de VvE doorgevoerd en komt derhalve niet ten laste van [naam bouwer]. [naam bouwer] heeft ook blijkens een handgeschreven notitie in het dossier aangegeven deze factuur niet te zullen voldoen. Niet is in te zien waarom de ondernemer deze kosten thans zou moeten vergoeden aan de VvE.
12/06 B2 Levering (2e) verkeersspiegel
Uit de stukken blijkt dat het hier gaat om een andere verkeersspiegel dan de spiegel genoemd in 12/06 A1 (andere maatvoering). Deze spiegel diende ter vervanging van de spiegel genoemd onder 12/06 A1. Deze is op verzoek van de technische commissie vervangen omdat de nieuwe spiegel een groter bereik zou moeten hebben.
12/06 C1 BTW-verlaagd tarief
De tijdelijke regel inzake btw-verlaging ziet alleen toe op het loonbestanddeel van werkzaamheden verricht aan woningen. Aan de hoofd VvE worden geen werkzaamheden gefactureerd die betrekking hebben op de specifieke woningen, maar op de onderdelen parkeren, terrein en (multifunctionele) ruimte. Hiervoor geldt de btw-verlaging formeel niet. De ondernemer ziet bij de stukken overigens ook geen factuur van werkzaamheden anders dan een declaratie van een bestuurslid voor papier en postzegels van € 23,37. De ondernemer is van mening niet schadeplichtig te zijn aan de VvE voor dit bedrag.
12/06 C+D Urenbesteding.
Door de VvE is op vrijwillige basis kennelijk uitzoekwerk gedaan. Deze werkzaamheden zijn niet gespecificeerd en de vraag is of dit schade is die de VvE(en) daadwerkelijk heeft geleden door toedoen van de ondernemer. De besturen hebben kennelijk een andere visie gehad op onderdelen van de door de ondernemer opgestelde concept jaarrekening 2013. Dat wil nog niet zeggen dat de ondernemer jegens VvE nalatig zou zijn geweest.
12/06 E Rentederving
De VvE is van mening dat de ondernemer tekort geschoten is bij het nemen van incassomaatregelen tegen de eigenaar van de twee onder-VvE’s. Doordat alle stukken aan de nieuwe beheerder zijn overgelegd kan de ondernemer dit niet verifiëren. De VvE heeft verder geen specificatie ingediend van deze vordering.
12/06 beheer Terugvordering deel beheervergoeding.
Deze vordering wordt niet anders onderbouwd dan dat de VvE ontevreden was over de geleverde prestaties van de ondernemer. De ondernemer tekent hierbij aan dat zij vele extra uren (meer dan 100!) heeft gestoken in de werkzaamheden rondom de oplevering van de gebouwen. Deze extra werkzaamheden heeft de ondernemer nooit in rekening gebracht bij de VvE. Dat niet alle opleverproblemen zijn opgelost naar volle tevredenheid van de VvE, doet niets af aan de inspanningen die de ondernemer heeft verricht ten behoeve van de VvE.
07/10 4: Vrachtwagenlus poller.
In tegenstelling tot hetgeen de VvE stelt, is deze klacht door de ondernemer wel degelijk bij [naam bouwer] aangemeld. De lus zou lager in het straatwerk moeten worden aangebracht om ook vrachtwagens te detecteren. Deze oplossing was verwerkt in een oplossing die [naam bouwer] heeft aangedragen om het complete straatwerk te herbestraten. Doch deze oplossing van [naam bouwer] is door de VvE afgewezen.
08/10 6 Problemen met verlichting
In tegenstelling tot hetgeen VvE vermeldt, is deze klacht wel aan [naam bouwer] gemeld. De oplossing is gelegen in het aanbrengen van nieuwe bekabeling onder het straatwerk. Dat zou door [naam bouwer] worden meegenomen in het herbestraten, doch dit plan is niet door de VvE geaccepteerd.
