Declaratie overstijgt maximale bedrag van € 10.000,–. Commissie onbevoegd.

De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Notariaat    Categorie: Bevoegdheid    Jaartal: 2014
Soort uitspraak: -   Uitkomst: -   Referentiecode: 77214

De uitspraak:

Onderwerp van het geschil

Het geschil betreft de hoogte van de declaratie en de (uitvoering van de opdracht tot) afwikkeling van een nalatenschap.

Standpunt van de cliënt

Voor het standpunt van de cliënt verwijst de commissie naar de overgelegde stukken.
In de kern komen de klachten op het volgende neer.

1. De cliënt acht de declaratienota van de notaris ten bedrag van € 12.500,– excessief gezien het feit dat er sprake was van een eenvoudige nalatenschap bestaande uit een woonhuis vrij van hypotheek en een auto en er slechts één erfgename was;
2. De notaris kan of wil geen specificatie van de nota verstrekken;
3. Voorts heeft de notaris de belangen van de cliënt niet goed behartigd en een te hoge aangifte voor successierechten ingediend. Hij heeft haar niet gewezen op de mogelijkheid dat tegen de beslissing inzake de vaststelling van de erfbelasting een bezwaarschrift kon worden ingediend. Het huis is verkocht voor € 90.000 terwijl de WOZ waarde € 125.000,– bedroeg. Over dit verschil heeft de cliënt successierechten ad € 3.500,– moeten betalen. Inmiddels is de bezwaartermijn verlopen. De cliënt eist terugbetaling van dit bedrag door de notaris;
4.  De notaris heeft de boedel niet goed bewaard/bewaakt. Doordat de sloten van het huis niet zijn vervangen en er meerdere sleutels van het huis in omloop waren is een deel van de inboedel verdwenen;
5. Na het overlijden is een aanzienlijk bedrag van de rekening van de overledene afgeschreven. De notaris heeft geen aangifte gedaan en genoegen genomen met een dubieuze verklaring;
6. De notaris is nauwelijks te bereiken geweest en heeft de cliënt niet tijdig op de hoogte gebracht van de erfenis en haar onheus bejegend.

De cliënt bestrijdt dat zij decharge heeft verleend voor handelingen die van een redelijk bekwaam executeur anders verwacht mogen worden en na de decharge aan het licht zijn gekomen.

Met betrekking tot het verweer van de notaris merkt de cliënt het volgende op.
1. Ten aanzien van het beroep op onbevoegdheid van de commissie omdat het dossier al voor inschakeling van de commissie zou zijn gesloten:
De notaris stelde destijds voor om het dossier zo snel mogelijk af te wikkelen zodat de cliënt over haar erfdeel zou kunnen beschikken. Daarna zou overeenstemming worden bereikt over de hoogte van de declaraties. Aan deze belofte is de notaris niet tegemoet gekomen. De cliënt heeft tijdig verzocht om opheldering over de declaraties en de notaris geruime tijd gegeven om te reageren op haar brieven. Zij heeft tevergeefs getracht tot onderling vergelijk te komen doch de notaris was onbereikbaar;
2. De cliënt krijgt de indruk dat de notaris bezwaar heeft tegen een geschillenprocedure bij de commissie;
3. De cliënt is niet pas een jaar na decharge met haar klachten gekomen. Uit de stukken blijkt dat zij al veel eerder bezwaar tegen de hoogte van de declaratie heeft gemaakt. De cliënt is niet bijgestaan door een deskundige. De cliënt heeft de notaris geen kwijting en decharge verleend. De notaris heeft haar een volmacht laten ondertekenen zodat ze snel over haar erfdeel kon beschikken. Bij het tekenen van de stukken had de cliënt nog nooit van een kwijting of decharge gehoord. Uit de stukken bleek overigens niet dat de cliënt de declaratie van de notaris had geaccordeerd. Dat er nooit een akkoord is geweest blijkt onomstotelijk uit de uitvoerige vragen en onenigheid die er bestaat betreffende de declaraties. De cliënt betreurt het dat de declaraties uit de boedelopbrengst door de notaris zijn voldaan waardoor zij geen druk op de notaris heeft kunnen uitvoeren en vraagt zich af of dit de normale gang van zaken is;
4. De urenuitdraai is niet afdoende als specificatie: De code directe activiteiten wordt veel gehanteerd zonder dat duidelijk wordt waaruit deze uren bestaan. De cliënt kan zich niet voorstellen dat een simpele nalatenschap als deze zoveel tijd heeft gevergd. De notaris en zijn collega’s zijn 2 volle weken, 74,4 uren, bezig geweest met deze nalatenschap;
5. Van een notarieel executeur mag worden verwacht dat hij een correcte aangifte indient en de belangen van zijn cliënt optimaal behartigt. De notaris wist dat de WOZ waarde niet in verhouding stond tot de werkelijke waarde van het huis. De cliënt heeft zelf bij de gemeente een verzoek om verlaging van de WOZ waarde ingediend waarna de WOZ waarde door de gemeente aanzienlijk is verlaagd. Omdat de bezwaartermijn van de ingediende aangifte erfbelasting was verlopen heeft de belastingdienst de cliënt niet ontvankelijk verklaard in haar klacht. De cliënt is van mening dat de notaris de heffingsgrondslag bij de gemeente had kunnen laten verminderen alvorens de aangifte erfbelasting in te dienen.
6. Het is de taak van de testamentair executeur om de nalatenschap zo goed mogelijk te beheren en bewaken. De notaris is hierin nalatig geweest. Door de sloten van het huis niet te laten vervangen zijn er uit de inboedel goederen verdwenen.
7. Van de bankrekening van de overledene is na zijn overlijden geld afgeschreven zonder autorisatie daartoe. De notaris heeft dit niet uitgezocht en is akkoord gegaan met een naar zijn oordeel plausibele verklaring;

