OR van de BV kan advocaat inschakelen indien de BV vooraf op de hoogte was van de kosten

De Geschillencommissie




Commissie: Advocatuur Zakelijk    Categorie: Opdracht    Jaartal: 2015
Soort uitspraak: -   Uitkomst: -   Referentiecode: 87914

De uitspraak:

Bevoegdheid arbiters en plaats van arbitrage

De bevoegdheid van de arbiters berust op een door beide partijen op 4 december 2013 ondertekende akte van compromis, waarbij partijen hebben afgesproken om het tussen hen gerezen geschil over de kwaliteit van de dienstverlening en de hoogte van de declaraties van de advocaat voor te leggen aan de Geschillencommissie Advocatuur (hierna te noemen: de commissie). Aldus is voldaan aan de eis van artikel 1021 Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering. Partijen zijn tevens overeengekomen dat alle geschillen – zoals hiervoor omschreven – zullen worden beslecht overeenkomstig het Reglement Geschillencommissie Advocatuur (hierna te noemen: het Reglement).

De bevoegdheid van ondergetekenden om het geschil tussen partijen als arbiters te beslechten is gezien het vorenstaande gegeven. Zij dienen gelet op het bepaalde in artikel 31 van het Reglement te beslissen als goede mannen naar billijkheid, waarbij zij met in achtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst als maatstaf voor het handelen van de advocaat hanteren dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende advocaat.

Als plaats van arbitrage is Utrecht vastgesteld.

Standpunt van de advocaat

Voor het standpunt van de advocaat verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt zijn standpunt op het volgende neer.

De ondernemingsraad (hierna: OR) van verweerster heeft de advocaat verzocht haar te adviseren en bij te staan in het geschil met verweerster betreffende het besluit tot uitbesteden van werkzaamheden. De advocaat heeft de opdracht op 8 augustus 2013 schriftelijk aan de OR bevestigd en daarbij een begroting van de kosten en een specificatie van de werkzaamheden gegeven. Diezelfde dag heeft de advocaat per mail een kopie van deze stukken aan verweerster verzonden. Op 12 augustus 2013 heeft de advocaat verweerster nogmaals verzocht om een reactie over de kostenbegroting. De advocaat heeft verweerster vervolgens een voorschotnota toegezonden.
Eerst op 14 augustus 2013 heeft verweerster per mail aan de advocaat laten weten niet akkoord te zijn met de kostenbegroting en geen toestemming te geven voor zijn werkzaamheden. Verweerster heeft niet gesteld dat zij de inschakeling van een advocaat en de daaraan verbonden kosten redelijkerwijs niet nodig achtte. Zij heeft geen inhoudelijke bezwaren opgevoerd tegen de kostenbegroting van de advocaat. In antwoord op de mail van verweerster heeft de advocaat verweerster erop gewezen dat tijdsdruk de voortgang van zijn werkzaamheden noodzakelijk maakte. Verweerster is daarna niet meer op de kostenbegroting teruggekomen.
De advocaat heeft vervolgens zijn werkzaamheden voortgezet. Gelet op de enorme belangen kon van hem niet worden verwacht stil te zitten en diende er door hem zorgvuldig en deugdelijk werk te worden geleverd. Het betrof een ingewikkelde kwestie die veel studie en overleg vergde.
Op 23 augustus 2013 heeft verweerster de advocaat bericht dat zij was teruggekomen op het door de OR bestreden besluit tot uitbesteden van werkzaamheden, waartoe de OR de advocaat in de arm had genomen. Daarop heeft de advocaat verweerster zijn eindfactuur doen toekomen.
De advocaat heeft gewerkt conform de vereisten van artikel 22 lid 2 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De noodzaak tot zijn inschakeling door de OR is evident. De kosten komen daarom voor rekening van verweerster.  De werkzaamheden als gedeclareerd door de advocaat zijn verricht en voldoende gespecificeerd. De kosten staan in verhouding tot de verrichte werkzaamheden.
Verweerster heeft de factuur tot op heden echter onbetaald gelaten.