11/12 1 [naam van het pompen bedrijf] pompen
Over de pompen in de parkeergarage is vanaf oplevering discussie geweest tussen de bouwer en de VvE. Naar mening van de ondernemer zijn de pompen nimmer toereikend geweest voor het doel waarvoor zij aangebracht zijn. Dat is ook aan de VvE kenbaar gemaakt. Deze kwestie is uitvoerig met de VvE en [naam bouwer] besproken. Omdat deze kwestie onderdeel was van overleg tussen de VvE en [naam bouwer] en bekend was bij de VvE, is door de ondernemer geen nadere actie genomen dan de melding dat de installatie volgens haar niet voldeed.
11/12 2 Brandmeldinstallatie garage
De oplevering van de brandmeldinstallatie door de bouwer is gedaan aan [naam bouwer]. [naam bouwer] heeft deze installatie, samen met andere installaties overgedragen aan de VvE. De VvE heeft het kennelijk nodig geacht om werkzaamheden aan deze brandmeldcentrale te laten uitvoeren. De ondernemer ziet niet in waarom zij thans schadeplichtig is voor zaken waarvoor de VvE, zonder overleg met de ondernemer of deze zelfs maar in kennis te stellen, opdracht heeft verstrekt.
Overdracht nieuwe beheerder
Door de ondernemer zijn alle stukken bij einde van het beheer overgedragen aan de nieuwe beheerder. De VvE meldt nu zaken die de ondernemer volkomen onbekend zijn en waar zij door gebrek aan wetenschap ook niet op kan reageren.
Nadere toelichting ter zitting
Ter zitting heeft de VvE verder nog – in hoofdzaak – het volgende aangevoerd:
Vanaf 2011 zijn partijen in overleg gegaan om de beheersovereenkomst te tekenen. De VvE had al getekend, de beheerder pas een jaar later. Het bevreemdt de VvE dat zij moest aandringen op een overeenkomst. In de periode daarvoor heeft de VvE vertrouwd op de deskundigheid van de beheerder (zonder contract).
Na 2012 is [naam van de contactpersoon], namens de VvE, gaan optreden als contactpersoon met [naam bouwer] en toen bleek het nalaten van de ondernemer ten volle. In overleg met [naam bouwer] zijn coulancehalve nog herstelwerkzaamheden verricht buiten de GIW-garantie om. De schadestaat zoals overgelegd in de procedure is hierop al geschoond.
De oplevering van de algemene ruimten is gedaan door de ondernemer. Of de technische installaties ook zijn opgeleverd, weet de VvE niet. Zij heeft nooit handleidingen daarvan ontvangen. Bij de technische installaties was sprake van fouten die bij de oplevering al kenbaar waren. Die zijn door de ondernemer nooit gemeld bij [naam bouwer]. Bij de lift heeft vier jaar lang ventilatie ontbroken, waardoor de lift uiteindelijk is afgekeurd. Dit was makkelijk op te lossen geweest, maar is nooit gebeurd. Dat geldt ook bijvoorbeeld voor de verkeerde telefoonverbindingen. In de logboeken zijn verschillende onderwerpen terug te vinden.
Er zijn rapportages inzake de pompen en de BMI door derden kenbaar gemaakt bij de ondernemer, maar die heeft er niets mee gedaan. Of er servicecontracten zijn afgesloten is niet bekend. Via de jaarafrekening blijkt dat deze er wel zouden moeten zijn. Er zijn geen goede servicecontracten gesloten. Zo is met Duyvelaar maar voor 1 deel een servicecontract afgesloten en zaten enkele pompen er niet bij.
Op basis van een gemiddeld bedrag voor kosten van beheer van € 25.000 per jaar acht de VvE het reëel over 4,5 jaar (periode vanaf de oplevering medio 2009 tot eind 2013) 10% van de beheerskosten terug te vorderen. Dat komt op een bedrag van € 11.250,– voor alle VvE’s gezamenlijk.
