Klachten over afhandeling nalatenschap

Commissie: Notariaat Categorie: Dienstverlening Jaartal: 2023
Soort uitspraak: bindend advies Uitkomst: ten dele gegrond Referentiecode: 181120/186730

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over?

De notaris heeft opdracht gekregen de nalatenschap van de broer van cliënt af te wikkelen. De cliënt heeft een aantal klachten over de (kwaliteit) van de dienstverlening van de notaris. De commissie is van oordeel dat de notaris de inhoud van de gesprekken met één erfgenaam onvoldoende heeft teruggekoppeld aan de andere erfgenamen. Verder heeft de notaris onterecht nagelaten de begrafeniskosten in de conceptberekening van de erfbelasting mee te nemen. Tevens had van de notaris verwacht mogen worden dat hij het inschakelen van een externe deskundige met de erfgenamen had gecommuniceerd. Ten slotte is de commissie van oordeel dat er erg veel tijd en een hoog tarief in rekening is gebracht voor bepaalde werkzaamheden. De factuur wordt door de commissie gematigd. De klacht is deels gegrond.

De uitspraak

Behandeling van het geschil
De bevoegdheid van de commissie berust op de verplichte deelname van de notaris via de Verordening Klachten- en geschillenregeling, waarbij de bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (verder: KNB) aangesloten notarissen zich voor de beslechting van alle geschillen ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, onderwerpen aan bindende advisering door de commissie. De notaris is lid van de KNB.

Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen ter zitting te verschijnen.

De commissie heeft kennisgenomen van de overgelegde stukken.

De behandeling heeft plaatsgevonden op 27 januari 2023 te Den Haag. Dit is geschied buiten fysieke aanwezigheid van partijen, maar via digitale middelen. Partijen hebben ingestemd met deze vorm van digitale behandeling. Cliënte heeft ter zitting haar standpunt via haar gemachtigde en via de digitale middelen toegelicht. De notaris heeft tevens gebruik gemaakt van de mogelijkheid zijn standpunt toe te lichten en werd daarbij ter zitting bijgestaan door de kantoorgenoot van zijn gemachtigde, mevrouw mr. [naam].

Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de kwaliteit van de dienstverlening en schade die cliënte stelt te hebben geleden ten gevolge van het handelen en/of nalaten van de notaris.

Standpunt van de cliënt
Voor het standpunt van de cliënte verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Op [datum] is de broer van cliënte overleden zonder uiterste wilsbeschikking. Cliënte E, haar broer J, zus M en zus H, zijn tezamen de erfgenamen, ieder voor gelijke delen. De nalatenschap is beneficiair aanvaard. In januari 2021 is aan de notaris volmacht verleend om als boedelnotaris en vereffenaar van de boedel alle nodige werkzaamheden te verrichten. Anderhalf jaar later zijn drie van de vier erfgenamen van mening dat de notaris hierbij niet rechtmatig en objectief gehandeld heeft.

Namens drie erfgenamen heeft cliënte op 29 juni 2022 aan de notaris medegedeeld dat er geen vertrouwen meer is in een objectieve afhandeling. De klachten zijn – kort weergegeven – als volgt:

lopende abonnementen en contracten zijn niet tijdig stop gezet;
er is onvoldoende hoor en wederhoor geweest en de notaris heeft zich partijdig opgesteld door cliënte te laat op de hoogte te stellen over het overleg met de dochter van zus H;
de notaris heeft ten onrechte € 100,– euro in rekening gebracht voor de verkoop van de auto, welke verkoop door de erfgenamen zelf is gedaan;
de tussentijdse declaratie van € 11.420,– is zonder toestemming van de erven afgeboekt van de erven-rekening, waardoor er onvoldoende saldo resteerde ter voldoening van de erfbelasting.
de declaraties voldoen niet aan het vereiste van art. 55 Wna: er zijn desgevraagd geen duidelijke specificaties van de declaraties verstrekt;
er is onevenredig veel tijd besteed aan gesprekken met de dochter van één van de erfgenamen; er zijn zodoende onevenredige kosten gemaakt in het belang van één van de erfgenamen die in rekening zijn gebracht bij overige erfgenamen;
hoge kosten en fouten zijn gemaakt in de berekening van de aangifte erfbelasting en pas na herhaald aandringen is de aangifte ingediend;
de notaris heeft niet tijdig geageerd op een schrijven van de advocaat van klagers
d. 3 juni 2021;
hypotheekverstrekker van de woning van erflater is te laat en selectief geïnformeerd over het overlijden en de taxatie van de woning;
cliënte heeft zelfstandig advies moeten inwinnen over de wijze waarop de erfbelasting berekend zou moeten worden en hoe de notariële akte uit 1993 geïnterpreteerd zou moeten worden, dit terwijl zus H reeds over die kennis leek te beschikken;
communicatie over de getekende ontruimingsverklaring van zus H is niet ter kennis gebracht van overige erfgenamen;
in de tussentijdse declaratie zijn kosten opgenomen gemaakt met de dochter van zus H en enkel in haar belang en niet die van de erfgenamen;
notaris heeft niet op tijd aangifte successierechten gedaan waardoor één van de erfgenamen een aanmaning van de belastingdienst ontving wegens te late indiening;
inschakeling van externe deskundige zonder toestemming van de erfgenamen;
tegen instructies in na opzegging van de opdracht nog ruim € 3.000,– per erfgenaam aan kosten gemaakt;
een ongefundeerde betekenisloze taxatie heeft de notaris laten opstellen van de woning door een bevriende makelaar;
onvoldoende en onjuiste communicatie inzake de hypotheekaflossing en uitkoop van zus H;
de notaris heeft ten onrechte aan de hypotheekverstrekker medegedeeld dat er sprake was van een uitkoopregeling;
te hoge declaratie van € 25.385,04 is bij erfgenamen in rekening gebracht.

