Notaris heeft aan Stichting mondeling prijs genoemd. Huidige declaratie acht commissie bovenmatig. Bedrag van € 600,– voor opstellen/ passeren akte als redelijk aangemerkt. Klacht gegrond.

  • Home >>
  • Notariaat Zakelijk >>
De Geschillencommissie
Print Friendly, PDF & Email




Commissie: Notariaat Zakelijk    Categorie: Prijs    Jaartal: 2015
Soort uitspraak: -   Uitkomst: -   Referentiecode: 85169

De uitspraak:

De beoordeling van de bevoegdheid arbiters

De bevoegdheid tot arbitrale beslechting van geschillen als deze dient te berusten op een overeenkomst tot arbitrage, zoals opgenomen in de tussen partijen gesloten overeenkomst.

De commissie stelt vast dat met betrekking tot de opdracht tot het verrichten van een aantal notariële werkzaamheden door de notaris is verwezen naar de door het kantoor gehanteerde algemene voorwaarden. De cliënt heeft deze voorwaarden geaccepteerd. In deze algemene voorwaarden is vastgelegd dat in alle geschillen uitsluitend zullen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter. Dit betekent dat de commissie in deze in beginsel uitsluitend bevoegd is indien partijen er – via een verklaring conform het bepaalde in artikelen 1020 jo. 1021 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering – alsnog gezamenlijk voor kiezen om een geschil bij arbitrage aan haar voor te leggen.
Bij brief van 8 augustus 2014 heeft de notaris echter nadere stukken overgelegd ten behoeve van de beslechting van dit geschil door de commissie en voor zijn verweer hiernaar verwezen. Gelet hierop alsmede gelet op de door de KNB met de geschillencommissie in dit verband gesloten overeenkomst inzake beslechting van geschillen door de commissie, waaraan de notaris als lid van deze beroepsgroep ook is gebonden en op de voet van de in deze geldende Verordening, is de commissie van oordeel dat, nu de notaris zich bij het inhoudelijke verweer ook niet heeft beroepen op de onbevoegdheid, de notaris zich impliciet heeft neergelegd bij arbitrage en acht zij zich dan ook bevoegd om te oordelen over het onderhavige geschil.

Onderwerp van het geschil

Het geschil betreft de hoogte van de declaratienota die de Stichting van de notaris heeft ontvangen.

Standpunt van de Stichting

Voor het standpunt van de cliënt verwijst de commissie naar de overgelegde stukken.
In de kern komt de klacht op het volgende neer.

– De notaris heeft mondeling aangegeven dat de kosten voor de oprichting van een Stichting bij een zogenaamd ‘vlot’ dossier ongeveer € 600,– zouden bedragen;
– Er is nooit sprake geweest van een schriftelijke overeenkomst tot dienstverlening noch van een schriftelijke offerte op basis waarvan de oprichting zou plaatsvinden;
– De notaris heeft het bestuur van de Stichting nimmer geïnformeerd over de oplopende kosten. Pas na de definitieve ondertekening van de oprichtingsakte overhandigde de notaris de factuur;
– De notaris reageert uitermate traag op brieven waardoor er onnodige vertraging in de afhandeling van het dossier is ontstaan.

De Stichting heeft een bedrag van € 673,26 niet aan de notaris voldaan.

Ter zitting hebben de bestuursleden van de Stichting het standpunt nader toegelicht.

De rekening voor het oprichten van de Stichting bleek na ondertekening van de akte fors hoger dan de geïndiceerde € 600,–. De notaris heeft het bestuur vooraf niet geïnformeerd dat over deze € 600,– BTW verschuldigd zou zijn.
De Stichting acht de declaratie buitensporig hoog. In tegenstelling tot wat de notaris over de hoogte van de onderhavige declaratie aangeeft heeft de Stichting voor wat betreft de werkzaamheden voor de ANBI aanvraag nu juist een aparte nota van € 332,– ontvangen en ook betaald.

Het oprichten van de Stichting heeft meer tijd in beslag genomen dan voorzien omdat het even heeft geduurd voordat alle bestuursleden een volmacht hadden gegeven. Dit heeft naar de mening van de Stichting voor de notaris geen extra werkzaamheden met zich meegebracht. Dat vanwege vakanties van medewerkers, het dossier binnen het kantoor is overgedragen en er dientengevolge meer administratieve tijd aan het dossier is besteed moet voor rekening van de notaris blijven.

