Commissie: Notariaat
Categorie: (non)conformiteit
Jaartal: 2025
Soort uitspraak: Bindend Advies
Uitkomst: gegrond
Referentiecode:
906225/1211013
De uitspraak:
Waar gaat deze uitspraak over?
Deze zaak gaat over een geschil tussen een erfgename (klaagster) en een notaris over de hoogte en wijze van factureren van werkzaamheden bij de afwikkeling van de nalatenschap van haar moeder. Klaagster vond dat de declaraties van de notaris, die ruim € 11.000 bedroegen, buitensporig hoog waren, onvoldoende waren gespecificeerd en kosten bevatten voor dubbele of onnodige werkzaamheden. Ook stelde zij dat de notaris haar belangen onvoldoende had behartigd en te veel contact had gehad met andere betrokkenen. De notaris voerde aan dat sprake was van een ingewikkelde nalatenschap met veel conflicten tussen betrokken partijen, waardoor extra werkzaamheden nodig waren en op uurbasis werden gefactureerd. De commissie oordeelde eerst dat klaagster ontvankelijk was in haar klacht. Vervolgens stelde zij vast dat het gedeclareerde bedrag, gezien de omvang van de nalatenschap, bovenmatig hoog was. Vooral het veelvuldig en soms dubbel gedeclareerde interne overleg vond de commissie onvoldoende gerechtvaardigd. Volgens de commissie had de notaris daardoor niet gehandeld zoals van een redelijk bekwaam en redelijk handelend notaris mag worden verwacht. De commissie achtte een verlaging van de declaraties met 20% redelijk, maar kon geen terugbetaling opleggen omdat de facturen al door anderen waren betaald en niet vaststond dat klaagster uiteindelijk recht zou hebben op de nalatenschap. De klachten over een denigrerende houding van de notaris werden niet bewezen geacht. De klacht werd daarom gegrond verklaard vanwege de wijze van declareren, de notaris moet het klachtengeld van € 52,50 aan klaagster vergoeden en de behandelingskosten van de commissie betalen. Het verzoek om schadevergoeding werd afgewezen omdat geen schade door het handelen van de notaris was aangetoond
De volledige uitspraak
Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de declaraties van de notaris.
Standpunt van klaagster
Voor het standpunt van klaagster verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
Klaagster en haar broer zijn de erfgenamen in de nalatenschap van hun moeder (hierna te noemen: erflaatster). Een week voor het overlijden van erflaatster heeft de notaris een aanvullend testament opgesteld waarin onder meer een (nieuwe) executeur is aangewezen, de kinderen van klaagster een legaat zouden ontvangen, en alle bankrekeningen (na afronding van de nalatenschap) zouden toekomen aan de echtgenoot van erflaatster. Deze zou overigens ook vruchtgebruik krijgen van de woning die op naam van de erfgenamen zou komen.
De notaris heeft alles – overeenkomsten en tarieven – met een executeur en legataris afgestemd, buiten de erfgenamen om. De notaris geeft daarover verder ook geen informatie. De erfgenamen hebben nooit enige formele opdrachtbevestiging gezien. Hoewel zij de executeur in het begin hebben verzocht om gebruik te maken van een andere notaris gezien de manier waarop de notaris factureert (geen vaste prijsopgave), heeft de executeur de zaak gewoon doorgezet. Ook hij heeft de erfgenamen – voor zijn ontslag – nooit geïnformeerd over de tarieven of kosten, hoewel klaagster daar herhaaldelijk om heeft verzocht. Contact is er wel geweest over andere zaken maar nooit over facturatie. De executeur heeft uiteindelijk ontslag ingediend. Daarna heeft klaagster opeens de facturen van de notaris ontvangen, met het verzoek om binnen twee weken het openstaande bedrag te betalen.
In het testament ligt vast dat boedelkosten uit de nalatenschap moeten worden voldaan. Echter, de legataris heeft het merendeel van de saldi van de bankrekeningen van erflaatster overgeschreven naar zijn eigen rekening en in grote contanten opgenomen. De notaris is desondanks steeds blijven aandringen op betaling. Ook toen klaagster om uitstel vroeg vanwege de lopende bodemprocedure en ook ondanks dat zij hem wees op het feit dat de eerste factuur inmiddels was voldaan door de legataris. De notaris heeft bovendien aangedrongen om de garage die niet onder het vruchtgebruik van de echtgenoot van erflaatster valt (maar waarvan de erfgenamen geen sleutel overhandigd krijgen van de legataris) te verkopen en daarvan de factuur te betalen. Inmiddels is ook de tweede factuur door de legataris betaald.
