Commissie: Notariaat Zakelijk
Categorie: Kwaliteit dienstverlening
Jaartal: 2018
Soort uitspraak: -
Uitkomst: -
Referentiecode:
113718
De uitspraak:
Bevoegdheid arbiters en plaats van arbitrage
De bevoegdheid van de arbiters berust op een overeenkomst tot arbitrage, zoals vervat in een namens de cliënten ondertekend vragenformulier, ingediend op 20 oktober 2017, en een verplichte deelname van de notaris via de Verordening Klachten- en geschillenregeling, waarbij de bij de KNB aangesloten notarissen zich voor de beslechting van alle geschillen, ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, onderwerpen aan arbitrage door de Geschillencommissie Notariaat (hierna te noemen: de commissie). De notaris is lid van de KNB en heeft gereageerd op de stellingen van de cliënten. De arbiters leiden hieruit af dat beide partijen het tussen hen gerezen geschil ter beslechting willen voorleggen aan de arbiters. Aldus is voldaan aan de eis van artikel 1021 Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering. Het geschil zal worden beslecht overeenkomstig het Reglement Geschillencommissie Notariaat (hierna te noemen: het Reglement).
De bevoegdheid van ondergetekenden om het geschil tussen partijen als arbiters te beslechten is gezien het vorenstaande gegeven. Zij dienen gelet op het bepaalde in artikel 31 van het Reglement te beslissen als goede personen naar billijkheid, waarbij zij met in achtneming van de tussen partijen geldende rechtsverhouding als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteren dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.
Als plaats van arbitrage is Den Haag vastgesteld.
Standpunt van de cliënten
Voor het standpunt van de cliënten verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt dit standpunt op het volgende neer.
De notaris is executeur in de nalatenschap van wijlen de heer [naam], die op 3 februari 2009 is overleden. Als erfgenamen zijn zeven goede doelen benoemd. Daarvan is door vijf goede doelen de onderhavige klacht ingediend. De notaris heeft de gezamenlijke erfgenamen van erflater voor de afwikkeling van de nalatenschap twee facturen verzonden ten bedrage van € 9.286,96 resp. € 875,15. Bij brief van 9 juni 2015 heeft de notaris bericht dat, in aanvulling op voornoemde facturen nog een bedrag van € 9.898,42 in rekening werd gebracht voor werkzaamheden die volgens de notaris betrekking hebben op de uitkering van [naam]-participaties en op andere werkzaamheden.
De klacht bestaat uit de volgende onderdelen:
1) De cliënten betwisten de verschuldigdheid van het bedrag van € 9.898,42. Dit bedrag is buitensporig en staat niet in verhouding tot de geringe werkzaamheden die de notaris met betrekking tot de participaties heeft verricht. Bovendien staat het in rekening (willen) brengen van dit bedrag haaks op de verklaring van de notaris dat de eerdere declaratie ad € 875,15 de einddeclaratie betrof. De notaris heeft aangevoerd dat deze werkzaamheden ook andere werkzaamheden betroffen dan die met betrekking tot de participaties, maar heeft deze andere werkzaamheden niet gespecificeerd.
Daarnaast heeft de notaris de erfgenamen onjuist geïnformeerd. De opbrengst van de participaties blijkt achteraf al in augustus 2012 door de bank te zijn uitgekeerd en gestort op de derdenrekening van de notaris. De notaris heeft echter pas in juni 2014 bevestigd dat de gelden zijn ontvangen. Ondanks dat de cliënten al jaren verzoeken om tot uitkering van de gelden over te gaan, heeft de notaris dat nog altijd niet gedaan;
2) De notaris heeft, ondanks verzoeken van de cliënten, geen specificatie van de factuur dan wel een inhoudelijke toelichting op de factuur verstrekt;
3) De notaris wil extra kosten in rekening brengen voor een eventuele specificatie of toelichting op de kosten;
4) De notaris weigert uitleg te geven of zijn medewerking te verlenen aan het correct afwikkelen van de klachten van de cliënten en de afwikkeling van het dossier;
5) De notaris weigert naar een oplossing toe te werken, zoals de cliënten meermaals hebben verzocht.
