Geen getekende opdrachtbevestiging betekent niet dat er geen sprake is van opdrachtgever

De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Notariaat Zakelijk    Categorie: Kosten / Opdracht    Jaartal: 2020
Soort uitspraak: Arbitraal Vonnis   Uitkomst: Ongegrond   Referentiecode: 11074/26314

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over

De eiseres klaagt over de werkzaamheden van de verweerster ten aanzien van de splitsing van een appartementencomplex, de overdracht van de betreffende appartementsrechten en het opstellen van een koopovereenkomst. De eiseres stelt dat zij geen opdrachtgever is van de door de verweerster verrichte werkzaamheden, zodat zij niet gehouden kan worden daarvoor te betalen. De verweerster geeft aan dat de verwijten niet kloppen. De verweerster verwerpt het standpunt van eiseres dat zij geen opdrachtgever zou zijn. In overleg met en na toestemming van de eiseres en na ontvangst van de door haar verstrekte informatie heeft de verweerster de concept akten opgesteld, die de eiseres ook heeft ondertekend. De commissie oordeelt dat ondanks het eerste contact tussen partijen niet van de eiseres is uitgegaan, zij zich vrijwel direct daarna als opdrachtgever is gaan gedragen en daarom als zodanig kan worden aangemerkt. Dat er geen getekende opdrachtbevestiging is, staat daar niet aan in de weg. De klacht is ongegrond.

Volledige uitspraak

Ondergetekenden:

de heer mr. A.G.M. Zander, wonende te [plaatsnaam], de heer mr. R.J. Holtman, wonende te [plaatsnaam] en de heer mr. N.A. Mourits, wonende te [plaatsnaam], die in het onderhavige geschil als arbiters optreden, hebben het volgende arbitrale vonnis gewezen.

Bevoegdheid arbiters en plaats van arbitrage
De bevoegdheid van de arbiters berust op een overeenkomst tot arbitrage, zoals vervat in een door eiseres ondertekend vragenformulier en een verplichte deelname van de notaris via de Verordening Klachten- en geschillenregeling, waarbij de bij de KNB aangesloten notarissen zich voor de beslechting van alle geschillen ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, onderwerpen aan arbitrage door de commissie. De verweerster was ten tijde van de periode waarop dit geschil betrekking heeft als (kandidaat-)notaris lid van de KNB. Aldus is voldaan aan de eis van artikel 1021 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Partijen zijn tevens overeengekomen dat alle geschillen – zoals hiervoor omschreven – zullen worden beslecht overeenkomstig het Reglement Geschillencommissie Notariaat (hierna te noemen: het Reglement).

Als plaats van arbitrage is Den Haag vastgesteld.

Behandeling van het geschil
Op 2 juni 2020 heeft te Den Haag de behandeling plaatsgevonden ten overstaan van de arbiters, bijgestaan door mevrouw [naam plaatsvervangend secretaris] fungerend als plaatsvervangend secretaris. Dit is geschied buiten aanwezigheid van partijen door de omstandigheden rondom het Corona-virus.

Het bureau van de Commissie heeft aan beide partijen bericht dat de Commissie de behandeling van het geschil zal afdoen zonder mondelinge behandeling. De Commissie heeft daartoe ook de bevoegdheid conform haar reglement. Alhoewel daartoe wel in de mogelijkheid gesteld, hebben geen van partijen aangegeven prijs te stellen op een mondelinge behandeling. Om die reden zijn partijen geïnformeerd over de datum wanneer de Commissie zal beslissen over het geschil.

Partijen zijn dan ook niet voor de behandeling opgeroepen.

Standpunt eiseres
Voor het standpunt van eiseres verwijzen de arbiters naar de overgelegde stukken. In de kern komt de klacht op het volgende neer.

Het geschil betreft de declaratie van de werkzaamheden van verweerster inzake de splitsing van een appartementencomplex aan de [straatnaam] te [plaatsnaam], de overdracht van de betreffende appartementsrechten en het opstellen van een koopovereenkomst. Eiseres heeft de declaratie van €2.803,20 van de notaris onbetaald gelaten. Overeenkomstig het reglement van de commissie heeft zij dit bedrag bij de commissie in depot gestort.

Eiseres stelt zich op het standpunt dat zij geen opdrachtgever was van de door verweerster verrichte werkzaamheden zodat zij niet gehouden kan worden daarvoor te betalen. Verweerster heeft eiseres zelf benaderd na contact met de verkoper van eerdergenoemd appartementencomplex. Daarbij heeft verweerster de offerte voor de werkzaamheden gestuurd aan een foutief mailadres waardoor eiseres die niet heeft ontvangen.

