Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: Overeenkomst
Jaartal: 2018
Soort uitspraak: -
Uitkomst: -
Referentiecode:
113132
De uitspraak:
Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de uitvoering van de tussen partijen gesloten beheerovereenkomst.
Standpunt van de VvE
Voor het standpunt van de VvE verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. Samengevat komt het op het volgende neer.
Het bedrijf is op de volgende punten tekortgeschoten in zijn dienstverlening.
1) Bestuurlijk beheer
a) Na een bouwkundige inspectie op 24 oktober 2011 heeft een aantoonbaar incorrect Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) tot aan de begroting van 2016 geleid tot een jaarlijks onjuiste reservering voor groot onderhoud. Het bedrijf is inmiddels bereid de kosten te betalen van een nieuwe MJOP naar keuze. De VvE heeft daarvoor een offerte ontvangen ten bedrage van € 1.876,18 (inclusief BTW).
Inmiddels heeft het ontbreken van een reservering voor onderhoud aan fundering en riolering in het MJOP geleid tot een onvoorziene schadepost van € 2.932,37 tot op heden. Hiermee is een noodvoorziening gerealiseerd. Door middel van een rioolinspectie ten bedrage van € 461,20 is vastgesteld dat de huisaansluiting onder het wegdek is verstopt door verzakking. De VvE vindt het opmerkelijk dat het bedrijf stelt dat de fundering en de riolering niet tot het standaard MJOP behoren, terwijl in de gemeentelijke aanschrijving beide staan genoteerd als onderdelen van herstel en/of conservering.
Voor de tijd die de VvE hieraan heeft moeten besteden claimt de VvE een bedrag van € 600,–. De aanhoudende vermelding van onjuiste gegevens in het MJOP heeft vijf jaar lang tot discussie geleid over de conceptbegroting voor de VvE.
b) Op 15 september 2014 is er in opdracht van het bedrijf onderzoek verricht inzake de aanhoudende lekkages vanuit de woning op [adres]. Het bedrijf heeft vervolgens de eigenaar van de woning dringend verzocht tot herstel over te gaan. Het bedrijf is in gebreke gebleven om de nakoming ervan te controleren. Inmiddels zijn er twee recente lekkages geweest. Voor een onafhankelijk onderzoek daarnaar is een bedrag geoffreerd van € 1.185,80 (inclusief BTW).
Voor de tijd die de VvE hieraan heeft moeten besteden claimt de VvE een bedrag van € 300,–.
2) Technisch beheer
Naar aanleiding van een gemelde gevelschade aan het pand heeft het bedrijf jarenlang geen aantoonbaar gebruik gemaakt van een (rechtsbijstand)verzekering van de VvE. De verjaarde claim van de VvE is in 2015 in eigen beheer uitgevoerd ten bedrage van € 3.594,66, waarvan € 1.271,46 bij het bedrijf wordt geclaimd.
3) Financieel en administratief beheer
Op 5 augustus 2017 heeft de VvE aangifte gedaan van valsheid in geschrifte nadat het bedrijf, ondanks zijn eenzijdige opzegging van de beheerovereenkomst met ingang van 1 januari 2017, meervoudige banktransacties namens de VvE heeft verricht in de periode 1 januari 2017 t/m 12 april 2017 zonder overleg met het bestuur van de VvE.
De eenzijdige opzegging van het bedrijf met ingang van 1 januari 2017 heeft bij het bedrijf niet geleid tot stopzetting van het gebruik van de mogelijkheden in het softwarepakket in combinatie met de bankrekeningen van de VvE. De VvE heeft op verzoek van de nieuwe beheerder contact gezocht met de bank. Dat heeft ertoe geleid dat de toegang voor de VvE door de bank werd geblokkeerd. De bank gaf aan dit alleen ongedaan te kunnen maken met een aangifte en een gerechtelijk dwangbevel.
