Commissie: Notariaat
Categorie: (On)Zorgvuldig handelen
Jaartal: 2026
Soort uitspraak: Bindend Advies
Uitkomst: ongegrond
Referentiecode:
1321513/1341845
De uitspraak:
Waar gaat deze uitspraak over?
Deze zaak gaat over een klacht van een cliënte tegen een notaris die betrokken was bij de verdeling van een voormalige gezamenlijke woning na een relatiebreuk. De cliënte vond dat de notaris onvoldoende zorgvuldig, transparant, voortvarend en onafhankelijk had gehandeld. Volgens haar duurde het traject onnodig lang, waren de kosten veel hoger dan verwacht, werden haar vragen onvoldoende beantwoord en ontstond de indruk dat de notaris de belangen van haar ex-partner bevoordeelde. Daarnaast maakte zij bezwaar tegen de hoogte van de declaraties en de inzet van meerdere medewerkers. De notaris stelde daartegenover dat sprake was van een complexe en conflictueuze situatie tussen beide ex-partners, waardoor veel extra werkzaamheden nodig waren en het onmogelijk was vooraf een nauwkeurige kosteninschatting te geven. De Geschillencommissie oordeelt dat niet is gebleken dat de notaris zijn zorgplicht heeft geschonden. Uit de stukken blijkt dat de notaris voldoende heeft gecommuniceerd, zorgvuldig heeft gehandeld en dat de vertraging vooral werd veroorzaakt door het conflict tussen de ex-partners en niet door de notaris. Ook zag de commissie geen aanwijzingen voor partijdigheid, belangenverstrengeling of onredelijke declaraties. De gedeclareerde werkzaamheden en kosten achtte zij passend bij de complexiteit van het dossier. Daarom concludeert de commissie dat de notaris heeft gehandeld zoals van een redelijk bekwaam en zorgvuldig notaris mag worden verwacht. De klacht wordt ongegrond verklaard en het verzoek van de cliënte om een deel van de kosten terug te krijgen wordt afgewezen.
De volledige uitspraak
Onderwerp van het geschil
Cliënte heeft de klacht voorgelegd aan de notaris.
Het geschil betreft het handelen van de notaris in het kader van een akte van verdeling en de hoogte van de factuur.
Standpunt van cliënte
Voor het standpunt van cliënte verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De notaris heeft bij de afwikkeling van de verdeling van de voormalige gezamenlijke woning niet gehandeld overeenkomstig de eisen van zorgvuldigheid, onafhankelijkheid, transparantie en voortvarendheid die van een notaris mogen worden verwacht. Hierdoor heeft het notariële traject viereneenhalve maand in beslag genomen (van 8 mei 2025 tot en met 22 september 2025) en werd cliënte met onnodige hoge kosten geconfronteerd.
1. Afwijking van kostenindicatie en gebrek aan transparantie
De notaris heeft tijdens de intake aangegeven dat de kosten in lijn zouden liggen met een eerdere offerte van de vorige notaris en circa € 2.000,- zouden bedragen. De uiteindelijke declaraties vielen aanzienlijk hoger uit zonder tijdige waarschuwing, aangepaste kostenraming of voorafgaande toestemming.
2. Onjuiste verwerking van het proces-verbaal
Het proces-verbaal van de rechtbank is niet correct verwerkt in de conceptakte. Ondanks herhaalde verzoeken zijn noodzakelijke aanpassingen van de zijde van de notaris uitgebleven.
3. Tegenstrijdige instructies over de bodemprocedure
De notaris heeft cliënte eerst meegedeeld dat een bodemprocedure noodzakelijk was, maar later verzocht deze procedure in te trekken. Deze tegenstrijdige opstelling heeft bij cliënte afbreuk gedaan aan het vertrouwen in de onafhankelijkheid van de notaris.
4. Onvoldoende communicatie en vertraging
Vragen en verzoeken bleven regelmatig onbeantwoord of werden slechts gedeeltelijk beantwoord, waardoor onnodige vertraging in de dossierafwikkeling is ontstaan.
5. Disproportionele declaraties
Ondanks een tussentijdse declaratie van ruim € 5.000,- was de akte nog niet gereed en geen sprake van voldoende voortgang. De omvang van de declaraties stond niet in verhouding tot de verrichte werkzaamheden.
6. Urenspecificaties en inzet van medewerkers
De gedeclareerde uren zijn niet redelijk. Uit de specificaties blijkt dat meerdere medewerkers aan dezelfde werkzaamheden hebben gewerkt en dat kosten voor begeleiding van een werkstudent volledig aan cliënte zijn doorbelast.