Wel heeft eiseres met verweerster gesproken over het opstellen van een koopakte ter verkrijging van de hypothecaire financiering. Verweerster zou hiervoor vaste bedragen rekenen na de overdracht; de overdracht heeft echter nooit plaatsgevonden.
Problemen bij het aanvragen van de financiering hebben een uiteindelijke overdracht in de weg gestaan. Eiseres is van mening dat verweerster haar declaratie bij de bank van eiseres dient in te dienen.

Ten overvloede merkt eiseres op dat in de declaratie kosten zijn opgenomen die betrekking hebben op de contacten tussen verweerster en de verkopende partij en de werkzaamheden die daarmee samenhangen. Dit zijn kosten die niet aan eiseres kunnen worden doorgerekend.

Eiseres verlangt een volledige intrekking van de declaratie van verweerster van € 2803,20.

Standpunt verweerster
Voor het standpunt van verweerster verwijzen de arbiters naar de overgelegde stukken. In de kern komt het verweer op het volgende neer.

Eind juli 2018 is verweerster benaderd door de heer [naam verkoper], de verkoper van de hierboven genoemde appartementsrechten te [plaatsnaam], inzake de voorgenomen overdracht. De heer [naam verkoper] heeft verweerster te kennen gegeven de bedrijfsruimte op de begane grond en in de kelder aan eiseres te willen verkopen. Tevens werd vermeld dat eiseres de intentie had om één van de over te dragen appartementsrechten in twee delen te splitsen, waarvoor een wijziging van de splitsingsakte noodzakelijk was.

Tijdens een bespreking op 11 december 2018 hebben partijen de voorgenomen transacties doorgesproken en heeft verweerster eiseres geïnformeerd omtrent de acties welke van haar zijde nodig zouden zijn zoals een taxatierapport, een splitsingstekening en overleg met de belastingdienst inzake de verschuldigde overdrachtsbelasting.
Op 13 december 2018 heeft verweerster eiseres een offerte gestuurd omtrent de kosten gemoeid met het opstellen van de wijziging van de splitsingsakte, de akte tot levering en de hypotheekakte. Daarbij waren de algemene voorwaarden van verweerster gevoegd.
Abusievelijk was de offerte aan een foutief e-mailadres gezonden. Dat deze offerte eiseres niet heeft bereikt is echter onjuist. De offerte werd niet alleen aan [naam algemeen directeur van eiseres] gezonden doch eveneens aan haar echtgenoot de heer [naam echtgenoot algemeen directeur eiseres], die de e-mail heeft doorgestuurd aan eiseres. De benodigde informatie voor het opstellen van de akten werd vervolgens door eiseres aan verweerster verstrekt, waarna verweerster de concept akten betreffende de splitsing en levering heeft opgesteld. Met alle partijen werd op 5 februari 2019 een afspraak gepland voor ondertekening van de akten. De afspraak kon geen doorgang vinden aangezien de hypotheekstukken benodigd voor de hypotheekakte nog niet beschikbaar waren. Op verzoek van eiseres heeft verweerster ten behoeve van de bank een schriftelijke koopovereenkomst opgesteld. Op 19 februari 2019 heeft eiseres die koopovereenkomst ondertekend en aan verweerster teruggestuurd.
Een geplande afspraak op 28 februari 2019 ter ondertekening van de akten kon wederom geen doorgang vinden, wederom vanwege het ontbreken van de benodigde hypotheekstukken.
Van eiseres werd vervolgens enige tijd niets vernomen. Telefonische navraag op 12 april 2019 leerde dat het financieringsproces aan de zijde van eiseres stroef verliep en eiseres verweerster op de hoogte zou houden van de ontwikkelingen.
In juli 2019 heeft verweerster eiseres een tussentijdse declaratie gestuurd voor de van juli 2018 tot juli 2019 verrichte werkzaamheden. Op grond van de algemene voorwaarden van verweerster was zij daartoe gerechtigd.

Verweerster verwerpt het standpunt van eiseres dat zij geen opdrachtgever zou zijn. In overleg met en na toestemming van eiseres en na ontvangst van de door haar verstrekte informatie heeft verweerster de concept akten opgesteld die eiseres heeft ondertekend. Dat de verkoper het eerste contact was met verweerster doet daar niet aan af. Verweerster verwijst hiervoor ook naar de door haar aan eiseres verstrekte algemene voorwaarden.

Aangezien verweerster geen enkele bemoeienis heeft met het aanvragen van de financiering door eiseres en geen enkele contractuele verbintenis heeft met haar bank kan verweerster haar declaratie uiteraard niet bij de bank indienen.
Indien eiseres van mening is dat haar bank de oorzaak is van het feit dat de overdracht niet heeft kunnen plaatsvinden kan zij zelf trachten bij haar bank een vergoeding te verzoeken.