Cliënte stelt door de onzorgvuldige uitvoering van zijn taak door de notaris voor totaal € 22.000,– schade te hebben geleden, bestaande uit:

€ 8.462, — in rekening gebrachte boedelkosten door de notaris;
€ 4.484, — verschuldigde erfbelasting;
€ 3.519, — kosten ingeschakelde advocaat;
€ 433,– kosten financieel advies PM Ondernemend;
€ 102,– doorlopende kosten wegens te laat opzeggen door de notaris van openstaande verplichtingen van erflater;
€ 3.500, — 100 uur a € 35,– aan niet gefaciliteerde uren;
€ 1.500, — rendementsverlies financiering.

Cliënte heeft ter zitting verklaard op grond van het reglement van de commissie haar schadevordering te beperken tot een bedrag van € 10.000,–.

Ter zitting heeft de cliënte bevestigd dat de dubbel in rekening gebrachte werkzaamheden inmiddels door de notaris zijn gecrediteerd.

De cliënte heeft haar deel van de laatste betwiste factuur van de notaris voor een bedrag van € 623,– bij de commissie in depot gestort.

Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

De notaris heeft, na de ter zitting gedane beperking door de cliënte van haar vordering tot € 10.000,–, bij aanvang van de zitting zijn niet ontvankelijkheidsverweer ingetrokken.

De notaris stelt dat er een zodanig heftige ruzie was tussen cliënte en haar zus en broer enerzijds en zus H. anderzijds, dat gesprekken tussen beide kampen onmogelijk waren. Voorwerp van conflict tussen partijen was het bestaan van een bij notariële akte vastgelegd recht van gebruik en bewoning van zus H in de woning van erflater. Dat maakte de afwikkeling extra gecompliceerd. In dat kader heeft de notaris diverse besprekingen en gesprekken gevoerd met de verschillende betrokken partijen over het levenslang recht van gebruik en bewoning en de mogelijke executieverkoop van deze woning door de hypotheekverstrekker en heeft hij kostenoverzichten opgesteld. De notaris merkt op dat de tijd die aan één erfgenaam wordt besteed niets zegt over de onpartijdigheid van de notaris.

Ten aanzien van de onder a t/m s [1 t/m 19] genoemde klachten stelt de notaris zich in het algemeen op het standpunt dat hij zich in de gestelde bezwaren niet kan vinden en dat hij over het gehele tijdspad steeds frequent en zonder talmen werkzaamheden heeft verricht, daarvan steeds conform de afspraken aantekening heeft gemaakt, en deze werkzaamheden middels de specificaties bij de declaraties inzichtelijk heeft gemaakt en steeds tussentijds rekening en verantwoording heeft afgelegd. De declaraties van het notariskantoor zijn conform afspraak daartoe voldaan van de erven-rekening. De aangifte erfbelasting is als gevolg van de slechte onderlinge verhoudingen enkele malen uitgesteld, onder meer op verzoek van de advocaat van cliënte. De notaris erkent dat er gezien de onderlinge verstandhouding inderdaad contact is geweest met (de gevolmachtigde dochter van) zus H, nu aan de notaris ook de volmacht was gegeven om ‘de zaak vlot te trekken’, om tot een bevredigende afwikkeling van de nalatenschap te komen, inclusief de woning alwaar de zus verbleef. In overleg met de hypotheekverstrekker heeft de notaris steeds een executoriale verkoop kunnen uitstellen, zodat de erfgenamen meer tijd zouden hebben om er in onderling overleg uit te komen.

