Notaris had annuleringskosten moeten aankondigen en facturen moeten specificeren

De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Notariaat    Categorie: (On)Zorgvuldig handelen    Jaartal: 2022
Soort uitspraak: bindend advies   Uitkomst: ten dele gegrond   Referentiecode: 128295/135049

De uitspraak:

Waar gaat de uitspraak over?

De cliënt klaagt over (de hoogte van) de facturen die zij heeft ontvangen van de notaris ter zake van werkzaamheden en annuleringskosten na het afzeggen van een afspraak. Daarnaast heeft de notaris geen specificatie van de facturen verstrekt, ondanks het verzoek daartoe. Ten slotte klaagt de cliënt erover dat de notaris geen overleg wilde voeren over de facturen en een incassobureau heeft ingeschakeld. De notaris voert aan dat hij de werkelijke uitgevoerde werkzaamheden in rekening heeft gebracht en dat hij het annuleringstarief redelijk vindt, nu de afspraak een dag van tevoren is afgezegd. De commissie oordeelt dat de notaris desgevraagd wel een specificatie van de factuur had moeten sturen. Dit deel van de klacht is gegrond. Daarentegen acht de commissie het in rekening gebrachte bedrag wel redelijk. Aangezien de notaris de annuleringskosten niet heeft aangekondigd, zijn deze kosten onterecht in rekening gebracht. Dit deel van de klacht is ook gegrond. Nu de cliënt de notaris heeft beschuldigd van frauduleuze handelingen, kon het niet van de notaris verwacht worden om overleg te voeren over de factuur. De notaris heeft het incassotraject ook aangekondigd. Dit deel van de klacht is ongegrond. De commissie berekent hoe het depot verdeeld zal worden. De klacht is deels gegrond.

De uitspraak

Onderwerp van het geschil
De cliënt heeft de klacht voorgelegd aan de notaris.

Het geschil betreft de dienstverlening van de notaris en de hoogte van een door hem gestuurde factuur van in hoofdsom groot € 1.337,05.

De cliënt heeft een bedrag van € 792,50 niet betaald en bij de commissie gedeponeerd.

Standpunt van de cliënt
Voor het standpunt van de cliënt verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

De cliënt, die heeft aangegeven de klacht mede te hebben ingediend namens haar echtgenoot, heeft in augustus 2020 tezamen met haar toen nog toekomstige echtgenoot de notaris opdracht verleend voor het opstellen van 2 testamenten voor een overeengekomen honorarium van € 990,– exclusief BTW. Zij heeft – op 26 mei 2021 – de opdracht beëindigd voordat de testamenten gepasseerd zijn. De notaris heeft een factuur gestuurd voor een honorarium van € 850,– exclusief BTW voor het opstellen van twee concept testamenten, vermeerderd met een bedrag van € 255,– exclusief BTW voor het annuleren van een afspraak.

De cliënt is van mening dat de notaris ten onrechte het (vrijwel) volledige honorarium voor het opstellen en passeren van twee testamenten in rekening heeft gebracht, nu de opdracht tussentijds is beëindigd. De cliënt is bereid de werkelijke werkzaamheden van de notaris te betalen, de notaris heeft echter ondanks uitdrukkelijk verzoek van de cliënt geen specificatie van zijn werkzaamheden verstrekt. Ook meent de cliënt dat de notaris ten onrechte een uur honorarium in rekening brengt voor de geannuleerde afspraak. De cliënt verwijt de notaris voorts dat hij niet bereikbaar is geweest voor overleg over de (hoogte van) de factuur en dat hij voor de incasso van de factuur een deurwaarder heeft ingeschakeld.

De cliënt wenst een door de commissie in redelijkheid vast te stellen schadevergoeding.

Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

De notaris heeft in opdracht van de cliënt en haar echtgenoot in september 2020 twee concept testamenten opgesteld. De offerte was gebaseerd op het opstellen van twee complexe testamenten, waarvoor de notaris gebruikelijk een tarief van € 495,– per testament hanteert. Nadat diverse afspraken voor het passeren van de testamenten op verzoek van de cliënt en haar echtgenoot waren uitgesteld, is de opdracht uiteindelijk één dag voor een bespreking die zou plaatsvinden op 27 mei 2021 beëindigd door de cliënt en haar echtgenoot. De notaris heeft op 30 mei 2021 een factuur gestuurd voor het tarief voor het opstellen van twee (standaard)testamenten (2 x € 425,–) en voor een uur honorarium vanwege het annuleren van de afspraak. Het klopt dat de notaris geen specificatie heeft verstrekt. Hij meent dat een specificatie niet nodig is, nu er bij de offerte een vast bedrag voor de te verrichten werkzaamheden is aangeboden en deze offerte door de cliënt en haar echtgenoot is geaccepteerd. Het in rekening brengen van een uur wegens het annuleren van de afspraak acht hij redelijk, nu hij tijd heeft gereserveerd voor de afspraak en de cliënt al eerder afspraken op het laatste moment heeft afgezegd.

Nadat de cliënt tegen de factuur had geprotesteerd, heeft de notaris daar direct en uitvoerig op gereageerd. De notaris was – en is – ernstig gegriefd, omdat de cliënt hem ten onrechte beschuldigde van fraude. Dat was voor hem een brug te ver en dat is ook de reden geweest dat hij niet bereid was tot overleg over de hoogte van de factuur en dat hij direct heeft aangekondigd dat hij bij niet tijdige betaling een deurwaarder zou inschakelen.

Beoordeling van het geschil
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert of deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde, heeft de commissie het volgende overwogen.

De cliënt en haar echtgenoot hebben aan de notaris opdracht verleend voor het opstellen van twee testamenten voor een vast honorarium van € 495,– per testament, derhalve in totaal € 990,–. Er heeft een bespreking met de cliënt en haar echtgenoot plaats gevonden, waarna de notaris twee concept testamenten heeft opgesteld en op 10 september 2020 aan de cliënt en haar echtgenoot heeft toegestuurd. Tot het bespreken van de concepten en het passeren van de testamenten is het niet gekomen, omdat de cliënt en haar echtgenoot, nadat zij eerder een aantal afspraken hadden afgezegd, daags voordat de concept testamenten (op 27 mei 2021) besproken zouden worden, aangaven geen vertrouwen meer te hebben in de goede afloop en de opdracht beëindigden.

De notaris heeft op 30 mei 2021 een factuur gestuurd voor het gebruikelijk honorarium voor twee standaard testamenten en een uur honorarium wegens het annuleren van de afspraak, zonder daarbij een specificatie te verstrekken. Nu de opdracht tussentijds is beëindigd en de notaris overeenkomstig de door hem gehanteerde algemene voorwaarden in dat geval een honorarium in rekening brengt dat in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden, had het op zijn weg gelegen bij die factuur een specificatie van de verrichte werkzaamheden te sturen, zeker nu de cliënt daar uitdrukkelijk om verzocht. Op dit punt is de klacht dan ook gegrond.

De commissie acht het in rekening gebrachte honorarium wel redelijk, gezien hetgeen de commissie ambtshalve bekend is over de tijd die in het algemeen en redelijkerwijs besteed wordt aan het bespreken en opstellen van twee concept testamenten. De commissie weegt daarbij ook mee dat de notaris het honorarium heeft beperkt tot het door hem gebruikelijk gehanteerde tarief voor twee standaard testamenten.

De commissie acht het in de gegeven omstandigheden niet redelijk dat de notaris annuleringskosten in rekening brengt vanwege het afzeggen van de afspraak. Weliswaar is de afzegging zeer laat gedaan, echter, de cliënt en haar echtgenoot hebben eerder afspraken kort tevoren afgezegd en daar heeft de notaris niet eerder een punt van gemaakt. Ook heeft de notaris niet aangekondigd dat hij bij een volgende afzegging annuleringskosten in rekening zou brengen. Voorts is gesteld noch gebleken dat de notaris schade heeft geleden door de afzegging. Deze kosten zijn dan ook ten onrechte in rekening gebracht.
Op dit punt is de klacht dan ook gegrond.

Voor zover de cliënt zich erover beklaagt dat dat de notaris niet bereid was tot overleg over de hoogte van de factuur en direct aankondigde bij niet tijdige betaling een deurwaarder in te schakelen, is de klacht ongegrond.