Ten aanzien van het argument van de notaris dat hij de opbrengst van de [naam]-participaties niet eerder heeft uitgekeerd omdat de cliënten waarschuwden dat ten opzichte van deze participaties de nodige voorzichtigheid moest worden betracht, is vanuit de cliënten opgemerkt dat het betrachten van deze voorzichtigheid niet meer aan de orde was toen de participaties al waren uitgekeerd. De cliënten hebben de informatie hierover uiteindelijk van de bank verkregen.
Naar aanleiding van de laatste brief namens de cliënten aan de notaris van 29 juni 2017 is geen reactie meer van de notaris ontvangen, zodat de erfgenamen genoodzaakt zijn zich tot de commissie te wenden.
De cliënten stellen als oplossing van het geschil voor dat de factuur van € 9.898,42 naar beneden wordt bijgesteld, naar een bedrag dat redelijk is voor de vergoeding van de (minimale) extra werkzaamheden van de notaris. De cliënten achten een bedrag van € 1.000,– exclusief omzetbelasting redelijk, zoals zij de notaris eerder hebben voorgesteld. Daarnaast hebben cliënten ten gevolge van het handelen van de notaris schade geleden, bestaande uit de kosten van juridische bijstand. De cliënten verlangen een schadevergoeding van € 1.000,– en kwijtschelding van de nota komt hen daarom redelijk voor.
Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het verweer op het volgende neer.
De notaris voert aan dat de personen die namens de goede doelen tegen hem ageren, niet bevoegd zijn om namens deze doelen te handelen. Tevens betwist de notaris dat de advocaat van de cliënten bevoegd is om de erfgenamen te vertegenwoordigen. De notaris wijst erop dat, als bijlage 3 bij de klachtbrief van 1 september 2017, de algemene voorwaarden van een ander notariskantoor zijn overgelegd.
Uit een door de notaris opgesteld overzicht blijkt dat er van het op enig moment te verdelen saldo van € 393.496,80 een bedrag van € 6.832,03 resteerde, waarbij ook het betwiste bedrag van € 9.898,42 op het saldo in mindering is gebracht. De notaris stelt zich op het standpunt dat het betwiste bedrag verschuldigd is. Volgens de notaris betreft dit bedrag niet alleen de werkzaamheden met betrekking tot de participaties, maar ook andere werkzaamheden. De notaris stelt dat het nader onderbouwen van zijn declaraties leidt tot extra werkzaamheden en daarmee tot extra kosten voor de erfgenamen. De notaris wijst erop dat hij niet alle werkzaamheden heeft gedeclareerd in verband met zijn familierelatie met erflater.
Voorts voert de notaris aan dat hij de opbrengst van de [naam]-participaties niet eerder heeft uitgekeerd, omdat hij er door de erfgenamen op is geattendeerd dat met betrekking tot de [naam] participaties de nodige voorzichtigheid moest worden betracht aangezien er nog veel onduidelijkheden zouden bestaan met betrekking tot deze participaties.
Ter zitting heeft de notaris verder nog – in hoofdzaak – het volgende naar voren gebracht. Ten aanzien van de argumenten van de notaris dat de personen die namens de goede doelen tegen hem ageren, niet bevoegd zijn om namens deze doelen te handelen en dat de advocaat van de cliënten niet bevoegd is om hen als erfgenamen te vertegenwoordigen heeft de notaris, op basis van de voorafgaand aan de zitting door de cliënten nader overgelegde stukken, deze bevoegdheden erkend.
De notaris betwist niet langer de bevoegdheid van de personen die namens de goede doelen tegen hem ageren. Evenmin handhaaft de notaris zijn verweer met betrekking tot de bevoegdheid van de advocaat om namens de cliënten op te treden. Desgevraagd heeft de notaris geantwoord de bevoegdheid van de commissie niet te betwisten.