Het bedrijf is door de VvE rechtmatig, met terugwerkende kracht, als gevolmachtigde per 1 januari 2017 in het Handelsregister van de KvK uitgeschreven. De facturen die daarna nog naar het bedrijf zijn gestuurd dateerden uit 2016, zodat zij onderdeel zijn van de beheerovereenkomst tot 1 januari 2017. De tegenvordering van het bedrijf voor een bedrag van € 75,– is daarom ongefundeerd.
Voor de tijd die de VvE hieraan heeft moeten besteden claimt de VvE een bedrag van € 600,–.
Ter zitting heeft de VvE verder nog – in hoofdzaak – het volgende aangevoerd.
Het MJOP was tot aan het einde van de beheerovereenkomst met het bedrijf niet goed geregeld. Het aanbod van de gemeente [plaatsnaam] voor een nieuwe MJOP staat nog steeds. Dat is door de VvE aangehouden vanwege dit geschil.
De riolering en fundering zijn onderdeel van het “gemeenschappelijke deel” van het complex. Dus dan moet dat ook meegenomen worden in het MJOP. Bovendien was het bedrijf bekend met de aanschrijving van de gemeente en daarin was de riolering en fundering ook genoemd.
Er zijn nu veel problemen met de riolering. De VvE heeft een onderzoek met een camera laten doen voor zo’n € 300,–. Dat had het bedrijf ook kunnen laten doen.
Het aanbod van het bedrijf was een nieuwe MJOP. Pas later wordt daar de voorwaarde van een maximumbedrag van € 1.200,– aan verbonden.
Het bedrijf heeft bij de VvE aangegeven dat de lekkage was opgelost, maar dat bleek later niet het geval. Het bedrijf heeft nagelaten een controle uit te voeren. Onder druk van de gemeente is de eigenaar van de woning daar nu wel bezig de lekkage op te lossen. Omdat de lekkage is blijven bestaan, is de constructie nu aangetast. Van het bedrijf had in ieder geval verwacht mogen worden dat hij de VvE zou wijzen op de mogelijkheden om dit probleem aan te pakken.
De aangifte bij de recherche loopt nog steeds. De betalingen zijn door het bedrijf onbevoegd gedaan.
De VvE verlangt een vergoeding van de schade ter grootte van € 5.833,44, alsmede een vergoeding van het klachtengeld ad € 605,–.
Standpunt van het bedrijf
Voor het standpunt van het bedrijf verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. Samengevat komt het op het volgende neer.
1) Bestuurlijk beheer
a) Het bedrijf heeft namens de VvE opdracht gegeven aan een derde partij voor het opstellen van een MJOP. De kosten hiervoor bedroegen € 595,–. Omdat door de VvE eerder was besloten de kozijnen tegen de splitsingsakte in te individualiseren, is door de VvE verzocht het MJOP hierop aan te passen. Het bedrijf heeft dit doorgegeven aan de derde partij, waarop het plan is aangepast. Dit bleek echter niet volledig: de schilderkosten waren eruit gehaald, maar niet de steigerkosten die hiervoor waren opgenomen. Het bedrijf heeft dit over het hoofd gezien, maar is door de VvE opgemerkt. Het is vervelend dat deze vergissing is gemaakt, maar het rechtvaardigt niet een nieuwe MJOP dan wel een vergoeding voor niet gereserveerde kosten.
Het bedrijf merkt op dat de opname van de bouwkundige delen voor het MJOP plaatsvindt middels een visuele inspectie. Een inspectie van de riolering en fundering is geen standaard onderdeel van een MJOP.
Daarnaast wijst het bedrijf op artikel 5 lid 5 van de beheerovereenkomst, waarin de aansprakelijkheid van opdrachtnemer voor indirecte schade wordt uitgesloten. Gezien het verloop van het opstellen van het MJOP ziet het bedrijf ook geen schade voor de VvE. Om onderling tot een oplossing te komen heeft het bedrijf aangeboden om een volledig nieuwe MJOP op te laten stellen door een partij naar keuze, echter uitgaande van een marktconforme prijs. Hierbij wordt een bedrag tot maximaal
€ 1.200,– redelijk geacht. De noodzakelijkheid van het laten opstellen van een MJOP door een derde kan nog worden betwist aangezien de gemeente [plaatsnaam] de VvE een nieuw MJOP heeft aangeboden. Hiervan is geen gebruik gemaakt. Daarnaast heeft het bedrijf nog aangeboden eenmalig 100 euro in mindering te brengen op de beheervergoeding.