De Stichting verzoekt de commissie de declaratienota van de notaris vast te stellen op een bedrag van € 600,– inclusief BTW dan wel de hoogte van de declaratie naar redelijkheid en billijkheid vast te stellen.

Standpunt van de notaris

De notaris bij brief van 8 augustus 2014 heeft een aantal stukken overgelegd, waaronder een brief van 19 februari 2014 aan de Stichting. De commissie begrijpt hieruit dat de notaris voor wat betreft zijn verweer verwijst naar de inhoud van deze brief.

De notaris heeft aan de oprichters van de Stichting aangegeven dat bij een vlot dossierverloop de oprichtingskosten van een Stichting ongeveer € 600,– zouden bedragen. Een vlot dossierverloop zou daarin bestaan dat een standaardmatige tekst voor de statuten zou worden gehanteerd en met name dat aan het kantoor vlot de complete personalia en identiteitsbewijzen van de bestuursleden zouden worden verschaft.

Er is aanzienlijk meer tijd aan dit dossier besteed dan de minimale werkzaamheden als gevolg van het vertrek van een bestuurslid naar het buitenland. Doordat de doorlooptijd van het dossier langer werd hebben ook meer medewerkers van het kantoor, onder andere vanwege vakantie, zich met het dossier bezig moeten houden, met dientengevolge een grotere tijdsbesteding dan minimaal nodig zou zijn geweest. Daarnaast is los van de werkzaamheden om louter een stichting op te richten verzocht om de ANBI aanvraag bij de Belastingdienst te regelen.

De notaris heeft om de Stichting enigszins tegemoet te komen op zijn factuur een bedrag van
€ 108,90 in mindering gebracht. De notaris heeft voorgesteld de hoogte van de factuur te matigen tot € 850,–. De Stichting heeft dit voorstel afgewezen.
 
Beoordeling van het geschil

De commissie beslist als goede mannen naar billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris. De commissie kan ondermeer de declaratie van een notaris naar redelijkheid en billijkheid verminderen bij tekortkomingen in de dienstverlening (artikel 31 lid 1 van het Reglement Geschillencommissie Notariaat).

De commissie stelt vast dat de Stichting een nota van de notaris heeft ontvangen ter hoogte van
€ 1.364,– voor werkzaamheden ten behoeve van de oprichting van de Stichting waaronder is begrepen de inschrijving in het Handelsregister. Over werkzaamheden inzake de begeleiding van de ANBI staat niets op de declaratie vermeld. De notaris heeft ter bevestiging dat een hoger bedrag is gedeclareerd dan uit “de direct geschreven uren” blijkt, op 11 december 2013 om de stichting “enigszins tegemoet te komen” een creditnota ten bedrage van € 108,90 aan de Stichting gestuurd. De nota voor de oprichting van de akte bedraagt derhalve € 1.255,10. De Stichting heeft € 655,10 niet aan de notaris voldaan.

Uit de ingebrachte stukken en ter zitting is als onvoldoende weersproken komen vast te staan dat de kosten van oprichting van de stichting in deze zouden worden gebaseerd op de hoeveelheid aan een dossier te besteden tijd en daarbij mondeling door de notaris aan de Stichting in het algemeen als prijs voor een vlot doorlopen dossier een bedrag van € 600,– is genoemd.

De notaris heeft aangegeven dat in casu geen sprake was van een vlot doorlopen dossier en heeft dit in zijn brief van 19 februari 2014 nader gepreciseerd.
De Stichting betwist de hoogte van de factuur en verzoekt de commissie deze naar redelijkheid en billijkheid vast te stellen.

Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.

De notaris heeft ter explicatie van de hoogte van de onderhavige declaratie aangegeven dat hij naast de oprichting van de stichting extra werkzaamheden heeft moeten verrichten ten behoeve van een begeleiding ANBI aanvraag bij de Belastingdienst.