De notaris heeft zich gedurende de periode met de executeur zeer negatief, denigrerend opgesteld richting de erfgenamen en heeft hun belangen niet beschermd. Hoewel klaagster de notaris heeft benaderd om informatie, omdat de executeur deze niet gaf, heeft de notaris steeds de bal teruggekaatst en verwezen naar de executeur. Inmiddels is gebleken dat hij wél veel contact heeft gehad met de legataris en diens kinderen. Hij heeft dat ook royaal gedeclareerd.
Klaagster is het niet eens met de declaraties van de notaris van in totaal € 12.990,21 (inclusief BTW). Deze bevatten dubbele, overbodige en onvoldoende gespecificeerde kosten. Dit betreft onder meer herhaalde akteproducties, een ongevraagde offerte van € 809,14 (exclusief BTW), en declaraties vanaf januari 2024, terwijl er toen nog geen formele opdracht was. De notaris heeft slechts € 55,42 gecrediteerd. Dit staat niet in verhouding tot de betwiste bedragen.
Klaagster is van mening dat de declaraties buitenproportioneel zijn gezien de omvang en complexiteit van de nalatenschap. De notaris heeft geen feiten of specifieke voorbeelden aangeleverd om de zogenaamde complexiteit te ondersteunen. De notaris rechtvaardigt de kosten met de term “ruzieboedel,” maar dit is aantoonbaar onjuist. De complicaties in de afwikkeling van de nalatenschap zijn niet veroorzaakt door conflicten tussen erfgenamen, maar door het gebrekkige handelen van de executeur.
Klaagster verzoekt de commissie een oordeel te geven over de redelijkheid en rechtmatigheid van de declaraties en de wijze waarop is gedeclareerd. Tevens verzoekt zij om creditering van onredelijke en onterechte kosten en een beoordeling van het gebrek aan specificatie en transparantie in de declaraties.
Klaagster verzoekt de commissie voorts in redelijkheid en billijkheid een vergoeding vast te stellen voor de schade die zij ten gevolge van het handelen en/of nalaten van de notaris heeft geleden.
Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De notaris is primair van mening dat klaagster niet-ontvankelijk is in de klacht, omdat zij de interne klachtenprocedure niet heeft gevolgd. Bovendien bedraagt het bedrag van de declaraties in totaal
€ 11.167,67, welk totaalbedrag boven het bedrag ligt waarover geklaagd kan worden bij de commissie.
Subsidiair voert de notaris aan als volgt.
De nalatenschap van erflaatster kan worden aangemerkt als een zogenaamde ‘ruzieboedel’. De erfgenamen en de legataris waren het niet eens over de inhoud van het testament van erflaatster. De relatie tussen de executeur en de erfgenamen is verstoord geraakt. De executeur heeft zich daarom door de rechtbank laten ontslaan.
De notaris is van alle kanten (executeur, legataris, klaagster en de door haar ingeschakelde advocaat) bestookt met vragen waarbij de onpartijdige positie moest worden bewaakt en zeer zorgvuldig met alle belangen moest worden omgegaan en iedereen van het nodige advies moest worden voorzien. Gelet daarop is de behandeling van de nalatenschap overgedragen aan een zeer ervaren (interim) kandidaat-notaris. Haar uurtarief is hoger dan het uurtarief van de kandidaat-notaris, die het dossier in eerste instantie behandelde. De werkzaamheden gingen verder dan het opstellen van een eenvoudige verklaring van erfrecht en eenvoudige akte (afgifte) legaat vruchtgebruik. Alle werkzaamheden zijn daarom op basis van bestede tijd in rekening gebracht. Een deel van de tijd die is geschreven (waaronder ook die van de overdracht van de ene behandelaar aan de andere) is al geschreven op nihiltarief.
Declaratie 379888
De executeur heeft telefonisch opdracht gegeven om een verklaring van executele (en bijkomende werkzaamheden) te verzorgen. Op grond van deze opdracht zijn werkzaamheden verricht en in rekening gebracht en de factuur is zonder discussie over de verrichte werkzaamheden en declaratie door de executeur voldaan.
Declaratie 380925
De executeur heeft de notaris vervolgens opdracht gegeven tot het opstellen van een akte van afgifte vruchtgebruik van de woning van erflaatster. Er is € 45,80 (exclusief BTW) tijd geschreven, welke betrekking had op het maken en mailen van een opdrachtbevestiging. Deze had op nihil kunnen zijn gesteld. De notaris heeft daarom voor dit bedrag een creditnota gemaakt.
Declaratie 379888 en 380925
De notaris heeft met de executeur afgesproken dat de werkzaamheden op uurbasis zouden worden gefactureerd (in een ruzieboedel een zeer gebruikelijke gang van zaken). Tot de werkzaamheden behoorden onder meer: akteproducties (een tweede verklaring van erfrecht is afgegeven, omdat klaagster daarop bij de executeur heeft aangedrongen), het voeren van telefoongesprekken en het bestuderen van opmerkingen van partijen, daarop reageren, inzagen doen bij kadaster, voorlichting geven en intern overleg.