De cliënt verzoekt de commissie naar redelijkheid en billijkheid een schadevergoeding vast te stellen in verband met de teveel betaalde erfbelasting, de gemaakte kosten en de verdwenen goederen uit de boedel. Daarnaast verzoekt de cliënt om vermindering van de nota tot een bedrag van € 4.000,– inclusief BTW, vergoeding van de werkzaamheden van de deskundige een bedrag van € 850,– en excuses van de notaris voor de bejegening.

Ter zitting heeft de cliënt verwezen naar de stukken en nogmaals aangegeven dat wat haar betreft het dossier niet was afgesloten na het tekenen van de akte. Er waren nog onduidelijkheden over de declaraties en het teveel betaalde aan erfbelasting vanwege een onjuiste WOZ waarde van het huis. Hoewel de declaratie het bedrag van € 10.000,– overstijgt stelt de cliënt dat de commissie het geschil wel in behandeling kan nemen nu het dispuut betreft een bedrag van € 8.500,–.

Standpunt van de notaris

Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het verweer op het volgende neer.

1. De geschillencommissie is niet ontvankelijk in deze daar het dossier en de werkzaamheden waarover de cliënt klaagt ruim voordat de geschillencommissie bij het notariaat werd betrokken zijn afgerond. Daarnaast kan de commissie niet oordelen over een declaratie die door cliënt reeds meer dan een jaar geleden is geaccordeerd en door de cliënt niet onder protest uit eigener beweging is voldaan. Er is geen sprake van een declaratiegeschil;
2. De klacht is onvoldoende duidelijk geformuleerd;
3. Op 13 juni 2012 is het dossier afgerond doordat de cliënt op die datum de akte van rekening en verantwoording tekende en kwijting en decharge gaf aan de executeur bij een collega notaris. Cliënt mag een jaar de tijd nemen om een klacht te formuleren en de notaris dient binnen twee weken verweer te voeren. De notaris acht dit geen redelijke verhouding tussen klager en verweerder;
4. De cliënt heeft zich tijdens de gehele afwikkeling van de nalatenschap laten bijstaan door een deskundige en vertrouwenspersoon. Zij hebben stukken ruim voor ondertekening kunnen inzien en ervoor gekozen om de stukken niet in persoon te komen tekenen zodat de notaris niet in de gelegenheid is gesteld om de stukken mondeling toe te lichten. In de aanbiedingsbrief heeft de notaris expliciet gemeld dat bij ondertekening van de stukken zij definitief akkoord ging met de werkzaamheden van de notaris;
5. De notaris acht het van de cliënt onredelijk dat zij eerst acht maanden na accordering van de rekening op de hoogte van de declaratie terugkomt. De cliënt heeft de notaris er nimmer op gewezen dat hij voor wat betreft de aangifte van de successierechten iets over het hoofd heeft gezien, zodat hij niet de mogelijkheid heeft gehad een eventuele omissie te herstellen;
6. De cliënt kan de notaris niet verwijten dat hij de in de woning aangetroffen wapens aan de politie heeft overhandigd en dat deze vervolgens zijn ingenomen;
7. De erflater heeft de notaris opdracht gegeven de nalatenschap af te wikkelen tegen een vastgesteld uurtarief van € 250,– exclusief BTW. De erflater is expliciet afgeweken van het wettelijk loon voor een executeur van 1%;
8. De notaris heeft niet alle uren gedeclareerd en de geschreven uren met een bedrag van ongeveer € 1.500,– verminderd;
9/10. De notaris bestrijdt dat hij niet professioneel heeft gehandeld ten aanzien van de boedelbeschrijving. Op geen enkele wijze is er een bewijs geleverd dat goederen uit de woning zouden zijn ontvreemd. Er waren te weinig aanknopingspunten om aangifte bij de politie te doen;
11/12. De cliënt schetst een beeld als zou de notaris niet gereageerd hebben op e-mails. Dit is niet juist. De notaris heeft binnen de daarvoor gestelde termijnen door de belastingdienst de nalatenschap moeten afwikkelen en de cliënt is zowel de aangifte als de aanslag erfbelasting ter hand gesteld.