Ter zitting heeft de ondernemer verder nog – in hoofdzaak – het volgende aangevoerd:
De ondernemer handhaaft het beroep op niet ontvankelijkheid niet meer, gehoord hebbende de verklaring van VvE [naam van de VvE] en [naam van de VvE 2] dat de ALV december 2013 bedoeld is als machtiging voor het voeren van de procedure. Ook maakt de ondernemer niet langer bezwaar tegen gesplitste dossiers omdat per VvE aparte vorderingen worden ingediend.
De ondernemer heeft bij aanvang bouw een standaardbeheerovereenkomst gesloten met [naam bouwer]. Ook is de ondernemer betrokken geweest bij het opstellen van de splitsingsaktes. Er zijn geen harde afspraken bekend ten aanzien van het opleveren. In 2008 zijn, tijdens een vergadering van zo’n 100 eigenaren, voor alle ondersplitsingen de besturen gekozen. In 2009 was de bouw gereed en is er opgeleverd. Een aantal penthouses was toen nog niet verkocht.
De discussie spitst zich thans toe op de vraag welke additionele werkzaamheden door de ondernemer zijn verricht rondom de oplevering en of de ondernemer daarbij tekort geschoten is. De ondernemer betwist dit ten stelligste. De ondernemer heeft de opleveringspunten/punten in de onderhoudsperiode opgepakt tussen [naam bouwer] en de VvE. Achteraf bezien had zij zich zonder contract hier niet mee moeten bezighouden. De ondernemer betwist dat er sprake is geweest van gebreken die niet bij [naam bouwer] zijn gemeld. Dit deed de ondernemer altijd, zij het in sommige gevallen telefonisch. De klachten over de pompen waren in ieder geval bekend en zijn bij [naam bouwer] gemeld. De ondernemer heeft een 100-tal uren hieraan besteed zonder deze uren extra in rekening te brengen. De besturen van de VvE’s hebben vanaf het begin bij alle gesprekken met [naam bouwer] gezeten en zijn niet pas in 2012 zich gaan bemoeien hiermee.
De ondernemer heeft de oplevering van de algemene ruimten gedaan, maar in aanwezigheid van een of meerdere bestuursleden van de VvE. De VvE heeft het proces verbaal van oplevering getekend tegen het advies van de ondernemer in. De VvE werd ondersteund door een bouwcoach van Vereniging Eigen Huis. Er schortte veel aan de gebouwen bij oplevering. De ondernemer heeft veel positieve resultaten bereikt door acties die eigenlijk buiten de overeenkomst vielen.
Alle servicecontracten zijn afgesloten en stonden op het internetportaal van de ondernemer ter inzage voor de VvE. Voor alle belangrijke onderdelen zijn contracten gesloten. Dat er in de hoek van de garage nog een pomp stond die door partijen niet is opgemerkt, dat kan gebeuren.
Beoordeling van het geschil
Allereerst merkt de commissie ten aanzien van het beroep op niet ontvankelijkheid van de ondernemer op dat de ondernemer dit beroep ter zitting heeft ingetrokken. Volledigheidshalve merkt de commissie op dat ook in haar optiek er sprake is van verschillende rechtspersonen met aparte beheersovereenkomsten en verschillende vorderingen. Er is derhalve geen sprake van identieke klachten.
De commissie stelt de volgende feiten vast. Het complex VvE [naam van de VvE] bestaat uit een perceel grond gelegen aan [straatnaam] 10 t/m 274 te [plaatsnaam] dat is ondergesplitst in zes appartementsrechten betreffende zes gebouwen, ieder bestaande uit woningen met bijbehorende bergingen, parkeerplaatsen en verdere toebehoren. Ieder appartementengebouw heeft een eigen VvE.
VvE Nuova Campagna is de naam van de hoofdvereniging. Tot de gezamenlijke gedeelten van de hoofd VvE worden onder meer gerekend: de grond, de hellingbanen, de algemene bergingen, de gezamenlijke recreatie/vergaderzaal onder gebouw III en de ruimten voor de energievoorzieningen.
Het complex is opgeleverd in 2009.
Ten aanzien van de klachten van de VvE overweegt de commissie als volgt.