De notaris meent dat er ondanks de slechte verstandhoudingen tussen de erfgenamen dusdanige vorderingen zijn gemaakt, welke hebben geleid tot een overeenstemming ter zake de woning en dat niet valt in te zien waarom in de eindfase van de verdeling van de woning de volmacht door klagers is ingetrokken. Dat de afwikkeling van erfgenamen met hun zus niet is gelopen zoals cliënte voor ogen had is niet aan hem te wijten.

De notaris erkent dat hij per abuis werkzaamheden tweemaal in rekening heeft gebracht. Het betreft een bedrag van € 6.464,81 inclusief btw, oftewel € 1.616,20 per persoon. De notaris heeft aangegeven dat hij deze bedragen reeds heeft gecrediteerd.

De notaris concludeert dat de gemaakte verwijten ongegrond en veelal ongefundeerd zijn, en door hem gemotiveerd en onder overlegging van bewijsstukken zijn weerlegd. Hert verzoek tot vergoeding van schade dient derhalve afgewezen te worden.

De notaris verzoekt de commissie de klachten van cliënte ongegrond te verklaren. In reconventie vordert de notaris cliënte op te dragen te voldoen de openstaande declaratie ad € 623,– minus – naar de commissie begrijpt een vierde van – een bedrag van € 410,– voor (betwistte) onnodige abonnementskosten en minus eventuele, nader door de cliënte inzichtelijk te maken, in rekening gebrachte tijd voor herstel van eigen omissies in de aangifte erfbelasting.

Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.

De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

Vast staat dat de broer van cliënte op [datum] is overleden. Erflater had geen afstammelingen achtergelaten en geen testament opgemaakt. Op 14 januari 2021 heeft de notaris alle erfgenamen, cliënte en haar twee zussen en broer, bericht dat hij opdracht heeft gekregen tot de afwikkeling van de nalatenschap van hun broer en heeft hij de erfgenamen geïnformeerd over de gevolgen van de erfopvolging en keuzemogelijkheden. Op 8 februari 2021 heeft cliënte de nalatenschap aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving.

Vast is komen te staan dat de afwikkeling van de erfenis bemoeilijkt werd doordat de woning van erflater niet vrij en onbezwaard verkocht kon worden vanwege een gevestigd recht van gebruik en bewoning ten behoeve van één van de erfgenamen. Het recht van gebruik en bewoning van zus H en hoe met dit recht bij de verdeling diende te worden omgegaan heeft partijen verdeeld gehouden en stond een vlotte afwikkeling in de weg. De klachten onder b en f van cliënte dat de notaris in de eerste vijf maanden van de afwikkeling van de erfenis onevenredig veel uren heeft besteed heeft aan één van de erfgenamen is naar het oordeel van de commissie door de notaris voldoende weersproken. De commissie heeft niet kunnen vaststellen dat onredelijk veel tijd is besteed aan één van de erfgenamen of gevolmachtigde. Wel heeft de commissie uit de processtukken kunnen afleiden dat over de inhoud van de gesprekken met zus H, geen althans onvoldoende terugkoppeling heeft plaatsgevonden met de overige erfgenamen en dat het gebrek aan terugkoppeling bij cliënte veel ongenoegen, onvrede en onzekerheid heeft teweeggebracht. In zoverre is de klacht gegrond. De notaris heeft hier niet gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris, doch de commissie heeft niet kunnen vaststellen dat dit tot schade bij cliënte heeft geleid. Dat de notaris geaccepteerd heeft dat zus H. zich in de gesprekken met de notaris liet vertegenwoordigen door haar dochter is naar het oordeel van de commissie de notaris niet te verwijten.

De commissie heeft uit de overgelegde stukken en hetgeen naar voren is gebracht ter zitting niet kunnen vaststellen dat de notaris voor het overige niet of niet tijdig heeft gecommuniceerd met cliënte. De commissie heeft evenmin kunnen vaststellen dat de handelingen van de notaris tot schade hebben geleid. De stelling van cliënte, dat door betere terugkoppeling door de notaris, erfgenamen er eerder met elkaar uitgekomen zouden zijn, is naar het oordeel van de commissie een verwachting, of wellicht hoop, doch onvoldoende concreet komen vast te staan voor vaststelling of toekenning van een schadevergoeding.