Niet alle geschreven uren zijn in rekening gebracht en hetgeen wel in rekening is gebracht, is naar de mening van de notaris volledig terecht. Wellicht kan de conclusie zijn dat niet zozeer de boedel ‘uitzonderlijk complex’ was, maar wel de betrokkenen in de boedel. Het feit dat de notaris sprak over een ruzieboedel zag niet op ruzie tussen de erfgenamen, maar op onenigheid tussen executeur en erfgename(n) en tussen legataris/langstlevende en erfgename(n). De door erflaatster benoemde externe executeur heeft zijn functie aanvaard, maar is vastgelopen omdat er ruzie was. In dat kader heeft hij veel met de notaris en de betrokken kandidaat-notarissen overleg gehad over wat zijn verplichtingen wel en niet waren. Voor iemand die deze functie niet vaak uitoefent, begrijpelijke vragen, die ook aan de kant van de notaris uiteraard met het nodige tijdsbeslag gepaard zijn gegaan gaan. Ook speelde hier de vraag of de nalatenschap ruimschoots voldoende was en ook daaraan is de nodige tijd besteed. De tijd besteed aan dit dossier is ‘minutieus’ geschreven. Deze tijd wordt in rekening gebracht naar het tarief van degene die de tijd daadwerkelijk heeft besteed
Dat de notaris zich denigrerend over klaagster (en/of haar broer) heeft uitgelaten, kan hij zich echt niet herinneren en kan hij zich ook niet voorstellen. Enige ergernis over niet ‘gewoon’ meedenken en meedoen, is ongetwijfeld gegroeid, maar heeft de notaris nergens medebepalend, voor wat dan ook, laten zijn. Ook de kandidaat-notaris die de zaak grotendeels heeft behandeld, is het overigens niet gelukt met klaagster tot een goed gesprek, liefst aan tafel, te komen. Dat had enorm in het tijdbeslag kunnen schelen.
Anders dan klaagster stelt is niet € 12.990,21 in rekening gebracht, maar € 11.223,09, waarvan nog € 55,42 van is gecrediteerd. Totaal dus € 11.167,67, inclusief BTW en kosten.
De notaris verzoekt de klacht van klaagster ongegrond te verklaren.
Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.
De notaris beroept zich op niet-ontvankelijkheid. Gelet op dit verweer van de notaris dient te commissie te onderzoeken of klaagster kan worden ontvangen in haar klacht. De commissie dient deze vraag te beantwoorden aan de hand van de bepalingen van haar reglement: de niet-ontvankelijkheidsgronden staan vermeld in artikel 7 van het reglement.
Dit artikel luidt – voor zover van belang – als volgt:
2. De Commissie verklaart op verzoek van de notaris – mits gedaan bij eerste gelegenheid – de cliënt in zijn klacht niet-ontvankelijk:
a. indien hij zijn klacht niet eerst overeenkomstig de kantoorklachtenregeling bij de notaris heeft ingediend binnen drie maanden na het moment waarop de cliënt kennisnam of redelijkerwijs had kunnen nemen van het handelen of nalaten dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven;
(,,,)
3. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, aanhef en onder a, kan de Commissie besluiten het geschil toch in behandeling te nemen, indien de cliënt ter zake van de niet-naleving van de voorwaarden naar het oordeel van de Commissie redelijkerwijs geen verwijt treft.
De notaris stelt dat klaagster de interne klachtenregeling niet heeft gevolgd. De commissie stelt vast dat klaagster bij (ongedateerde) brief aan het kantoor bezwaar heeft gemaakt tegen de facturen van de notaris. Anders dan de notaris is de commissie van oordeel dat deze brief kan worden gezien als een klacht. De notaris heeft op deze brief uitgebreid gereageerd bij brief van 31 oktober 2024. De commissie is van oordeel dat klaagster deze brief heeft mogen beschouwen als afhandeling van haar klacht. Dat zij haar klacht daarna niet nogmaals aan het kantoor heeft voorgelegd, kan haar daarom niet worden verweten.
De notaris heeft nog verwezen naar de laatste alinea van zijn brief, waarin hij heeft geschreven:
“Mocht u ondanks mijn toelichting toch een klacht houden, dan wijs ik u naar onze klachtenregeling die op onze website te vinden is’”.
Op de website is onder meer vermeld:
“Wij stellen het op prijs als je jouw klacht in eerste instantie met de betreffende notaris of medewerker bespreekt. Indien hij of zij naar jouw overtuiging niet adequaat reageert kunt je jouw klacht indienen bij een van onze klachtfunctionarissen: (…)
Nu de notaris zelf als één van de klachtenfunctionarissen wordt genoemd, kan de commissie zich voorstellen dat klaagster – zoals zij ter zitting heeft verklaard – het (opnieuw) voorleggen van haar klacht weinig zinvol achtte.