7. Uitblijven van een passeerafspraak
Ondanks gedeeltelijke betaling en een aangeboden betalingsregeling werd cliënte niet tijdig uitgenodigd voor het passeren van de akte. Hierdoor liep de afwikkeling verdere vertraging op.
8. Schijn van partijdigheid en belangenverstrengeling
Door verschillende omstandigheden is de schijn van partijdigheid gewekt, onder meer doordat standpunten en voorwaarden van de notaris aansloten bij de belangen van haar ex-partner en geen voorwaarden betroffen die uit het proces-verbaal voortvloeiden. Ook heeft cliënte vraagtekens bij uitlatingen van de notaris en een verwijzing door de notaris naar een advocaat die eerder bij hetzelfde notariskantoor werkzaam was. Hierdoor is bij cliënte de indruk ontstaan dat de notaris niet volledig onafhankelijk opereerde.
9. Onnodige kosten en onzorgvuldige behandeling
De handelwijze van de notaris heeft geleid tot buitensporige kosten en een onzorgvuldige afwikkeling van het dossier. De hoogte van de declaraties zijn niet in overeenstemming met de aard van de werkzaamheden.
10. Afwezigheid bij betekening in verband met beslaglegging
Cliënte verwijt de notaris dat hij niet aanwezig was toen de deurwaarder beslagstukken kwam betekenen. Hierdoor ontstond extra vertraging en werd de indruk van partijdigheid versterkt.
Op grond van het voorgaande verzoekt cliënte de commissie te beoordelen:
1) of de notaris tekort is geschoten in zijn zorgplicht, communicatie, voortvarendheid, onafhankelijkheid en transparantie, zoals is voorgeschreven binnen het notariaat
2) of de declaraties redelijk en proportioneel zijn en het gerechtvaardigd is de urennota’s waar nodig te matigen en
3) te beoordelen welke maatregelen of aanbevelingen passend zijn om zorgvuldig en onafhankelijk notarieel handelen te waarborgen in vergelijkbare situaties.
Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer.
De notaris verzoekt de commissie de klacht ongegrond te verklaren. Cliënte geeft een onjuist en onvolledig beeld van de gang van zaken. Er was geen sprake van een eenvoudige overdracht, maar van een conflictueuze verdeling waarbij partijen fundamenteel van mening verschilden over financiële aanspraken en met name over de depotregeling.
1. Kostenindicatie en transparantie
Vooraf is duidelijk medegedeeld aan cliënte dat op basis van bestede tijd zou worden gewerkt en dat alle werkzaamheden van betrokken medewerkers in rekening zouden worden gebracht. Cliënte heeft deze voorwaarden ontvangen voordat zij de opdracht verstrekte. Een maximumprijs van € 2.000,- is nooit toegezegd. Vanwege het bestaande conflict tussen partijen kon vooraf geen betrouwbare totaalbegroting worden gegeven. Zodra de resterende werkzaamheden voldoende afgebakend waren, heeft de notaris wel een concrete prijsindicaties verstrekt.
2. Verwerking van het proces-verbaal van de rechtbank
Niet het opstellen van de akte was het probleem, maar het ontbreken van overeenstemming tussen partijen over de inhoud daarvan. Op 8 juni 2025 is een conceptakte opgesteld, maar de ex-partner verzette zich tegen een essentieel onderdeel, namelijk de depotregeling. Daardoor kon de akte nog niet gepasseerd worden.
3. Depotregeling en bodemprocedure
De notaris betwist dat hij cliënte heeft verplicht een bodemprocedure te starten of later van standpunt is veranderd. Hij heeft slechts uitgelegd dat het geschil over de depotregeling niet door hem kon worden beslecht. Indien partijen geen overeenstemming bereikten, was een rechterlijke beslissing nodig. Cliënte heeft vervolgens zelf aangegeven een bodemprocedure te zullen starten.
4. Communicatie en voortgang van het dossier
De notaris ontkent dat hij het dossier heeft vertraagd. De duur van het traject vloeide voort uit de conflicten tussen partijen, het verzet tegen de depotregeling, aanvullende financieringsvereisten en de betrokkenheid van advocaten en andere adviseurs. Zodra duidelijk werd hoe de zaak kon worden afgerond, zijn concrete stappen gezet richting passeren.