De advocaat verzoekt de commissie te bepalen dat verweerster het openstaande bedrag van
€ 15.933,44 – althans een bedrag door de commissie in goede justitie te bepalen – vermeerderd met de wettelijke handelsrente dient te voldoen, alsmede verweerster te veroordelen in de kosten van deze procedure.

Standpunt van verweerster

Voor het standpunt van verweerster verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.

Verweerster heeft de OR geen toestemming gegeven om zonder opgave van kosten een willekeurige advocaat in te schakelen.
In de mail met de kostenbegroting heeft de advocaat op geen enkele wijze duidelijk gemaakt dat er nog overleg kon plaatsvinden. Bovendien was het tijdstip van verzending van de mail zodanig dat er bij verweerster geen enkele mogelijkheid was voor intern overleg. Ook was het onduidelijk of de voorzitter van de OR op de hoogte was van de kosten.
Op 13 augustus 2013 heeft verweerster de advocaat laten weten niet akkoord te kunnen gaan met de kostenbegroting. Ook is aangegeven dat er op 18 augustus 2013 contact zou worden opgenomen voor nader overleg.
Verweerster heeft de advocaat herhaaldelijk aangegeven dat er op basis van de hoge voorschotnota geen toestemming kon worden gegeven voor de opdracht. Er hadden bovendien tenminste twee tot drie offertes moeten worden opgevraagd alvorens een concrete adviesopdracht aan de advocaat kon worden verstrekt.
Verweerster acht het factuurbedrag excessief hoog. De door de advocaat in rekening gebrachte tijd voor studie en voor het schrijven van het verweerschrift staat in geen verhouding tot de relatief eenvoudige zaak.
Verweerster is altijd bereid geweest een deel van de factuur van de advocaat te betalen.

Verweerster verzoekt de commissie de factuur te verlagen tot € 3.000,–.

Behandeling

Op 26 november 2014 heeft te Utrecht een mondelinge behandeling ten overstaan van de arbiters plaatsgevonden, bijgestaan door [naam secretaris]  fungerend als plaatsvervangend secretaris.

Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen om ter zitting te verschijnen.

De advocaat heeft ter zitting zijn standpunt toegelicht. Namens verweerster is niemand ter zitting verschenen.

Beoordeling

Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.

De commissie stelt voorop dat op grond van artikel 22, lid 1 WOR de kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR, ten laste van de ondernemer komen. Lid 2 van dit artikel geeft aan dat de kosten van het raadplegen van een deskundige door de OR en de kosten van het voeren van rechtsgedingen, slechts ten laste van de ondernemer komen als de ondernemer van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld. Anders dan verweerster heeft gesteld, betekent dit niet dat de OR daarvoor voorafgaand toestemming aan verweerster had moeten vragen dan wel dat de OR de door verweerster betoogde uitbestedingsprocedure had moeten doorlopen.

De commissie merkt ten aanzien van de bevoegdheid nog op dat de advocaat ter zitting desgevraagd en onweersproken heeft medegedeeld dat partijen in overleg met de Deken van de Orde van Advocaten te Haarlem hebben besloten om het geschil aanhangig te maken bij de commissie en dat de (begrotings)procedure bij de Deken niet is voortgezet ten faveure van de onderhavige procedure.
De commissie acht zich in deze dan ook bevoegd van het geschil kennis te nemen.

De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de advocaat hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende advocaat.

Op grond van de stukken en het verhandelde ter zitting stelt de commissie vast dat tussen partijen in confesso is dat de OR van verweerster de advocaat opdracht heeft gegeven tot juridische advisering en bijstand. De advocaat heeft daarnaast onweersproken gesteld dat hij jegens verweerster heeft gehandeld conform de vereisten van artikel 22, lid 2 van de WOR. De commissie merkt daarbij op dat uit de door de advocaat overgelegde urenspecificatie blijkt dat hij naar aanleiding van de mail van verweerster d.d. 14 augustus 2013 – waarin werd aangegeven dat de HR manager van verweerster op 19 augustus 2013 zou terugkomen op de kostenbegroting – in de periode van 15 augustus 2013 tot 20 augustus 2013 dan ook geen werkzaamheden heeft verricht en pas na verloop van deze termijn en toen die toegezegde reactie op 19 augustus 2013 uitbleef, zijn werkzaamheden heeft voortgezet. 