Decharge en aansprakelijkheid
De ondernemer heeft zich in algemene zin erop beroepen dat de VvE de ondernemer decharge heeft verleend t.a.v. het bestuur. Dit geldt onder meer ten aanzien van de jaarrekeningen waarop vele van de posten staan opgenomen waarover thans wordt geklaagd. De ondernemer stelt dat de VvE middels decharge afstand doet van haar recht om zich op de ondernemer als bestuurder te verhalen.
Naar het oordeel van de commissie moet echter een onderscheid worden gemaakt tussen beheer- en bestuurstaken. Het dechargebesluit heeft slechts betrekking op het uitgeoefende bestuur en niet over de uitvoering door de ondernemer van de beheersovereenkomst. Een relatie beheerder – VvE is een ander soort relatie dan de relatie die de ondernemer als bestuurder in verhouding tot de VvE heeft. Bevoegdheden en aansprakelijkheden van de ondernemer als beheerder vloeien voort uit de (mondelinge) beheersovereenkomst, terwijl de bevoegdheden en aansprakelijkheden van de ondernemer als bestuurder voortvloeien uit de wet en in basis derhalve een andere grondslag hebben.
Het beroep van de ondernemer zal op voornoemde gronden worden afgewezen.
Onderdeel A: declaraties bij [naam bouwer], die zijn afgewezen op grond van onjuist gevolgde procedures; Onderdeel B: ten onrechte niet doorberekende kosten;
Vast staat tevens dat de ondernemer – naast de gebruikelijke beheerswerkzaamheden – vanaf de oplevering in 2009 de taak op zich heeft genomen om als doorgeefluik/aanspreekpunt te fungeren betreffende alle opleveringsgebreken met [naam bouwer]. De commissie gaat uit van wilsovereenstemming tussen partijen op dit punt. Zij stelt vast dat de VvE onvoldoende aangetoond heeft dat zij niet bij deze afspraak betrokken is geweest en het lijkt de commissie ook niet heel waarschijnlijk dat dit het geval is. Partijen hebben geen schriftelijke beheersovereenkomst getekend ten tijd van de oplevering. Alle afspraken zijn mondeling gemaakt. In de periode 2009-2011 heeft de ondernemer derhalve werkzaamheden verricht zonder dat hier een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag lag. Pas begin 2012 zijn partijen aangevangen om de afspraken te formaliseren middels vastlegging in een schriftelijke overeenkomst.
De thans ontstane klachten vloeien met name voort uit de periode waarin een schriftelijke overeenkomst ontbrak. De commissie is van oordeel dat de ondernemer te verwijten valt dat zij ten eerste niet eerder heeft zorggedragen voor een schriftelijke overeenkomst en ten tweede dat zij de VvE niet tijdig genoeg heeft gewaarschuwd tot wáár de beheersopdracht in de ogen van de ondernemer strekte. Een schriftelijke overeenkomst zorgt er juist voor dat voor beide partijen duidelijk is welke werkzaamheden worden verricht tegen welke prijs en tot waar de verantwoordelijkheden lopen.
De ondernemer heeft feitelijk gehandeld als een soort tussenpersoon tussen de VvE en [naam bouwer]. Door dit handelen van de ondernemer heeft zij bij de VvE het vertrouwen gewekt dat de ondernemer werkzaamheden zou verrichten en een verantwoordelijkheid op zich nam.
Pas toen partijen wilden komen tot een vastlegging van de afspraken in een beheerovereenkomst bleek dat het in rekening gebrachte tarief een tarief was dat wordt gehanteerd voor sec de ‘gewone’ beheerswerkzaamheden en dat het afwikkelen van opleveringsgebreken apart in rekening zou worden gebracht.