5. Declaraties en omvang van de werkzaamheden
De declaraties zijn gebaseerd op daadwerkelijk verrichte werkzaamheden. Tot 6 augustus 2025 was bijna 24 uur aan het dossier besteed. De werkzaamheden betroffen niet alleen het opstellen van een akte, maar ook dossieranalyse, overleg met partijen en advocaten, juridisch onderzoek, meerdere concepten, financieringsvraagstukken en de afwikkeling van diverse geschillen. Gezien de complexiteit van de zaak is de tijdsbesteding redelijk.
6. Inzet van meerdere medewerkers en werkstudent
De notaris betwist dat sprake is van dubbele declaraties. Werkzaamheden werden juist uitgevoerd door medewerkers met een lager uurtarief om kosten te beperken. [Naam] was geen onervaren werkstudent, maar had haar universitaire bachelor reeds afgerond en volgde een masteropleiding. Haar werkzaamheden stonden onder toezicht van de notaris en maakten deel uit van een reguliere kantoororganisatie. Het lagere uurtarief was dus vooral in het voordeel van cliënte. De notaris benadrukt dat deze werkwijze zeer gebruikelijk is binnen het notariaat.
7. Uitnodiging voor het passeren van de akte
De notaris betwist dat cliënte pas werd uitgenodigd nadat problemen met de hypotheekofferte aan het licht kwamen. De afspraak om op 22 september 2025 te passeren was reeds op 10 september 2025 gemaakt. Het later geconstateerde mogelijke probleem met de hypotheekofferte is direct onderzocht en heeft uiteindelijk geen vertraging veroorzaakt, omdat de offerte was verlengd.
8. Onafhankelijkheid, onpartijdigheid en belangenverstrengeling
De notaris wijst de suggestie van partijdigheid nadrukkelijk van de hand. De notaris benadrukt dat hij als notaris onafhankelijk en onpartijdig moest handelen en daarom niet uitsluitend het standpunt van cliënte kon volgen. Dat hij niet zonder meer de door cliënte gewenste depotregeling in de akte heeft opgenomen, vloeit juist voort uit zijn wettelijke positie als onafhankelijke notaris.
9. Noodzaak van de werkzaamheden en kosten
De kosten zijn niet veroorzaakt door onzorgvuldig handelen van zijn kant, maar door het bestaande conflict tussen partijen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden. Cliënte was zich gedurende het dossier bewust dat aanvullende werkzaamheden en correspondentie tot extra kosten konden leiden.
10. Beslaglegging en aanwezigheid op kantoor
De beslaglegging was een keuze van cliënte en haar advocaat. De notaris betwist dat hij verplicht was persoonlijk aanwezig te zijn toen de deurwaarder zich meldde. Zijn afwezigheid kan daarom niet als klachtwaardig handelen worden beschouwd.
De notaris heeft zorgvuldig, onafhankelijk en overeenkomstig de opdracht gehandeld. De woning is uiteindelijk op naam van cliënte gesteld en de akte van verdeling is op 22 september 2025 gepasseerd en ingeschreven. Van partijdigheid, onzorgvuldige dienstverlening of onredelijke declaraties is geen sprake. Ook betwist de notaris dat cliënte schade heeft geleden die aan hem kan worden toegerekend.
Beoordeling van het geschil
De commissie heeft het volgende overwogen.
De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.
De vraag die aan de commissie voorligt is of de notaris de door cliënte opgedragen werkzaamheden zorgvuldig en conform afspraak heeft uitgevoerd en juist heeft gedeclareerd. De commissie is van oordeel dat dit het geval is en overweegt daartoe als volgt.
De commissie behandelt de klacht aan de hand van de door cliënte op het vragenformulier benoemde klachtonderdelen, samengevat in de volgende vier klachtonderdelen: zorgvuldigheid, transparantie, voortvarendheid en onafhankelijkheid c.q. onpartijdigheid. Daarbij wordt betrokken de reactie van cliënte op het verweer van de notaris zoals voorgedragen ter zitting.
Zorgvuldigheid
Onder dit klachtonderdeel vallen in hoofdzaak de verwijten van cliënte met betrekking tot de verwerking van het proces-verbaal van de rechtbank, de communicatie gedurende het dossier, de omvang van de verrichte werkzaamheden, de inzet van een werkstudent en de afwezigheid van de notaris bij de betekening van beslagstukken.
De commissie stelt voorop dat zij de frustratie bij cliënte, die zij ervaren heeft tijdens het traject bij de notaris begrijpt, maar uit de stukken en hetgeen ter zitting naar voren is gebracht, is duidelijk gebleken dat de afwikkeling van de verdeling werd bemoeilijkt door de aanwezigheid van een conflictsituatie tussen cliënte zelf en haar ex-partner waarbij de ex-partner niet de door cliënte gewenste medewerking verleende. Daarnaast constateert de commissie dat het proces-verbaal van de rechtbank op onderdelen ruimte liet voor interpretatie.