De klachten met betrekking tot het informeren van de hypotheekverstrekker en de terugkoppeling daarvan acht de commissie ongegrond. Niet is gebleken dat de erfgenamen van de wijze of tijdstip van informeren nadeel hebben ondervonden. Terecht is door de notaris gesteld dat er sprake was van een verdedigbare handelwijze die in het belang van de erfgenamen was gelet op de onduidelijkheid hoe werd omgegaan met de woning.

Voorts overweegt de commissie dat het een eigen keuze van cliënte is geweest om een advocaat en een fiscalist in te schakelen, een keuze die wellicht is ingegeven door de ingewikkeldheid van de materie of bestaande discussie over het verblijf van een van de erfgenamen in de woning en de gevolgen van het in stand houden van het recht van bewoning en het in stand laten van de onverdeeldheid, maar deze keuze kan niet als schade worden opgevat of voor rekening van de notaris worden gebracht, nu niet is komen vast te staan dat de notaris cliënte juridisch verkeerd geïnformeerd heeft ten aanzien van het gevestigde recht van gebruik en bewoning.

Het klachtonderdeel over onvoldoende communicatie betreffende de ontruimingsverklaring acht de commissie niet gegrond. De ontruiming was ten tijde van de gesprekken met zus H. nog niet aan de orde, zodat het de notaris niet valt te verwijten dat hij op dat moment niet met overige erfgenamen over een ontruiming heeft gecommuniceerd. Temeer nu de notaris wel reeds zijn zienswijze over de akte uit 1993 met de erfgenamen had gedeeld.

De verschuldigde erfbelasting en de door cliënte zelf bestede tijd (de niet gefaciliteerde uren) kunnen naar het oordeel van de commissie niet als schade worden opgevat. De erfbelasting zijn erfgenamen wettelijk verschuldigd en de vordering tot toekenning van een vergoeding voor “niet gefaciliteerde uren” is onvoldoende concreet en komt niet voor vergoeding in aanmerking. Deze vordering wordt afgewezen.

De commissie acht de klacht inzake het door de notaris niet meenemen van de begrafeniskosten in de concept berekening van de erfbelasting gegrond. Vast staat de notaris een concept aangifte erfbelasting heeft toegestuurd zonder grafrechten en begrafeniskosten. Dat de notaris naar deze gebruikelijke kosten heeft gevraagd voor het opstellen van de concept aangifte of de erfgenamen op het belang van deze kosten heeft gewezen, is niet gebleken. Dit had hij volgens bovengenoemde maatstaf wel moeten doen. Uit de declaratieoverzichten blijkt dat de notaris voor het herstel van deze omissie € 120,– (excl. BTW) in rekening heeft gebracht. Het bedrag van € 120,– komt voor vergoeding in aanmerking.

De klacht over het inschakelen van een extern deskundige acht de commissie gegrond. Van de notaris had mogen worden verwacht dat hij het inschakelen van een extern deskundige met de erfgenamen zou hebben gecommuniceerd. De kosten van de extern deskundige komen immers ten laste van de nalatenschap.

Nu de notaris uitstel heeft gevraagd voor het indienen van de aangifte erfbelasting is deze aangifte niet te laat gedaan. Voor het overige is onvoldoende onderbouwd en niet komen vast te staan. Dit klachtonderdeel wordt afgewezen.

Cliënte beklaagt zich voorts over het feit dat de notaris nadat de notaris verzocht was zijn werkzaamheden te staken, aan iedere erfgenaam nog een bedrag van € 3.000,– heeft gedeclareerd. De commissie overweegt hierover als volgt. Vast staat dat in de periode vanaf de opzegging van de opdracht in september 2021 en het tijdstip van intrekking van de volmacht in juni 2022 door de notaris werkzaamheden zijn gedeclareerd ten bedrage van € 12.643,–. Door de notaris is aangegeven dat dit werkzaamheden betreffen die noodzakelijk waren. De commissie oordeelt dat de notaris onvoldoende concreet heeft aangegeven waaruit die noodzakelijke werkzaamheden hebben bestaan. De urenverantwoording in aanmerking nemende is de commissie van oordeel dat er erg veel tijd in rekening is gebracht, onder andere voor (intern) overleg, en een hoog tarief is gerekend voor relatief eenvoudige werkzaamheden. De commissie acht de gedeclareerde werkzaamheden, mede in ogenschouw nemende de bedragen die reeds gefactureerd waren, in genoemde periode onredelijk hoog en haar komt een matiging van deze declaraties met € 6.000,– (inclusief BTW) redelijk en billijk voor. Hetgeen neerkomt voor cliënte op een creditering met een bedrag van € 1.500,– (inclusief BTW). De commissie zal de notaris veroordelen dit bedrag aan cliënte terug te betalen.