In het aanvullend verweerschrift heeft de notaris aangegeven dat de afwikkeling van de nalatenschap veel tijd heeft gekost vanwege het ontbreken van administratie, vele besprekingen, huisbezoeken overleg met legatarissen, het uitzoeken van talloze stellingen en de omvangrijke correspondentie. De urenuitdraai die de notaris heeft overgelegd wordt door rechters geaccepteerd als een correcte verantwoording van de werkzaamheden. De aangifte erfbelasting is ingediend conform de toen geldende regels (WOZ waarde met peildatum 2010). Vanaf 1 januari 2012 geldt dat ook uitgegaan mag worden van een WOZ waarde per 1 januari van het overlijdensjaar. Echter deze regelgeving was ten tijde van het overlijden niet van toepassing. Overigens heeft de notaris aan de belastingdienst verzocht om € 90.000,– voor de waarde van de woning aan te houden doch dit verzoek is niet gehonoreerd. De notaris heeft onderzoek gedaan naar de vermeende vermissing van goederen en van de thuiszorg plausibele verklaringen gekregen waarom de kamer zo leeg was (in verband met plaatsing van een ziekenhuisbed). Uit een plausibele verklaring blijkt dat de overledene zelf opdracht heeft gegeven tot overboeken van € 1.500,–. Het feit dat de notaris sommige perioden slecht bereikbaar is geweest, klopt. Hij heeft de cliënt hiervoor destijds zijn excuses gemaakt en vindt het niet terecht dat de cliënt hier twee jaar na dato op terugkomt.

Ter zitting heeft de notaris zijn standpunt toegelicht. Op 13 juni 2012 is het dossier afgerond doordat de cliënt op die datum de akte van rekening en verantwoording tekende en kwijting en decharge gaf aan de executeur bij een collega notaris. Voor het tekenen van de akte is de cliënt uitgenodigd op het kantoor. In de uitnodigingsbrief is uitdrukkelijk aangegeven wat de gevolgen van de tekening van de akte zouden zijn. De cliënt heeft van de uitnodiging geen gebruik gemaakt en voor het tekenen van de akte een volmacht verleend. Een jaar na dato kan zij niet meer om opening van het dossier vragen. Dit klemt temeer daar de cliënt voor 13 juni 2012 op het kantoor een gesprek heeft gehad met de notaris en waarin de verschillen van mening zijn uitgesproken en partijen in goed overleg uit elkaar zijn gegaan.

Overigens heeft de cliënt de notaris nimmer een kans gegund om bij de belastingdienst een verzoek in te dienen om verlaging van de erfbelasting in verband met de verlaagde WOZ waarde. Wel heeft de notaris inmiddels een brief van de belastingdienst ontvangen dat de cliënt in verband met deze verlaging rond € 3.000,– terug zal ontvangen. De notaris heeft ter zitting desgevraagd aangegeven niets met deze brief gedaan omdat hij ervan uitging dat het een afschrift betrof en dat de cliënt eveneens door de belastingdienst was geïnformeerd.

De notaris verzoekt de commissie cliënt niet ontvankelijk te verklaren in haar klacht dan wel om de klacht van de cliënt ongegrond te verklaren en het door de cliënt verzochte af te wijzen.

Beoordeling van het geschil

Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het
volgende.

Alvorens een inhoudelijke beslissing te geven in het onderhavige geschil dient de commissie zich allereerst uit te spreken over haar bevoegdheid in deze.