Met name ten aanzien van de daarin opgenomen ‘overige verplichtingen’ is de formulering zodanig dat hierover discussie tussen cliënte en haar ex-partner is ontstaan. Dit heeft aanleiding gegeven tot een conflict tussen hen tijdens de uitvoering van de verdeling. Dat neemt echter niet weg dat beoordeeld dient te worden of de notaris in de uitvoering van zijn werkzaamheden ter zake tekort is geschoten in de op hem rustende zorgplicht. De commissie heeft daarvoor in de stukken en ter zitting onvoldoende aanknopingspunten gevonden.
Met betrekking tot het klachtonderdeel dat de notaris onvoldoende op correspondentie van cliënte heeft gereageerd, oordeelt de commissie dat haar daarvan niet is gebleken. De stukken geven er blijk van dat tussen partijen gedurende het gehele traject uitvoerig is gecorrespondeerd. De commissie heeft vastgesteld dat de notaris en zijn kantoor herhaaldelijk en inhoudelijk hebben gereageerd op de door cliënte gestelde vragen en ingenomen standpunten. Dat cliënte zich niet kon verenigen met de inhoud van die reacties maakt nog niet dat sprake is van onvoldoende reageren door de notaris. Het is voor de commissie niet komen vast te staan dat wezenlijke vragen onbeantwoord zijn gebleven of dat de notaris zich onvoldoende heeft ingespannen om cliënte van informatie te voorzien.
Evenmin heeft de commissie aanwijzingen gevonden dat door de inzet van een werkstudent of andere kantoormedewerkers werkzaamheden dubbel zijn uitgevoerd c.q. gedeclareerd. Bovendien is voor de werkzaamheden van de werkstudent een aanzienlijk lager tarief per uur in rekening gebracht, ongeveer 25% van het tarief van de notaris.
Ten aanzien van de afwezigheid van de notaris bij de betekening van beslagstukken geldt dat niet is komen vast te staan dat op hem een verplichting rustte om daarbij persoonlijk aanwezig te zijn. Reeds daarom kan daarin op dit punt geen schending van de zorgplicht worden verweten.
De commissie is derhalve van oordeel in het kader van de zorgplicht onvoldoende is komen vast te staan dat de notaris tekort is geschoten.
Transparantie
Hieronder vallen de klachtonderdelen die betrekking hebben op de kostenindicatie, de declaraties en de informatieverstrekking omtrent de kosten van de dienstverlening.
De commissie stelt vast dat partijen van mening verschillen over de vraag welke verwachtingen voorafgaand aan de opdrachtverlening zijn gewekt ten aanzien van de omvang van de kosten. Naar het oordeel van de commissie heeft cliënte onvoldoende aannemelijk gemaakt dat de notaris heeft toegezegd dat de werkzaamheden om en nabij € 2.000,- zouden kosten. De notaris heeft dit betwist en in de dossierstukken heeft de commissie geen aanknopingspunt voor deze stelling kunnen vinden. De commissie oordeelt dat de notaris voldoende gemotiveerd heeft uiteengezet dat vooraf kenbaar is gemaakt dat op basis van tijdsbesteding zou worden gedeclareerd en dat de werkzaamheden van de verschillende kantoormedewerkers afzonderlijk in rekening zouden worden gebracht. De commissie ziet voor het verweer van de notaris op dit punt voldoende ondersteuning in de stukken. Bovendien ziet de commissie ook niet dat cliënte deze afspraak over de wijze van declareren ontkent, ze betwist vooral het aantal uren dat door de notaris is gedeclareerd. Voorts is niet gebleken dat de notaris relevante informatie omtrent de kosten heeft achtergehouden of cliënte anderszins onjuist heeft geïnformeerd.
Gelet op de aard van het geschil en de voortdurende discussie tussen partijen acht de commissie voldoende aannemelijk dat vooraf geen nauwkeurige begroting van de uiteindelijk benodigde werkzaamheden kon worden verstrekt.
De commissie ziet daarom onvoldoende grond voor het oordeel dat sprake is geweest van een gebrek aan transparantie en zij ziet evenmin aanleiding om het aantal gedeclareerde uren in twijfel te trekken. Het aantal in rekening gebrachte uren komt de commissie niet als excessief dan wel onredelijk voor.