De commissie stelt voorts vast dat op de website is te lezen:
“De Geschillencommissie notariaat
Heb je een klacht over de kwaliteit van de dienstverlening van jouw notaris? Of over de hoogte van de rekening? Dan moet je dit met jouw notaris bespreken. Je kunt hem bijvoorbeeld om een specificatie van de rekening vragen. Leidt dit niet tot een oplossing, dan kun je jouw klacht voorleggen aan de Geschillencommissie Notariaat’.
De commissie is van oordeel dat hieruit kan worden afgeleid, dat reeds na de brief van de notaris de weg naar de commissie openstond.
De notaris heeft voorts aangevoerd dat klaagster niet-ontvankelijk moet worden verklaard in haar klacht, omdat het bedrag van de declaraties in totaal € 11.167,67 bedraagt en dit bedrag ligt boven het bedrag, waarover geklaagd kan worden bij de commissie (€ 10.000, –). Zoals de voorzitter van de commissie ter zitting al heeft medegedeeld, betreft het maximum van € 10.000, — niet de omvang van de declaraties, maar de hoogte van de schadevergoeding die de commissie kan toekennen.
Uit het voorgaande volgt dat klaagster ontvankelijk is in haar klacht. De commissie zal het geschil daarom inhoudelijk behandelen.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.
De commissie constateert dat de kern van de klacht de declaraties van de notaris betreft. Het door de notaris in totaal gedeclareerde bedrag van ruim € 11.000, — komt de commissie, mede gelet op de omvang van de boedel, bovenmatig voor. Naar het oordeel van de commissie is met name ruimhartig tijd is geschreven voor intern overleg, waarbij het de commissie opvalt dat deze tijd vrijwel steeds dubbel is gedeclareerd met exact dezelfde omschrijving qua werkzaamheden. De commissie is voorts van oordeel dat een dergelijk veelvuldig intern overleg niet meer had hoeven plaatsvinden, nadat – zoals de notaris heeft gesteld – een zeer ervaren kandidaat-notaris op de zaak is gezet.
Gelet op het voorgaande zou de commissie naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid een matiging van het in totaal gedeclareerde bedrag met 20% aangewezen achten (zijnde een matiging van 20% van € 11.167,67 = € 2.233,53), maar in dit geval kan de commissie geen terugbetalingsverplichting opleggen aan de notaris, nu gebleken is dat de declaraties inmiddels zijn betaald door anderen dan klaagster, die geen partij zijn in de onderhavige procedure. Bovendien is thans ook nog niet vast te stellen dat klaagster gerechtigd zal zijn tot de boedel, nu zij de nalatenschap beneficiair heeft aanvaard.
Klaagster verwijt de notaris voorts dat hij zich gedurende de periode met de executeur zeer negatief, denigrerend opgesteld richting de erfgenamen en hun belangen niet heeft beschermd. Echter, dit verwijt is door de notaris gemotiveerd weersproken en door klaagster niet nader onderbouwd. Dat de notaris in eerste instantie alleen met de executeur heeft gecommuniceerd, kan hem niet worden verweten omdat deze – tot zijn ontslag – verantwoordelijk was voor de afwikkeling van de nalatenschap.
Nu klaagster terecht heeft geklaagd over de omvang van het gedeclareerde bedrag en de commissie van oordeel is dat de notaris voor wat betreft de wijze van declareren niet heeft gehandeld zoals mag worden verwacht van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris, zal de commissie de klacht gegrond verklaren. De commissie zal daarom bepalen dat de notaris het door klaagster betaalde klachtengeld aan haar moet vergoeden en dat hij een bijdrage in de behandelingskosten aan de commissie is verschuldigd (op grond van artikel 22 lid 2 Reglement Geschillencommissie Notariaat).
Nu van schade door toedoen van de notaris niet is gebleken, zal de commissie de door klaagster verzochte schadevergoeding afwijzen.
Hetgeen partijen voorts nog naar voren hebben gebracht, behoeft geen bespreking, nu dit niet tot een ander oordeel kan leiden.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie:
– Verklaart de klacht van klaagster gegrond;
– Veroordeelt de notaris tot vergoeding aan klaagster van het klachtengeld, ten bedrage van € 52,50. Betaling dient binnen één maand na verzending van dit bindend advies plaats te vinden;
– Bepaalt dat de notaris behandelingskosten aan de commissie moet voldoen;
– Wijst het meer of anders verlangde af.
Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. J. van der Groen, voorzitter, de heer mr. M. de Waal en de heer mr. P. Rijpstra, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. drs. I.M. van Trier, secretaris, op 24 september 2025.
de heer mr. J. van der Groen