De VvE verzoekt om een vergoeding van bestede uren ten gunste van de VvE. De vordering komt als zeer onredelijk over en het verzoek is om deze niet te honoreren.
b) Er is in 2014 een onderzoek uitgevoerd bij de woning op [adres] en daarbij bleek de oorzaak van een lekkage afkomstig van de bovenburen. Het bedrijf heeft de eigenaar daarover aangesproken. Bijna drie jaar later zijn er opnieuw lekkages en dat zou te wijten zijn aan het niet nakomen van afspraken door het bedrijf. Het bedrijf ziet niet in waarom het financieel aansprakelijk zou zijn. Temeer aangezien het bestuur per 1 januari 2016 is gewijzigd en het bedrijf het onredelijk acht om als oud bestuur verantwoordelijk gesteld te worden voor nieuwe optredende lekkages.
De verlangde urenvergoeding komt ook hier als zeer onredelijk over.
2) Technische beheer
De schade aan het pand is in 2009 geconstateerd en de VvE is vanaf 1 augustus 2011 in beheer bij het bedrijf. Het bedrijf heeft de nieuwe eigenaar van het aangrenzende pand benaderd met het verzoek de VvE tegemoet te komen in de kosten voor de steigerbouw. De aansprakelijkheid ligt bij de voormalige eigenaar, welke niet in is gegaan op het verzoek van de VvE tegemoet te komen in de steigerkosten. Het bedrijf heeft vanuit haar kant inspanning geleverd voor een schadezaak welke is ontstaan voordat het bedrijf beheerder was. De VvE stelt dat het bedrijf de rechtsbijstandsverzekering had moeten inschakelen. De rechtsbijstandsverzekering is aangegaan per 1 maart 2012. De geleden schade is voor aanvang van de verzekering ontstaan en de verzekeraar behandelt geen oude schadegevallen.
Tijdens de vergadering van 24 juni 2013 is er gesproken over het verhalen van de steigerkosten. Het is de VvE niet gelukt om deze bij de oud eigenaar te verhalen. Wel heeft de VvE de steigerkosten vergoed gekregen van de gemeente [plaatsnaam]. De VvE eist nog meer kostenvergoeding door het bedrijf, maar onduidelijk is waar deze kosten op gebaseerd zijn. Het bedrijf acht zich niet aansprakelijk voor het niet willen vergoeden van kosten door een oud-eigenaar in een naastgelegen pand.
3) Financieel en administratief beheer
Op 6 december 2016 heeft het bedrijf de benodigde KvK formulieren naar de VvE gestuurd. Deze formulieren hadden onder andere betrekking op het uitschrijven van het bedrijf als gevolmachtigde van de VvE. Uit de gegevens van het Handelsregister van de KvK blijkt dat het bedrijf pas op 16 februari 2017 met terugwerkende kracht is uitgeschreven als gevolmachtigde. Op 12 april 2017 is een andere VvE-beheerder toegetreden als gevolmachtigde.
Op 12 januari 2017 stuurt een bestuurslid van de VvE een e-mail naar het bedrijf met daarbij 3 facturen. Aangenomen is dat het verzoek hierbij was om zorg te dragen voor de betaling. Op 21 maart 2017 verzoekt de nieuwe VvE-beheerder aan het bedrijf om de verzekeringsfacturen te betalen. Het bedrijf heeft daaraan voldaan om te voorkomen dat de VvE onverzekerd zou zijn.
In het proces-verbaal van aangifte staat dat er een factuur is betaald voor de tweede helft van de beheervergoeding. Deze is conform ondertekend beheeroverkomst in rekening gebracht.
Voor een soepele overdracht zijn er door het bedrijf geen aanvullende kosten bij de VvE in rekening gebracht voor de verrichte administratieve handelingen in 2017, waar geen beheervergoeding meer tegenover stond. Echter, gezien de huidige situatie worden deze kosten ad € 75,– (voor 1,5 uur) alsnog geclaimd.
Ter zitting heeft het bedrijf verder nog – in hoofdzaak – het volgende aangevoerd.
Het bedrijf is speciaal opgericht voor kleine VvE’s. In dit geval was er geen vertrouwen meer bij de VvE.
De basis van het beheer door het bedrijf is de beheerovereenkomst, maar door de VvE werd meer verwacht.
De kleine tekortkoming in het MJOP heeft alleen maar geleid tot een hogere reservering. Het aanbod voor een nieuwe MJOP, zonder destructief onderzoek, staat nog steeds. Het aanbod van de gemeente [plaatsnaam] voor het uitvoeren van een MJOP is kennelijk niet aanvaard.
Voor de lekkage heeft het bedrijf iemand gestuurd voor onderzoek. Daarna is dat verder opgepakt door de gemeente. Het bedrijf heeft wel degelijk meegedacht met de VvE.
Destijds was er alleen een opstalverzekering en geen rechtsbijstandsverzekering. De rechtsbijstandsverzekering is eerst aangegaan op 1 maart 2012.
Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.
Partijen zijn op 20 juni 2011 overeengekomen dat het bedrijf in de opdracht van de VvE het bestuurlijke, technische en administratieve beheer voor de VvE zal verzorgen. De VvE is van mening dat het bedrijf ten aanzien daarvan op een aantal punten tekort is geschoten. De commissie zal deze klachten puntsgewijs beoordelen.
De eerste klacht van de VvE betreft het opstellen van het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) door het bedrijf. De klacht daarover is tweeledig. Allereerst betreft het de klacht dat er ten onrechte posten waren opgenomen voor schildwerk aan kozijnen en voor steigerkosten. Na aanpassing van het MJOP bleken de steigerkosten nog steeds te zijn vermeld. Het bedrijf heeft erkend dat dit niet goed is gegaan, maar met het bedrijf is de commissie van oordeel dat de VvE daardoor geen schade heeft geleden, omdat dit alleen heeft geleid tot een te hoge reservering in de begroting. Bovendien heeft het bedrijf aangeboden een nieuwe MJOP te willen betalen en heeft daarnaast een bedrag van € 100,– aangeboden. De commissie acht dat een redelijk aanbod.
Daarnaast heeft de VvE gesteld dat de riolering en de fundering ten onrechte ontbraken in het MJOP, zodat daarvoor door de VvE geen reservering is opgenomen in haar begroting. De commissie stelt voorop dat in een MJOP standaard geen destructief onderzoek plaatsvindt. Van een standaard MJOP kan je alleen een visuele inspectie verwachten. Als er meer dan een visuele inspectie gewenst is, zal dat meerkosten met zich meebrengen. In dit geval doet zich de bijzonderheid voor dat de VvE een aanschrijving had ontvangen van de Gemeente [plaatsnaam] die (mede) betrekking had op herstel en/of conservering van de riolering en fundering van het woningcomplex. Het bedrijf was hiervan op de hoogte. Van het bedrijf had daarom verwacht mogen worden dat het de VvE had geadviseerd een uitgebreidere MJOP, inclusief een destructief onderzoek van de riolering en fundering, te laten uitvoeren. Naar het oordeel van de commissie heeft het bedrijf hier wel een steek laten vallen. Het door het bedrijf gedane aanbod acht de commissie echter ook daarvoor een redelijk oplossing. De commissie acht het daarbij redelijk dat de vergoeding van de MJOP door het bedrijf beperkt is tot een bedrag van maximaal € 1.200,–. Het is de commissie uit eigen wetenschap bekend dat dit bedrag ruim voldoende moet zijn voor het opstellen van een MJOP voor een complex van deze beperkte omvang. Het aan de VvE geoffreerde bedrag door een derde bedrijf komt de commissie bovenmatig voor, temeer omdat hierin ook alleen visueel onderzoek is geoffreerd. Voor zover de VvE voor een bedrag van € 1.200,– geen MJOP kan laten uitvoeren inclusief destructief onderzoek ten aanzien van de riolering en de fundering – voor zover de VvE zo’n onderzoek zou wensen – acht de commissie het redelijk dat deze (eventuele) meerkosten voor rekening van de VvE blijven, omdat de VvE deze kosten ook had moeten maken als een destructief onderzoek initieel onderdeel zou zijn geweest van het MJOP.
De VvE geeft ook aan schade te hebben geleden ten gevolge van het niet meenemen van de riolering en de fundering in het MJOP. Zij stelt dat zij daarom opdracht heeft moeten geven voor een noodreparatie. De commissie begrijpt uit de formulering van de klachten door de VvE echter dat de kosten voor de noodreparatie niet worden geclaimd bij het bedrijf, zodat de commissie hierover geen oordeel zal geven.
Concluderend is de commissie ten aanzien van dit klachtonderdeel van oordeel dat de VvE meer had mogen verwachten van het bedrijf, maar dat het bedrijf dit in voldoende mate zelf heeft onderkend door de VvE daarvoor een passend aanbod te doen. Omdat dit aanbod is gedaan voorafgaand aan de procedure bij de commissie acht de commissie deze klacht in zoverre ongegrond. Het bedrijf is echter gehouden zijn aanbod gestand te doen. In het licht van het aanbod dat door de Gemeente [plaatsnaam] aan de VvE is gedaan ten aanzien van het bekostigen van een nieuwe MJOP, van welk aanbod de VvE naar eigen zeggen nog steeds gebruik kan maken, acht de commissie het wel redelijk daaraan nadere voorwaarden te stellen. Deze voorwaarden zijn dat de VvE geen gebruik maakt van het aanbod van de Gemeente [plaatsnaam] en dat de VvE uiterlijk binnen 1 jaar na verzenddatum van dit bindend advies een factuur voor het opstellen van een MJOP aan het bedrijf zendt. Het bedrijf dient in dat geval daarvan maximaal € 1.200,– aan de VvE te vergoeden.
De door de VvE geclaimde kosten voor uren die zijn besteed aan deze klacht wijst de commissie af, omdat niet gebleken is van daadwerkelijke, concrete kosten in verband met deze klacht. Voor zover het hier zou gaan om kosten voor rechtsbijstand gaat de commissie er verder van uit dat deze vallen onder de dekking van de rechtsbijstandverzekering van de VvE.
De tweede klacht van de VvE betreft de woonoverlast in de zin van lekkages vanuit een van de woningen van het wooncomplex. De VvE verwijt het bedrijf onvoldoende controle te hebben uitgevoerd op het oplossen van dit probleem, waardoor naar opvatting van de VvE de lekkage niet is opgelost, wat uiteindelijk tot aantasting van de constructie heeft geleid.
De commissie komt op basis van de stukken en hetgeen partijen ter zitting naar voren hebben gebracht tot het oordeel dat de VvE ten aanzien van deze klacht te hoge verwachtingen heeft gehad van het bedrijf. Vast staat dat de eigenaar van de woning door het bedrijf is aangesproken op de lekkage en dat de eigenaar daarna gemeld heeft dat dit was opgelost. Vast staat dat het oplossen van de lekkage vanuit de woning in dit geval de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de woning was en dan mag van diens mededeling daarover worden uitgegaan. Van het bedrijf kan niet worden verwacht dat deze als handhaver optreedt.
Nu de commissie op grond van het voorgaande reeds van oordeel is dat deze klacht jegens het bedrijf ongegrond is, wordt slechts ten overvloede overwogen dat ook niet vast is komen te staan dat er sprake is van dezelfde lekkage, althans van het niet voldoende opgelost zijn van de lekkage. Omdat er sprake is van een tussenliggende periode van drie jaar, kan dat zonder nadere onderbouwing, die ontbreekt, niet worden aangenomen.
Ten aanzien van de door de VvE geclaimde kosten voor uren die zijn besteed aan deze (tweede) klacht verwijst de commissie naar hetgeen zij hierboven heeft overwogen betreffende de eerste klacht.
De derde klacht heeft betrekking op de afhandeling van een schadeclaim van de VvE ten opzichte van de eigenaar van een aangrenzend pand. De VvE verwijt het bedrijf dat deze niet de rechtsbijstandsverzekering heeft ingeschakeld. De VvE heeft uiteindelijk de betreffende schade aan de achtergevel zelf betaald.
Door het bedrijf is het volgende gesteld en door de VvE niet weersproken. De schade aan de gevel is geconstateerd in 2009. De VvE had toen geen rechtsbijstandsverzekering (alleen een opstalverzekering). Die is pas ingegaan op 1 maart 2012. De rechtsbijstandsverzekering geeft geen dekking voor schadegevallen die dateren voor 1 maart 2012,
Uitgaande van deze feiten is de commissie van oordeel dat het bedrijf niet verweten kan worden dat het niet de rechtsbijstandsverzekering heeft ingeschakeld, omdat uit deze feiten volgt dat dit geen zin zou hebben gehad. Deze klacht acht de commissie derhalve ongegrond.
De laatste klacht van de VvE betreft het vermeend onbevoegd handelen van het bedrijf door betalingen te doen ten laste van de VvE na de beëindiging van de beheerovereenkomst door het bedrijf. Allereerst stelt de commissie ten aanzien daarvan vast dat het bedrijf overtuigend heeft aangetoond dat de VvE zelf te laat is geweest met het doorgeven van de wijzigingen van de VvE beheerder als gevolmachtigde in het Handelsregister van Koophandel. Dat dit in het Handelsregister met terugwerkende kracht is aangepast per 1 januari 2017 maakt dat niet anders. De VvE is voor het tijdig doorgeven ook geheel zelf verantwoordelijk.
Daarnaast constateert de commissie dat de betalingen door het bedrijf gedeeltelijk op verzoek van de VvE zelf zijn gedaan en gedeeltelijk op verzoek van de opvolgende VvE beheerder. In ieder geval was met de betalingen het belang van de VvE gediend en is uit niets gebleken dat het bedrijf hierin een eigen belang heeft gediend. Voor zover de VvE heeft willen betogen dat er geen rechtsgrond was voor het verrichten van de betalingen en dat deze daarom onrechtmatig is geweest, is de commissie van oordeel dat de beheerovereenkomst ten tijde van de verrichte betalingen weliswaar was beëindigd, maar dat het handelen van het bedrijf in dit geval juridisch te duiden is al zaakwaarneming in het belang van de VvE. Op grond daarvan acht de commissie de klacht hierover ongegrond.
Over de aangifte die de VvE heeft gedaan tegen het bedrijf kan de commissie verder geen oordeel geven. Over de door het bedrijf alsnog geclaimde administratieve kosten over het jaar 2017 ad € 75,– kan de commissie evenmin uitspraak doen, nu de procedure bij de commissie geen mogelijkheid biedt voor het instellen van een tegenvordering.
Ten aanzien van de door de VvE geclaimde kosten voor uren die zijn besteed aan deze (derde) klacht verwijst de commissie naar hetgeen zij hierboven heeft overwogen betreffende de eerste klacht.
Resumerend is de commissie van oordeel dat de klachten ongegrond zijn. Conform artikel 21 van het reglement van de commissie is het bedrijf daarom niet gehouden het klachtengeld aan de VvE te vergoeden.
Derhalve zal als volgt worden beslist.
Beslissing
Het door de VvE verlangde wordt afgewezen.
Het bedrijf is gehouden te handelen conform zijn aanbod. Voor wat betreft de vergoeding van de kosten voor het uitvoeren van een MJOP dient dat te gebeuren onder de voorwaarden als hierboven door de commissie vastgesteld.
Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management op 21 maart 2018.