Wat daar ook van zij, nu verweerster in deze expliciet heeft aangegeven dat zij ‘altijd’  bereid is geweest een deel van de factuur van de advocaat te betalen, leidt de commissie daaruit af dat verweerster niet langer betwist verantwoordelijk te zijn voor betaling van de ten behoeve van de OR gemaakte kosten in deze.

Aan de orde zijn dan de betwiste declaraties van de advocaat.
De advocaat heeft in deze betaling verzocht van het openstaande bedrag van € 15.933,44 voor de door hem verrichte werkzaamheden.
Verweerster stelt dat het door de advocaat in rekening gebrachte excessief hoog is.
De commissie overweegt als volgt.
Gelet op de in het geding gebrachte stukken en het verhandelde ter zitting is voldoende komen vast te staan dat de advocaat overeenkomstig zijn opdracht werkzaamheden heeft verricht tegen het afgesproken uurtarief en dat de vermeldingen op de urenspecificatie daarmee in overeenstemming zijn.
Niettegenstaande het voorgaande komt de commissie de tijd besteed aan “Studie stukken”, aan “Studie wet + lit” en aan “Beroepschrift opstellen” voor een zaak als de onderhavige en gelet ook op de inhoud van het ingebrachte beroepschrift bovenmatig voor. In die zin acht de commissie de klacht van verweerster dan ook gegrond. De commissie ziet aanleiding een correctie toe te passen op de hiervoor vermelde posten en het totaal door de advocaat in rekening gebrachte uren naar redelijkheid en billijkheid te matigen tot 47 uur (waarbij ook het relatief lage uurtarief in aanmerking is genomen). Gelet op het uurtarief van de advocaat zal de commissie het door verweerster te betalen bedrag bepalen op (47 x € 160,– zijnde) € 7.520,– te vermeerderen met kantoorkosten en BTW, zodat door verweerster verschuldigd is een bedrag van € 9.736,14.
Nu verweerster terecht en op goede gronden de declaraties van de advocaat heeft betwist, ziet de commissie daarin aanleiding de door de advocaat verzochte wettelijke handelsrente toe te wijzen met ingang van de ontvangst van het verzoek van de advocaat bij de commissie d.d. 18 juli 2014.

Op grond van het voorgaande is de commissie van oordeel dat de klacht ten dele gegrond is.  Nu partijen ieder voor een deel in het ongelijk zijn gesteld, zullen de arbitragekosten op grond van artikel 36 lid 2 van het Reglement over partijen worden verdeeld in die zin dat elk der partijen zal worden veroordeeld in de helft van de kosten van deze arbitrage (ad in totaal € 242,–), zijnde €121,–. Gelet op deze beslissing wordt de advocaat geacht het totaal aan arbitragekosten bij wijze van voorschotbetaling mede namens verweerster te hebben voldaan.
De commissie bepaalt voorts dat het bedrag dat de advocaat ter zake van de arbitragekosten heeft voldaan, in zijn geheel komt te vervallen aan de commissie.

Hetgeen partijen ieder voor zich verder nog naar voren hebben gebracht, behoeft – naar het oordeel van de commissie – geen verdere bespreking, nu dat niet tot een ander oordeel kan leiden.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing

De commissie:

– verklaart de klacht van verweerster ten dele gegrond;

– veroordeelt verweerster om aan de advocaat te voldoen een bedrag van € 9.736,14, te vermeerderen met de wettelijke handelsrente over dit bedrag vanaf de ontvangst van het verzoek van de advocaat bij de commissie d.d. 18 juli 2014 tot aan de dag der algehele voldoening;

– bepaalt dat de arbitragekosten over partijen worden verdeeld in die zin dat elk der partijen wordt veroordeeld in de helft van de kosten van deze arbitrage en veroordeelt verweerster tot betaling van € 121,– wegens arbitragekosten aan de advocaat;

– bepaalt voorts dat het bedrag dat de advocaat ter zake van de arbitragekosten heeft voldaan in zijn geheel komt te vervallen aan de commissie;

– wijst af het meer of anders verzochte.

Dit arbitrale vonnis is gewezen te Utrecht op 31 december 2014.