De cliënt en haar echtgenoot hebben de notaris na ontvangst van de factuur verweten een frauduleuze factuur te hebben gestuurd en hebben zich beklaagd over slechte bereikbaarheid van de notaris en slechte dienstverlening. In deze omstandigheden waarbij zware en ernstige beschuldigingen worden geuit en gehandhaafd, kan de commissie zich voorstellen dat de notaris niet bereid was om in overleg te treden over de hoogte van de factuur. Ook kan hem niet verweten worden dat hij snel na het verstrijken van de betalingstermijn overging tot incasso. Hij heeft dat reeds aangekondigd bij mail van 2 juni 2021, heeft op 21 juni 2021 een herinnering/sommatie gestuurd, waarna de deurwaarder bij brief van 29 juni 2021 de incasso ter hand nam. De notaris heeft daarmee naar omstandigheden voldoende zorgvuldig gehandeld. De cliënt en haar echtgenoot hebben er zelf voor gekozen de factuur onbetaald te laten en zich evenmin direct na 30 mei 2021 tot de geschillencommissie gewend. Met deze handelwijze hebben de cliënt en haar echtgenoot zelf het risico genomen dat een incassotraject gestart zou worden.

De deurwaarder heeft de cliënt en haar echtgenoot bij brief van 29 juni 2021 een laatste aanmaning gestuurd en een termijn gesteld van 15 dagen na ontvangst van die aanmaning om de hoofdsom zonder kosten te betalen. De cliënt en haar echtgenoot hebben de hoofdsom niet tijdig (geheel) voldaan en de deurwaarder heeft namens de notaris dan ook terecht bij brief van 19 juli 2021 aanspraak gemaakt op vergoeding van buitengerechtelijke kosten ad € 200,56. De notaris maakt aanspraak op vergoeding van deze kosten. De commissie acht de hoogte van deze kosten redelijk en zal deze dan ook toewijzen.
De notaris maakt ook aanspraak op vergoeding van de door hem gemaakte deurwaarderskosten. Deze kosten vallen echter onder het bereik van de buitengerechtelijke kosten en zullen dan ook niet toegewezen worden.

Gezien deze overwegingen, dienen de cliënt en haar echtgenoot aan de notaris te voldoen een bedrag van € 850,–, te vermeerderen met 21 % BTW (ad € 178,50), derhalve € 1.028,50, te vermeerderen met € 200,56 ter zake van buitengerechtelijke kosten. In mindering mag worden gebracht het reeds betaalde bedrag van € 544,50, zodat in totaal een te betalen een bedrag van € 684,56 resteert. Dit bedrag zal verrekend worden met het depotbedrag.

Van schade door toedoen van de notaris is niet gebleken zodat de commissie het in dit verband door de cliënt verzochte zal afwijzen. Nu de klacht van de cliënt gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, ziet de commissie aanleiding (gezien de mate waarin de klacht gegrond wordt verklaard) de notaris te veroordelen tot vergoeding van de helft van het door de cliënt betaalde klachtengeld, derhalve een bedrag van (0,50 x € 52,50) € 26,25. Dit bedrag zal verrekend worden met het depotbedrag. Bovendien dient de notaris – overeenkomstig het reglement van de commissie – een bijdrage in de behandelingskosten te voldoen, welk bedrag de commissie met 50% zal matigen.

Beslissing
De commissie

• verklaart de klacht gedeeltelijk gegrond;
• bepaalt dat de cliënt aan de notaris verschuldigd is een bedrag van € 684,56, welk bedrag verrekend zal worden met het depotbedrag;
• bepaalt dat de notaris een bedrag van € 26,25 terzake het klachtengeld aan de cliënt dient te betalen, welk bedrag verrekend zal worden met het depotbedrag;
• bepaalt dat de notaris aan de commissie een bijdrage in de behandelingskosten verschuldigd is, welk bedrag de commissie matigt met 50%;
• wijst het door de cliënt meer of anders verzochte af.

Met inachtneming van het bovenstaande wordt het depotbedrag van € 792,50 als volgt verrekend. Aan de notaris wordt uitgekeerd een bedrag van (€ 684,56 – € 26,25 =) € 658,31. Aan de cliënt wordt uitgekeerd een bedrag van € 134,19.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. N. Schaar, voorzitter, mevrouw mr. K. Abma, de heer H.W. Zuur, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. drs. P.G. Muller, secretaris, op 8 maart 2022.