Echter ter zitting heeft de Stichting een originele nota overgelegd, met factuurdatum 2 oktober 2013 / factuurnummer 201301956, ten bedrage van € 332,75 voor de werkzaamheden van de notaris voor het begeleiden van de ANBI aanvraag voor de Stichting.
Hiervoor is reeds overwogen dat op de bestreden declaratie over werkzaamheden inzake de begeleiding van de ANBI ook niets wordt vermeld. De commissie houdt het er dan ook voor dat de hoogte van de in geschil zijnde declaratie niet (mede) kan worden verklaard door verrichte werkzaamheden in het kader van de ANBI aanvraag.

Van overige extra werkzaamheden die de hoogte van de declaratie rechtvaardigen, is de commissie onvoldoende gebleken.
Zo betreft het hier de oprichting van een stichting met een normaal aantal van vijf bestuurders. In de akte zijn standaard statuten opgenomen. Daarnaast is – gelet op de betwisting van de Stichting – onvoldoende aannemelijk gemaakt dat de werkzaamheden ter verkrijging van de volmachten van de bestuurders tot dusdanige extra administratieve werkzaamheden hebben geleid dat deze de hoogte van de nota mede verklaren.

Het betoog van de notaris dat vanwege de vakantieperiode meerdere personen naar het dossier hebben moeten kijken en de extra tijd die hierdoor aan het dossier is besteed in rekening is gebracht, heeft de notaris onvoldoende onderbouwd en behoort naar het oordeel van de commissie dan ook voor rekening en risico van de notaris te blijven.

Voorts weegt de commissie mee dat in deze de notaris “als tegemoetkoming” is overgegaan tot creditering van een bedrag van € 108,90 nu in zijn factuur ten onrechte een hoger bedrag is gedeclareerd dan uit de direct geschreven uren blijkt.

Gelet op hetgeen hiervoor is overwogen komt de onderhavige declaratie de commissie bovenmatig voor en stelt vast dat een bedrag van € 600,– inclusief BTW voor het opstellen en passeren van een akte als onderhavige als redelijk moet worden aangemerkt.

Wat betreft het handelen van de notaris wil de commissie niet zo ver gaan te concluderen dat de notaris niet heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris, maar de schoonheidsprijs verdient zijn handelen gelet op het hiervoor is overwogen zeker niet.

Van schade door toedoen van de notaris is onvoldoende gebleken zodat de in dit verband gevorderde schadevergoeding zal worden afgewezen.

Het meer of anders gevorderde behoeft geen bespreking nu dit niet tot een ander oordeel zal leiden.

Gelet op het vorenstaande verklaart de commissie de klacht van de Stichting gegrond.

Ter afwikkeling van het geschil bepaalt de commissie dat de declaratienota voor het opstellen en passeren van de oprichtingsakte van de Stichting van de notaris dient te worden verminderd met een bedrag van € 655,10 inclusief BTW tot een bedrag van € 600,– inclusief BTW en leges. Dit betekent dat de Stichting het nog openstaande bedrag van € 655,10 niet aan de notaris hoeft te voldoen.

Nu de klacht van de Stichting gegrond wordt verklaard, ziet de commissie daarin aanleiding de notaris te veroordelen tot een vergoeding van het klachtengeld aan de Stichting, een bedrag van € 90,75 dat de Stichting aan de commissie heeft voldaan.
 
Tevens dient de notaris – overeenkomstig het reglement van de commissie – een bijdrage in de behandelingskosten aan de commissie te voldoen, een bedrag van € 115,–.

Derhalve dient als volgt te worden beslist.

Beslissing

De commissie:

– verklaart de klacht van de Stichting gegrond;

– bepaalt de hoogte van de declaratienota voor de oprichting van de Stichting op € 600,– inclusief BTW;

– bepaalt dat de Stichting de openstaande nota van de notaris, een bedrag van € 655,10 niet aan de notaris verschuldigd is;

– bepaalt dat de notaris een bedrag van € 90,75 aan de Stichting dient te betalen terzake van  het klachtengeld;

– bepaalt dat de notaris aan de commissie als bijdrage in de behandelingskosten van het geschil een bedrag van € 115,- is verschuldigd;

– wijst het meer of anders gevorderde af.

Dit arbitrale vonnis is gewezen te Den Haag op 16 september 2014.