De VvE beroept zich erop dat de ondernemer zijn beheerwerkzaamheden en additionele werkzaamheden niet goed heeft uitgevoerd en stelt de ondernemer aansprakelijk voor schade die daaruit voortvloeit. Dit beroep spitst zich toe op de vraag of de ondernemer klachtmeldingen heeft gedaan bij [naam bouwer] dan wel bij afwijzingen van klachten goed heeft gehandeld. De VvE is van mening dat dit niet (goed) is gebeurd. De ondernemer voert gemotiveerd verweer dat hij wél klachtmeldingen heeft gedaan. Of dit het geval is kan de commissie niet vaststellen nu dit niet blijkt uit de overgelegde stukken. De ondernemer heeft daarnaast aangegeven dat enkele meldingen mondeling (telefonisch) zijn gedaan.
De commissie is van oordeel dat uit hetgeen partijen in deze over en weer hebben gesteld en hebben ingebracht, onvoldoende is komen vast te staan dat er sprake is van enig nalaten aan de zijde van de ondernemer in zijn beheertaak. Daarnaast ziet de commissie inzake het merendeel van de klachten geen causaal verband tussen de schade die door de VvE wordt gevorderd en het handelen/nalaten van de ondernemer. Ook al zou de ondernemer geen klachtmeldingen hebben gedaan bij [naam bouwer] (wat naar het oordeel van de commissie niet vaststaat) dan was het bepaald niet zeker dat door [naam bouwer] inzake het merendeel van de klachten – ook indien wel een klachtmelding was gedaan door de ondernemer – was uitgekeerd. Dit geldt naar het oordeel van de commissie in het bijzonder voor de klacht 12/06 A1 Verkeersspiegel, maar ook voor de klacht 12/06 A2 Reparatie Speedgate waarvan de oorzaak, zo bleek ter zitting, incidenteel was en bij de VvE thuishoort.
Het bovenstaande houdt in dat de klachten onder onderdeel A/B zullen worden afgewezen.
Onderdeel C: teveel betaald in relatie tot BTW verlaging per 1 maart 2013;
De VvE heeft gesteld en dit is door de ondernemer onvoldoende betwist dat er een verkeerd BTW bedrag door de ondernemer in rekening is gebracht. De VvE heeft schade geleden ad € 23,37 om deze fout te corrigeren. De commissie ziet aanleiding om de ondernemer te veroordelen deze schade te vergoeden. Tevens ziet de commissie aanleiding om de ondernemer te veroordelen de door de VvE gevorderde gemiste rentekosten te vergoeden en stelt zij die naar redelijkheid en billijkheid vast op een bedrag van € 45,64 voor alle VvE’s tezamen.
De commissie is van oordeel dat deze klacht gegrond is en veroordeelt de ondernemer tot betaling van een bedrag van 1/5 van het totaalbedrag van € 69,01, dat wil zeggen een bedrag van € 13,81.
Onderdeel D: onvoldoende zorgvuldig financieel beheer/onjuiste verwerking in financiële administraties; Onderdeel E: onvoldoende beheer openstaande debiteuren;
De VvE verwijt de ondernemer dat zij onvoldoende financieel beheer heeft uitgevoerd. De commissie acht deze klacht ongegrond. De voorbeelden die door de VvE worden genoemd zijn inherent aan het feit dat er bijvoorbeeld sprake is van ondersplitsingen en betreffen geen verwijtbare tekortkomingen van de ondernemer. Dat de ondernemer zijn afspraken rondom de beëindiging van de beheersovereenkomst niet zou zijn nagekomen acht de commissie onvoldoende aangetoond door de VvE. De commissie acht de klacht derhalve ongegrond en wijst de vordering rentederving ad € 188,– af.
De VvE stelt dat zij schade heeft geleden omdat zij aan het uitzoeken van de onjuiste boekingen, de correcties in de administratie en het aanpassen van de (concept)jaarrekeningen aan de juiste situatie in totaal circa 15 uur tijd heeft besteed. De VvE vordert een bedrag van € 450,– aan urenbesteding voor onderdeel C en D. De commissie wijst de vordering met betrekking tot de urenbesteding af, omdat het naar haar oordeel hoort tot de normale werkzaamheden van de VvE om óók de administratieve handelingen van de ondernemer te controleren. De bestede 7 uren die de VvE heeft opgegeven als schade vallen regulier onder de werkzaamheden van de kascommissie. De vordering wordt afgewezen.