De notaris heeft aan mevrouw [naam], die namens de cliënten de contacten met de notaris onderhield, verzocht om de namen van de personen te verstrekken die de opdracht aan haar hebben gegeven, zodat hij zich –zo nodig- tot de hoogste organen binnen hun organisaties kan wenden, maar hij heeft deze nooit gekregen.
Ten aanzien van het betwiste bedrag is de notaris bereid een urenspecificatie te verstrekken mits de cliënten op voorhand toezeggen dat zij na ontvangst van de specificatie de factuur geheel zullen voldoen.
De notaris verzoekt daarom, zo begrijpt de commissie, de klacht van de cliënten ongegrond te verklaren.
Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.
Alvorens een inhoudelijke beslissing te nemen in het onderhavige geschil dient de commissie zich uit te spreken over haar bevoegdheid in deze. De notaris heeft na het indienen van zijn verweer aangegeven dat hij de bevoegdheid van de commissie in twijfel trekt omdat hij van mening is dat hij niet van de gewone rechter afgehouden kan worden. De commissie stelt echter vast dat de notaris, als lid van de KNB, verplicht is aangesloten bij de Geschillencommissie Notariaat, hetgeen ingevolge de Verordening Klachten- en Geschillenregeling meebrengt dat de notaris de cliënten bij geschillen dient te wijzen op de mogelijkheid het geschil aan de commissie voor te leggen. De notaris heeft ter zitting verklaard dat hij geen algemene voorwaarden hanteert en ook de cliënten niet op enige rechtsgang (rechter of Geschillencommissie) heeft gewezen. Indien cliënten vervolgens zelf de rechtsgang naar de commissie kiezen en de notaris ingevolge artikel 1052 Rechtsvordering voor alle weren geen beroep doet op onbevoegdheid, vervalt zijn recht hiertoe. Ten slotte overweegt de commissie dat de notaris tijdens de zitting expliciet heeft aangegeven dat hij ermee akkoord gaat dat de commissie de klacht behandelt. Op grond van het voorgaande stelt de commissie vast, dat zij bevoegd is dit geschil te behandelen.
Ten aanzien van de argumenten van de notaris dat de personen die namens de goede doelen tegen hem ageren, niet bevoegd zijn om namens deze doelen te handelen en dat de advocaat van de cliënten niet bevoegd is om hen als erfgenamen te vertegenwoordigen geldt dat de notaris, op basis van de voorafgaand aan de zitting door de cliënten nader overgelegde stukken, deze bevoegdheden tijdens de zitting heeft erkend, zodat de commissie daarop niet nader zal ingaan.
Ten aanzien van de klacht over de openstaande factuur van € 9.898,42 is de commissie van oordeel dat, nu de cliënten wegens het ontbreken van enige specificatie de in rekening gebrachte werkzaamheden weerspreken, het op de weg van de notaris had gelegen om de verrichte werkzaamheden te specificeren en deze urenspecificatie aan de cliënten te verstrekken. Ondanks herhaalde verzoeken heeft de notaris dat niet gedaan. Zo de notaris al extra werkzaamheden moet verrichten om de urenspecificatie samen te stellen, omdat hij daarvoor het dossier moet doornemen, ontslaat dat hem niet van de verplichting jegens de cliënten de in rekening gebrachte werkzaamheden te specificeren. De commissie is daarbij van oordeel dat de notaris voor het verstrekken van de urenspecificatie geen extra kosten aan de cliënt in rekening mag brengen.
Deze werkzaamheden worden geacht begrepen te zijn in het door de notaris gehanteerde uurtarief. Evenmin acht de commissie het redelijk om aan het verstrekken van de urenspecificatie de voorwaarde te verbinden dat de cliënten met betaling van de gehele factuur akkoord dienen te gaan. De klachten van de cliënten met betrekking tot de factuur zijn derhalve gegrond.