Verweerster stelt zich dan ook op het standpunt dat eiseres gehouden is haar declaratie te voldoen. Het is onjuist dat daarin werkzaamheden zijn opgenomen die geen verband houden met de akten opgesteld voor eiseres. De declaratie is in lijn met de aan eiseres in december 2018 gezonden offerte waaraan de werkzaamheden betreffende de op verzoek van eiseres ten behoeve van de bank opgestelde koopovereenkomst zijn toegevoegd.

Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overwegen de arbiters het volgende.

Gelet op het bepaalde in artikel 31 van het Reglement beslissen de arbiters naar redelijkheid en billijkheid, waarbij zij met in achtneming van de tussen partijen geldende rechtsverhouding als maatstaf voor het handelen van verweerster als notaris hanteren dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

In geschil tussen partijen is of eiseres kan worden aangemerkt als opdrachtgever van de door verweerster verrichte werkzaamheden.
De verkoper van de appartementsrechten te [plaatsnaam] heeft verweerster benaderd om de overdracht van de appartementsrechten te realiseren waarna verweerster zich tot eiseres (één van de kopers) heeft gewend. Het initiatief tot het aanzoeken van verweerster als notaris lag daarmee bij de verkoper. Aangezien eiseres een splitsing wenste van één van de door haar aan te kopen appartementsrechten heeft zij verweerster verzocht de daartoe benodigde akten en tekeningen in orde te (laten) maken. Eiseres heeft daarmee als opdrachtgever gehandeld waarna de verschillende akten ten behoeve van de splitsing en overdracht van de appartementsrechten door verweerster zijn geconcipieerd en verweerster de benodigde splitsingstekeningen heeft laten maken. Alle daarvoor benodigde informatie werd daarvoor door eiseres aangeleverd; tussen partijen werd uitvoerig gecorrespondeerd en er was met regelmaat telefonisch contact.
Voorafgaand aan het concipiëren van de diverse akten heeft verweerster op 13 december 2018 aan eiseres een offerte gezonden voor de te verrichten werkzaamheden en haar algemene voorwaarden toegestuurd. Het standpunt van eiseres dat zij die offerte niet zou hebben ontvangen aangezien die gestuurd zou zijn aan een foutief mailadres gaat niet op. Die e-mail was immers niet alleen aan [naam algemeen directeur van eiseres] gestuurd, maar ook aan haar echtgenoot de heer [naam echtgenoot algemeen directeur van eiseres], die de e-mail onmiddellijk heeft doorgestuurd. De betreffende e-mails zijn door verweerster aan het dossier toegevoegd. In de e-mail van 13 december 2018 werd niet alleen de offerte gestuurd doch eveneens aan eiseres gevraagd om in de daarbij gevoegde splitsingstekening aan te geven waar de splitsing diende te worden aangebracht. Eiseres heeft hierop bij e-mail van 17 december 2018 een bewerkte splitsingstekening aan verweerster geretourneerd, waaruit kan worden afgeleid dat eiseres de e-mail van 13 december 2018 heeft ontvangen.

Naast de werkzaamheden ten behoeve van de splitsing heeft verweerster op verzoek van eiseres een koopovereenkomst geconcipieerd ten behoeve van de financiering door de bank.

De arbiters constateren dan ook dat, hoewel het eerste contact tussen partijen niet van eiseres is uitgegaan, zij zich vrijwel direct daarna als opdrachtgever is gaan gedragen en als zodanig kan worden aangemerkt. Dat er geen getekende opdrachtbevestiging is staat daar niet aan in de weg.

Dat de aankoop van de appartementsrechten uiteindelijk geen doorgang heeft kunnen vinden aangezien eiseres de financiering daarvan niet rond kreeg kan niet aan verweerster worden tegengeworpen. De werkzaamheden ten behoeve van de overdracht waren reeds verricht.
De arbiters zijn van oordeel dat de door verweerster aan eiseres gestuurde declaratie van € 2.803,20 volledig in lijn is met de offerte van 13 december 2018 met dien verstande dat daaraan de werkzaamheden betreffende de concept koopovereenkomst ten behoeve van de te verkrijgen financiering door eiseres zijn toegevoegd.
Die declaratie komt de arbiters geenszins onredelijk of bovenmatig voor.

Op grond van het bovenstaande zullen de arbiters het verzoek van eiseres dan ook afwijzen.

Beslissing
De arbiters:

-verklaren de klacht van eiseres ongegrond;

-bepalen dat eiseres de declaratie van € 2803,20 aan de notaris verschuldigd is;

-bepalen dat het door eiseres aan de commissie betaalde depotbedrag van € 2803,20 aan de notaris zal worden uitgekeerd;

-wijzen af het meer of anders gevorderde.