Onderdeel F: tekortkomingen op het gebied van technisch beheer;
Ten aanzien van de klachtonderdelen 08/10: punt 6 Verlichting binnenterrein / IBW en
08/10: punt 4 Vrachtwagenlus poller verwijst de commissie naar haar overweging onder de beoordeling van klachtonderdelen A/B. Ook deze klachtonderdelen worden afgewezen.
Ten aanzien van de klachtonderdelen 11/12: punt 1 Onderhoud pompen (naam van het pompen bedrijf] en 11/12: punt 2 BMI garage geldt dat deze klachtonderdelen vallen onder de reguliere beheerstaken van de ondernemer. De commissie overweegt ten aanzien van deze onderdelen het volgende. De commissie is niet gebleken dat deze klachten het rechtstreeks gevolg zijn van het niet aangaan van onderhoudscontracten door de ondernemer. De VvE heeft enkel stellingen ingenomen, maar deze niet onderbouwd bijvoorbeeld middels een deskundigenrapport. Deze kosten zijn niet te relateren aan enig handelen of nalaten van de ondernemer. De klachtonderdelen worden afgewezen.
Onderdeel G:Verzaken zorgplicht bij verhelpen van tekortkoming bij liftkeuringen met als gevolg afkeuring van liften;
De commissie stelt vast dat de liften geen onderdeel uitmaken van de gemeenschappelijke gedeelten van de hoofdvereniging VvE [naam van de VvE] zodat de VvE in haar vordering terzake de liften niet ontvankelijk is.
Terugvordering deel beheersvergoeding VHR 10%
Vanwege vermeend tekortschieten van de ondernemer, vordert de VvE in relatie tot alle klachten een vergoeding 10% van de beheersvergoeding terug, zijnde € 3.050,–. Het merendeel van de klachten (A t/m H) wijst de commissie echter af, zoals hiervoor en hierna wordt bepaald. De commissie is van oordeel dat de ondernemer aan zijn reguliere beheerverplichtingen heeft voldaan. Ten aanzien van de ontstane onduidelijkheid bij klacht A/B wegens het ontbreken van een schriftelijke overeenkomst acht de commissie de VvE al voldoende gecompenseerd nu de ondernemer onbetwist heeft gesteld dat vele uren (naar zegge een honderdtal) niet in rekening zijn gebracht bij de VvE. De vordering wordt afgewezen.
Onderdeel H: onvoldoende c.q. onzorgvuldige overdracht dossiers aan nieuwe ondernemer
De commissie kan inzake deze klacht zich geen oordeel vormen omdat uit de stukken onvoldoende blijkt op welke wijze de overdracht heeft plaatsgevonden. De VvE heeft geen vordering aan deze klacht ten grondslag gelegd. De klacht wordt afgewezen.
Klachtengeld
Nu de klacht van de VvE deels gegrond wordt verklaard, onder meer vanwege tekortschietende communicatie, ziet de commissie daarin aanleiding de ondernemer te veroordelen tot een vergoeding van het klachtengeld dat de VvE aan de commissie heeft voldaan, te weten een bedrag van € 200,–.
Derhalve zal als volgt worden beslist.
Beslissing
De commissie verklaart de VvE niet ontvankelijk inzake klacht G (liften).
De commissie stelt de VvE in het gelijk ten aanzien van klacht C en bepaalt ten aanzien daarvan dat de ondernemer aan de VvE een bedrag van € 13,81 dient te betalen. Een en ander dient te geschieden binnen een termijn van een maand na de verzenddatum van dit bindend advies;
De commissie bepaalt dat de ondernemer, overeenkomstig het reglement, aan de VvE een bedrag van € 200,–, het klachtengeld dat de VvE aan de commissie heeft voldaan, verschuldigd is;
De commissie wijst het meer of anders verlangde af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management leden, op 7 oktober 2015.