De commissie overweegt dat de werkzaamheden met betrekking tot de ontvangst van de opbrengst van de [naam]-participaties in omvang beperkt zijn geweest en dat de notaris door hem gestelde andere kosten die met het betwiste bedrag samenhangen, niet heeft aangetoond. Naar het oordeel van de commissie dienen de betwiste kosten naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid gematigd te worden tot een bedrag van € 1.000,– exclusief omzetbelasting, waarbij de commissie aansluiting zoekt bij het door de cliënten kennelijk redelijk bevonden bedrag.
De commissie zal het verzoek van de cliënten tot verdere vermindering van de factuur met een door de cliënten gewenste vergoeding voor gemaakte kosten voor juridische bijstand niet toewijzen. Op de voet van artikel 22 van het Reglement is de commissie terughoudend met het vergoeden van de kosten van juridische bijstand. Bovendien is naar de mening van de commissie het inschakelen van een advocaat voor het voeren van de procedure bij de commissie voor de cliënten niet noodzakelijk.
De commissie is voorts van oordeel dat het op de weg van de notaris had gelegen om terstond na ontvangst van de opbrengst van de [naam]-participaties op zijn derdenrekening, de cliënten te informeren over de hoogte van de opbrengst en de datum waarop deze is ontvangen. De commissie acht het niet correct dat de notaris pas twee jaar na ontvangst van deze opbrengst de cliënten, die daarvan uit eigen onderzoek op de hoogte waren geraakt, daarover heeft geïnformeerd en evenmin dat de notaris heeft volstaan met de mededeling dat over de opbrengst onduidelijkheid was, zonder het bedrag te noemen en zonder aan te geven waaruit de onduidelijkheid bestond. Dit onderdeel van de klacht is derhalve eveneens gegrond.
Mede gezien de overlijdensdatum van de erflater van 3 februari 2009 acht de commissie de wens van cliënten om de nalatenschap op korte termijn af te wikkelen, terecht. Ook acht de commissie het redelijk dat aan de notaris opdracht wordt gegeven om op korte termijn de erfdelen uit te keren, zoals in de begeleidende brief bij het vragenformulier is verzocht. De commissie overweegt hierbij dat de notaris desgevraagd ter zitting heeft verklaard dat de afwikkeling van de nalatenschap niet (meer) afhankelijk is van de [naam]-kwestie, terwijl andere beletsels niet zijn aangevoerd of gebleken.
Dat mevrouw [naam] als vertegenwoordiger van de cliënten aan de notaris niet de namen van haar opdrachtgevers heeft verstrekt, zoals door de notaris aangevoerd, is voor de beslissing van dit geschil niet van belang en kan derhalve onbesproken blijven.
Gelet op het voorgaande is de commissie van oordeel dat de klacht in al zijn onderdelen gegrond moet worden geacht. Hetgeen partijen anders of meer hebben aangevoerd, leidt niet tot een ander oordeel.
Overeenkomstig het reglement van de commissie is de notaris als de in het ongelijk gestelde partij aan de commissie arbitragekosten verschuldigd. De commissie zal de notaris veroordelen om het bedrag dat de cliënten ter zake van de arbitragekosten heeft voldaan, aan de cliënten te vergoeden.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie:
– verklaart de klacht van de cliënten gegrond;
– oordeelt dat de betwiste kosten van de notaris ten bedrage van € 9.898,42 naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid gematigd dient te worden tot een bedrag van € 1.000,– exclusief omzetbelasting;
– draagt de notaris op om binnen drie maanden na de verzenddatum van dit arbitraal vonnis, over te gaan tot uitkering van de erfdelen;
– bepaalt dat het bedrag dat de cliënten ter zake de arbitragekosten hebben voldaan in zijn geheel komt te vervallen aan de commissie en veroordeelt de notaris deze kosten aan de cliënten te vergoeden, vastgesteld op € 514,25 aan honorarium en verschotten van de arbiters;
– wijst het meer of anders verzochte af.
Dit arbitraal vonnis is gewezen te Den Haag op 4 juni 2018 door de Geschillencommissie Notariaat.