De klacht ter zake de taxatie, die de notaris volgens de cliënte heeft laten uitvoeren door een bevriende makelaar, acht de commissie ongegrond. Nu op verzoek van de bank slechts een vanwaardeverklaring nodig was, heeft de notaris uit oogpunt van kostenbesparing naar het oordeel van de commissie juist gehandeld.

De vordering voor rendementsverlies financiering acht de commissie zonder nadere toelichting, die ontbreekt, onvoldoende duidelijk. Deze vordering wordt afgewezen.

De vordering van vergoeding van onterecht doorgelopen kosten wegens het door de notaris te laat opzeggen van abonnementen en openstaande verplichtingen van erflater, is door de notaris niet althans onvoldoende weersproken. De vordering van cliënte tot vergoeding van ¼ deel van deze kosten ad € 102,–wijst de commissie toe.

Anders dan het hiervoor overwogen acht de commissie de klacht over de declaraties over de gehele periode niet gegrond. Als onvoldoende weersproken is komen vast te staan dat de notaris de werkzaamheden heeft verricht zoals die voorkomen op de gespecificeerde lijst van werkzaamheden bij de declaratie.

De klacht betreffende het in rekening brengen door de notaris van € 100,– voor werkzaamheden rond de verkoop van de auto van erflater acht de commissie, gelet op het verweer van de notaris, ongegrond.

De klacht betreffende het zonder toestemming in rekening brengen op de erven-rekening van de tussentijdse declaratie van € 11.420,–, acht de commissie eveneens niet gegrond. Het in rekening brengen van de erven rekening was een vooraf afgesproken werkwijze.

De klacht dat de specificatie bij de declaraties niet voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen, acht de commissie ongegrond. De commissie oordeelt dat de specificatie en urenverantwoording van de notaris duidelijk en voldoende gespecificeerd is en voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Ten aanzien van de klacht betreffende het door de notaris niet tijdig reageren op de brief van de advocaat van 3 juni 2021 en het verweer van de notaris dat hij vanwege familieomstandigheden en ziekte pas op 21 juni 2021 kon reageren, overweegt de commissie dat de notaris er beter aan had gedaan een ‘out of office’ melding in te schakelen, doch het kan voorkomen dat iemand door omstandigheden niet in staat is direct te reageren. De notaris heeft hiermee bovengenoemde maatstaf niet overschreden. De commissie acht de klacht ongegrond.

Gezien de door de commissie toegewezen vergoedingen wordt de (reconventionele) vordering van de notaris tot uitbetaling van het depot gestorte bedrag van € 623,– afgewezen.

Voor zover er door partijen in hun standpunten aangevoerde argumenten c.q. klachten niet zijn besproken, kan daarvan worden afgezien, omdat deze niet tot een andere beslissing kunnen leiden.

De commissie concludeert dat de klacht van de cliënte gedeeltelijk gegrond is. De commissie zal de notaris veroordelen tot vergoeding van € 120,25 aan teveel in rekening gebracht kosten voor herstel in de aangifte erfbelasting, € 6.000,– aan teveel gedeclareerde tijd voor werkzaamheden na opzegging door cliënte en € 410,– aan abonnementskosten. Aan cliënte komt hiervan een vierde deel, derhalve een bedrag van
€ 1.632,–, toe. Het overige wordt afgewezen.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing
De commissie

verklaart de klacht van cliënte gedeeltelijk gegrond;
bepaalt dat de notaris een bedrag van € 1.632,– aan klager dient te betalen binnen twee weken na ontvangst van dit bindend advies; betaling van dit bedrag zal plaatsvinden door betaling van
€ 623,– uit het depot door de commissie aan cliënte, en € 1.009,– door de notaris aan cliënte;
bepaalt dat de notaris het betaalde klachtengeld van € 77,50 aan klager dient te vergoeden binnen twee weken na ontvangst van dit bindend advies;
bepaalt dat de notaris overeenkomstig het reglement van de commissie een bijdrage in de behandelingskosten van het geschil verschuldigd is.

De commissie wijst het meer of anders verzochte af.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. A.G.M. Zander, voorzitter, mevrouw mr. B. van Dis, mevrouw mr. J.M. Hoekstra, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. A. Rademaker-Neleman, secretaris, op 27 januari 2023.