Ingevolge artikel 2, lid 1 van het reglement van de Geschillencommissie Notariaat is de Geschillenregeling Notariaat van toepassing indien door partijen daarnaar bij schriftelijke overeenkomst is verwezen en het geschil betreft:
a. de totstandkoming en/of uitvoering van een opdracht aan de notaris;
b. (…);
c. de hoogte en/of de incasso van één of meer door de notaris aan de cliënt verzonden declaraties tot een bedrag van € 10.000,– (inclusief BTW).

Vaststaat dat de declaratie van 25 mei 2012 inzake de afwikkeling van de nalatenschap het maximale bedrag van € 10.000,– overstijgt, namelijk € 12.042,56. Dit betekent dat het geschil voor zover dit betrekking heeft op de hoogte van de declaratie (klachten 1 en 2) door de commissie niet kan worden behandeld en dat dan ook in deze tot onbevoegdheid van de commissie dient te worden beslist.
Ten aanzien van de overige klachten overweegt de commissie als volgt.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.
Klacht 3: De commissie is van oordeel dat de notaris gemotiveerd heeft weersproken waarom op het moment van de afwikkeling van de nalatenschap bij de aangifte van de erfbelasting moest worden uitgegaan van de WOZ waarde zoals deze gold ten tijde van het overlijden van de erflater. Pas na 1 januari 2012 is de regelgeving in deze gewijzigd en mag uitgegaan worden van een WOZ waarde per 1 januari van het overlijdensjaar.
Overigens is ter zitting vast komen te staan dat de erfbelasting inmiddels door de belastingdienst in gunstige zin is verminderd en dat de notaris heeft toegezegd met voortvarendheid te bewerkstelligen dat het bedrag door de belastingdienst op de bankrekening van de cliënt zal worden teruggestort. Hierbij merkt de commissie op dat het op de weg van de notaris had gelegen direct na ontvangst van de brief van de belastingdienst de cliënt hiervan in kennis te stellen nu deze brief niet aan cliënt maar aan hem als (voormalig) executeur was gericht en het belang daarvan voor de cliënt hem voldoende duidelijk behoorde ze zijn. Zijn verweer dat hij meende dat cliënte of haar adviseur hiervan ook een afschrift zou hebben ontvangen, overtuigt geenszins vooral nu uit de ter zitting getoonde stukken blijkt dat de notaris als executeur wordt aangeschreven en op geen enkele wijze daarbij is aangegeven dat een afschrift is verzonden naar cliënte of haar adviseur. Door dit na te laten heeft hij zich niet geheel professioneel opgesteld.

Klachten 4/5/6: Naar het oordeel van de commissie heeft de notaris terecht een beroep gedaan op de getekende akte van rekening en verantwoording waarbij de cliënt kwijting en decharge aan hem als executeur heeft verleend.
Daarbij neemt de commissie in aanmerking dat de cliënt ter zitting heeft verklaard dat zij voor de ondertekening van de akte is uitgenodigd op het kantoor en dat de notaris in zijn uitnodigingsbrief duidelijk heeft aangegeven wat de gevolgen waren van het tekenen van deze akte, namelijk dat het dossier met wederzijdse toestemming zou worden afgerond en gesloten en zij de notaris voor zijn werkzaamheden als executeur kwijting en decharge zou verlenen. De cliënt wist derhalve waarvoor zij tekende en heeft dit ook ter zitting erkend en daarbij aangegeven dat zij gekozen heeft voor kwijting en decharge omdat zij het vrijkomende geld nodig had, hetgeen naar het oordeel van de commissie dan ook voor haar risico komt. Zij kan zich derhalve uitsluitend met klachten tot de notaris wenden met betrekking tot nieuwe feiten, feiten die niet ten tijde van de afwikkeling van de nalatenschap bekend waren. Hiervan is de commissie niet gebleken.

Gelet op het vorenstaande acht de commissie de klachten 3 tot en met 6 niet gegrond.
Hetgeen cliënte in dit verband voorts nog heeft gesteld, kan daar niet aan afdoen.
De commissie wijst tevens de gevorderde bijstandskosten, een bedrag van € 850,–, af. Naar het oordeel van de commissie is er op de voet van het in deze van toepassing zijnde reglement geen sprake van een buitengewone omstandigheid die een vergoeding van deze kosten rechtvaardigen.
Van schade zoals gesteld door de cliënte door toedoen van de notaris is niet gebleken. De door haar gevorderde schadevergoeding zal worden afgewezen.

Derhalve dient als volgt te worden beslist.

Beslissing

De commissie verklaart zich onbevoegd een oordeel te geven over de klachten 1 en 2 inzake de hoogte van de declaratie, verklaart de overige klachten 3 tot en met 6 ongegrond en wijst de daar aan gerelateerde vorderingen af.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat.