Commissie: VvE Management Zakelijk
Categorie: Tekortkoming in de uitvoering opdracht
Jaartal: 2024
Soort uitspraak: Bindend Advies
Uitkomst: gegrond
Referentiecode:
492603/641963
De uitspraak:
Waar gaat de uitspraak over?
Een Vereniging van Eigenaars (VvE) diende een klacht in tegen het bedrijf dat haar beheer en bestuur verzorgde. Volgens de VvE voerde het bedrijf in 2023 en 2024 meerdere taken niet goed uit: jaarrekeningen kwamen te laat, onderhoud werd niet geregeld, vergaderingen waren slecht voorbereid en actiepunten werden niet opgevolgd. Het bedrijf erkende enkele tekortkomingen, zoals de late jaarrekening, maar wees andere verantwoordelijkheden af en verwees naar besluitvorming binnen de VvE. De Geschillencommissie oordeelde dat het bedrijf zijn taken niet volledig en correct had uitgevoerd, vooral rond het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) en de jaarrekening 2022. De commissie kende een schadevergoeding toe van €2.359,50 en een vergoeding van het klachtengeld van €665, samen €3.024,50. Andere gevorderde kosten, zoals een bijdrage in onderhoudskosten en verzendkosten, werden afgewezen. De klacht werd grotendeels gegrond verklaard.
De volledige uitspraak
Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de vraag of de opdrachtgever recht heeft op compensatie van de betaalde beheervergoeding in verband met tekortkomingen in de uitvoering van de werkzaamheden door het bedrijf in 2023 en 2024.
Standpunt van de opdrachtgever
Voor het standpunt van de opdrachtgever verwijst de commissie naar de overgelegde stukken, waaronder de stukken die de opdrachtgever na de uitnodiging voor de mondelinge behandeling nog heeft ingebracht, en naar wat hij bij de mondelinge behandeling naar voren heeft gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Sinds 29 mei 2020 bestaat er tussen partijen een beheerovereenkomst (hierna te noemen: de overeenkomst). De dienstverlening waartoe het bedrijf zich heeft verbonden bestaat uit twee delen: administratieve, financiële en technische werkzaamheden enerzijds en bestuurstaken anderzijds.
In het jaar 2023 is het bedrijf op de volgende onderdelen in gebreke gebleven:
– De opdrachtgever ontving geen jaarrekening 2022;
– Er werd geen onderhoud uitgevoerd;
– Er kwam geen reguliere ALV medio 2023;
– Actiepunten werden niet opgevolgd, toezeggingen werden niet nagekomen;
– De contractuele beheerwerkzaamheden, vooral de financiële en technische, en de bestuurderstaken werden gebrekkig uitgevoerd;
– Er werd niet gecommuniceerd.
In het jaar 2024 is het bedrijf op de volgende onderdelen in gebreke gebleven:
– Voor de ALV van 29 mei 2024 werd een incomplete en incorrecte agenda aangeleverd, bij diverse agendapunten ontbraken vergaderstukken en de opvolging c.q. afhandeling van de actiepunten en het nakomen van afgesproken deadlines was dramatisch;
– Ten aanzien van de jaarrekeningen over 2021, 2022 en 2023, versies 2 mei 2024, is niet gereageerd op de bevindingen van de kascommissie van 25 mei 2024; tevens is de kostenverdeling over de categorieën Algemeen versus Etages steeds onjuist, waardoor de genoemde jaarrekeningen niet werden goedgekeurd;
– Een begroting over 2024 is niet aangeleverd;
– Ten aanzien van het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is geen enkele analyse en beoordeling gedaan, de uitvoering van het MJOP uit 2023 loopt minstens een jaar achter en voorts is tijdens de ALV van 29 mei 2024 geen enkel voorstel voor het onderhoud gedaan (de aanwezige accountmanagers van het bedrijf toonden zich onmachtig en onwetend);
– De bestuurstaak ”advisering bij splitsingsaktes, statuten en reglementen” wordt ten aanzien van de kostenverdeling over Algemeen versus Etages niet naar behoren uitgevoerd.
Volgens de opdrachtgever heeft het bedrijf de diensten zoals aangeboden in de beheerovereenkomst niet of niet naar behoren geleverd. De opdrachtgever vordert hiervoor van het bedrijf – verkort weergegeven – compensatie in de vorm van terugbetaling van 80% van de van haar rekening betaalde factuurbedragen van € 3.495,96 (inclusief btw) over 2023 en € 3.705,65 (inclusief btw) over 2024, een bijdrage van 50% in de kosten van onderhoud volgens het MJOP van € 2.900,00 alsmede een herstel- en verbeterplan. In totaal vordert de opdrachtgever een bedrag van € 2.796,77 + € 2.964,52 + € 1.450,–, te vermeerderen met een vergoeding van € 665,– voor het betaalde klachtengeld en € 21,60 voor de kosten van een aangetekende brief.
Standpunt van het bedrijf
Voor het standpunt van het bedrijf verwijst de commissie naar het overgelegde stukken, en naar wat het bij de mondelinge behandeling naar voren heeft gebracht. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De jaarrekening 2021 is voltooid en ingediend maar de kascommissie is kennelijk van mening dat de kosten voor de elektra niet correct zijn verdeeld. Om het verbruik specifiek toe te wijzen is het nodig dat een tussenmeter wordt geplaatst. Dat is echter een besluit dat het bedrijf niet kan nemen maar dat de VvE zelf moet nemen.
De opdrachtgever en het bedrijf zijn een restitutie overeengekomen van een deel van de totale vergoeding voor beheer & bestuur over 2022 en de indexering 2023 ad 2,5% is komen te vervallen. De jaarrekening over 2022 is inderdaad veel te laat, namelijk pas in 2024 aangeleverd, waarvoor het bedrijf haar verantwoordelijkheid wil nemen. De betreffende werkzaamheden zijn echter wel uitgevoerd. De jaarrekening over 2023 is tijdens de ALV van 29 mei 2024 voorgelegd aan de vergadering.
Het klopt dat het onderhoud zoals opgenomen in het MJOP voor 2023 niet is uitgevoerd. Dit is echter een besluit dat vanuit de VvE moet komen, en de beheerder kan hier niet zelfstandig over beslissen. Doordat er binnen de ALV geen overeenstemming was over het MJOP, heeft het onderhoud vertraging opgelopen. Dit is dan ook niet te wijten aan de beheerder/bestuurder, maar aan de besluitvorming binnen de ALV en onder de eigenaren.
Tijdens de ALV die plaatsvond op 30 januari 2023 is de jaarrekening van 2022 inderdaad niet besproken, terwijl dit een belangrijk agendapunt had moeten zijn. Het bedrijf begrijpt dat dit heeft geleid tot verdere vertraging in het goedkeuringsproces van de jaarrekeningen.
Ten aanzien van de verlangde compensatie stelt het bedrijf zich op het standpunt daartoe niet gehouden te zijn. Alle werkzaamheden die staan vermeld in de beheerovereenkomst die de VvE met de ondernemer is aangegaan, zijn uitgevoerd. Het bedrijf neemt alleen verantwoordelijkheid voor het te laat aanleveren van de jaarrekening 2022. Het bedrijf wijst erop dat het een extra taak en extra verantwoordelijkheden kreeg, omdat door de eigenaren geen bestuur voor de VvE werd benoemd.
Het bedrijf erkent dat de communicatie in de periode 2023 en 2024 minder is geweest dan de VvE had mogen verwachten. Dit is grotendeels veroorzaakt door personeelstekort.
Tijdens de mondelinge behandeling heeft het bedrijf nog naar voren gebracht dat de werkzaamheden die betrekking hebben op het MJOP (het opvragen en beoordelen van offertes) niet behoren tot zijn reguliere werkzaamheden maar dat deze, uitgaande van een in de overeenkomst opgenomen staffel, separaat in rekening mogen worden gebracht.
Het bedrijf is van mening dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard.
Beoordeling van het geschil
Naar aanleiding van het over en weer door partijen gestelde overweegt de commissie het volgende.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden.
Tijdens de mondelinge behandeling van het geschil hebben partijen naar voren gebracht dat de overeenkomst in onderling overleg per 1 januari 2025 is beëindigd. In verband daarmee heeft de opdrachtgever de vorderingen betreffende het opstellen, door het bedrijf, van een herstel- en een verbeterplan, ingetrokken. De commissie zal die vorderingen daarom onbesproken laten.
Vaststaat dat in de overeenkomst onder meer het volgende is vastgelegd:
Financiële werkzaamheden
– Opstellen van de jaarrekening-
– Jaarlijkse begroting maken
– Jaarrekening en bijlagen ter controle aanleveren bij de kascommissie
(…)
– Technische werkzaamheden
– (…)
– (…)
– Contractonderhoud
– Aanvragen van offertes voor dagelijks onderhoud en beoordeling leveranciers
– Toezicht op de uitvoering van onderhoudscontracten
– Bouwkundige/ installatietechnische inventarisatie
– Behandelen garantie aanspraken van niet goed uitgevoerde werkzaamheden
– (…)
– Het aanvragen van en het toezicht houden op het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP)
– Planmatig en projectmatig onderhoud
– Aanvragen van offertes ter uitvoering van de werkzaamheden
– Vergelijken van offertes plus aanbestedingsadvies voor akkoord
– Begeleiding van en toezicht houden op uitvoering van de werkzaamheden.
Bestuurderstaken
– Begeleiding bestuur en commissies
– Adviseren bij splitsingsaktes, statuten en reglementen
– Organiseren en bijwonen vergaderingen
– Voorzitten vergaderingen
– Bemiddelen over verzekeringen
– Afhandeling spoedreparaties
De commissie is van oordeel dat het bedrijf de overeengekomen werkzaamheden niet volledig en correct heeft uitgevoerd en licht dit als volgt toe.
Uit de notulen van de ALV van 30 januari 2023 (bijlage G1 bij de klachtbrief) blijkt, dat de ALV in die vergadering het MJOP heeft vastgesteld en akkoord is gegaan met het opstarten van het offertetraject. Tevens is besloten dat er te zijner tijd een extra vergadering zal worden ingepland voor het vaststellen van de offertes voor het onderhoud. Anders dan het bedrijf stelt, had zij zich in de overeenkomst verplicht om die offertes op te vragen, de leveranciers te beoordelen, contracten te sluiten en toezicht op de uitvoering van het onderhoud te houden. Deze werkzaamheden vielen onder het reguliere deel van de overeenkomst en niet onder de werkzaamheden waarvoor door de VvE separaat betaald moest worden. Nu het bedrijf deze werkzaamheden niet heeft uitgevoerd, is de klacht gegrond.
Voor de klacht over de ALV-vergaderingen en de jaarrekeningen geldt het volgende. In de artikelen 12 en 45 van het reglement van splitsing (bijlage A bij de klachtbrief) is vastgelegd, dat de jaarrekening na afloop van het boekjaar – dat gelijkloopt met het kalenderjaar – moet worden opgemaakt en dat de jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar ter vaststelling aan de ALV moet worden overgelegd. In de periode waarop deze klacht betrekking heeft, de jaren 2023 en 2024, was de jaarrekening 2021 gereed en aan de ALV voorgelegd. Dat tussen de VvE en het bedrijf verschil van inzicht bestond over de posten waarop de kosten voor energie moesten worden geboekt, doet daar niet aan af. Voor de jaarrekening 2022 geldt dat het bedrijf deze eerst in mei 2024 aan de ALV heeft voorgelegd. Hiermee is het bedrijf – zoals het zelf ook erkent – in gebreke gebleven in de tijdige uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden. Het bedrijf had deze jaarrekening uiterlijk in juni 2023, in een extra uit te schrijven vergadering, aan de ALV dienen voor te leggen. Ook deze klacht is gegrond.
De eveneens aanhangig gemaakte klachten dat tijdens de ALV van 30 januari 2023 belangrijke onderwerpen onbesproken bleven c.q. werden doorgeschoven naar een volgende ALV, dat de agenda voor die ALV onvolledig was, dat de notulen niet juist waren en dat het bedrijf de tijdens die ALV vastgestelde actiepunten niet heeft uitgevoerd, hangen met het vorenstaande samen en zien op hetzelfde handelen of nalaten door het bedrijf. Deze klachten behoeven daarom niet meer apart te worden beoordeeld.
Dat, zoals het bedrijf heeft aangevoerd, de VvE geen bestuur had benoemd, doet aan het vorenstaande niet af, aangezien de VvE voor de uitvoering van de bestuurstaken nu juist het bedrijf, als externe bestuurder, had gecontracteerd.
De hoogte van de compensatie
Zoals uit het vorenstaande blijkt, heeft het bedrijf de overeengekomen werkzaamheden niet allemaal, niet volledig correct en niet steeds tijdig uitgevoerd. De commissie is van oordeel dat de VvE daarom recht heeft op compensatie.
Voor de administratieve, financiële en technische werkzaamheden heeft de VvE voor de jaren 2023 en 2024 in totaal € 4.000,00 exclusief btw betaald, dat is € 4.480,00 inclusief btw. De commissie zal bepalen dat de VvE recht heeft op een compensatie van 30% van dat bedrag. Daarbij wordt in aanmerking genomen dat de ‘reguliere’ werkzaamheden (bijvoorbeeld het incasseren van VvE-bijdragen en het voldoen van facturen) door het bedrijf zijn verricht en dat het tekortschieten met name ziet op de jaarrekening 2022 en het MJOP. Aan de VvE zal daarvoor worden toegewezen een bedrag van 30% van € 4.840,– = € 1.452, –.
Voor wat betreft de bestuurderstaken zal de aanspraak op compensatie worden vastgesteld op 50%, aangezien het bedrijf wel (ALV-) vergaderingen heeft georganiseerd en bijgewoond, maar daarbij is tekortgeschoten ten aanzien van het moment waarop deze vergaderingen plaatsvonden, de agendering en het notuleren. De VvE heeft hiervoor aanspraak op een bedrag van 50% van € 1.500,00 exclusief btw, dus 50% van € 1.815,– = € 907,50. In totaal is dit een bedrag van (€ 1.452,– + € 907,50 =) € 2.359,50.
De VvE heeft voorts nog gevorderd dat het bedrijf wordt veroordeeld tot compensatie van 50% in de kosten van onderhoud volgens het MJOP van 30 januari 2023. Deze vordering zal worden afgewezen. Niet staat immers vast dat als het bedrijf wel offertes zou hebben opgevraagd, door de ALV ook daadwerkelijk opdracht voor de werkzaamheden zou zijn gegeven en evenmin dat het niet opvragen van offertes inmiddels tot schade heeft geleid. Voor zover dat laatste wel het geval zou zijn, had het op de weg van de VvE gelegen om zelf offertes op te vragen en daardoor de schade te beperken.
Nu de klacht grotendeels gegrond wordt verklaard, zal de gevorderde vergoeding van € 665,– voor het betaalde klachtengeld op grond van artikel 21 van het reglement worden toegewezen. De kosten van € 21,60 voor het verzenden van een aangetekende brief zullen worden afgewezen, omdat de VvE niet heeft onderbouwd waarom het noodzakelijk was een brief per aangetekende post te verzenden.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie, beslissend naar redelijkheid en billijkheid, met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst en de daarvan deel uitmakende voorwaarden:
– Verklaart de klacht grotendeels gegrond;
– Bepaalt dat het bedrijf binnen 14 dagen na verzending van dit bindend advies aan de opdrachtgever dient te betalen een bedrag van € 3.024,50 (€ 2.359,50 aan schadevergoeding en € 665,50 aan klachtengeld);
– Wijst af het meer of anders gevorderde.
Aldus beslist door de Geschillencommissie VvE Management, bestaande uit mevrouw mr. M.L. Braaksma, voorzitter, en de heer O. Jansen MSc en mevrouw mr. C. Muller, leden, op 29 november 2024.