Voortvarendheid
Onder dit klachtonderdeel vallen de klachten betreffende de duur van het dossier en het uitblijven van een eerdere passeerafspraak.
Ter zitting heeft cliënte in aanvulling op haar standpunt betwist dat sprake was van een zodanig conflict dat geen eenvoudige verdelingsakte kon worden opgesteld en aangevoerd dat de geschilpunten reeds door de rechtbank waren beslecht, de problemen juist tijdens het notariële traject zijn ontstaan en de notaris aanvankelijk zelf sprak van een eenvoudige overdracht die voortvarend kon worden afgehandeld. De commissie stelt vast dat de behandeling van het dossier heeft plaatsgevonden tegen de achtergrond van een reeds bestaand conflict tussen cliënte en haar ex-partner, waarbij tussen hen onder meer verschil van inzicht bestond over een depotregeling en andere aspecten van de afwikkeling. De voortgang daarvan was afhankelijk van de noodzakelijke medewerking van hun beiden. Uit de stukken is het voor de commissie genoegzaam komen vast te staan dat de notaris gedurende de behandelingsperiode werkzaamheden heeft verricht teneinde de verdeling tot stand te brengen en dat de ontstane vertraging in belangrijke mate werd veroorzaakt door omstandigheden die buiten zijn directe invloedssfeer lagen. Daarbij is van belang dat de notaris zijn werkzaamheden niet kon afronden zolang geen overeenstemming bestond over de inhoud van de akte dan wel zolang de vereiste medewerking aan ondertekening ontbrak. Onder die omstandigheden kan de duur van het traject niet aan de notaris worden toegerekend. Ook wordt een periode vanaf het moment van opdracht op 8 mei 2025 tot het moment dat de concept-akte is opgesteld (4 juni 2025) niet onredelijk geacht. Dat het vervolgens tot 22 september 2025 heeft geduurd voordat de akte van verdeling kon worden gepasseerd, vloeit voort uit het conflict tussen cliënte en haar ex-partner en valt de notaris niet te verwijten.
Van onvoldoende voortvarend handelen van de zijde van de notaris is de commissie dan ook niet gebleken.
Onafhankelijkheid c.q. onpartijdigheid
Onder dit klachtonderdeel vallen de verwijten betreffende de gestelde partijdigheid, belangenverstrengeling, de advisering omtrent de depotregeling en de verwijzing naar een advocaat.
De commissie stelt voorop dat een notaris gehouden is zijn werkzaamheden onafhankelijk en onpartijdig uit te voeren en daarbij de belangen van alle betrokken partijen in aanmerking te nemen. Voor het oordeel dat een notaris deze verplichting heeft geschonden, dienen voldoende concrete feiten en omstandigheden aanwezig te zijn waaruit de bevoordeling van een van de betrokken partijen blijkt.
De commissie heeft dergelijke feiten en omstandigheden niet kunnen vaststellen. De omstandigheid dat de notaris niet steeds de door cliënte gewenste handelwijze heeft gevolgd, levert op zichzelf geen aanwijzing op voor partijdigheid. Ook is de commissie overigens niet gebleken dat de notaris de belangen van de ex-partner heeft laten prevaleren boven die van cliënte. Dat de akte uiteindelijk niet eerder kon worden gepasseerd, houdt naar het oordeel van de commissie verband met het ontbreken van overeenstemming tussen partijen en niet met enige vorm van partijdigheid van de notaris. De commissie acht derhalve niet bewezen dat de notaris heeft gehandeld in strijd met de op hem rustende verplichting tot onafhankelijkheid en onpartijdigheid.
De commissie is gelet op bovengenoemde gang van zaken van oordeel dat de notaris heeft gehandeld zoals van hem als redelijk bekwame en redelijk handelende notaris verwacht mocht worden.
Voor alle genoemde klachtpunten geldt dat de commissie hiervoor geen (voldoende) aanknopingspunten heeft kunnen vinden in de stukken. Er is daartoe onvoldoende gesteld en onderbouwd. De commissie komt dan ook tot de conclusie dat deze klachtonderdelen en de verwijten dienaangaande niet feitelijk en in onvoldoende mate zijn komen vast te staan, mede ook gezien de voldoende gemotiveerde weerspreking ervan. De commissie verklaart de klacht dan ook ongegrond en komt derhalve niet meer toe aan de beoordeling van de door cliënte verlangde restitutie van een deel van de gefactureerde kosten.
Ten aanzien van het laatste verzoek van cliënte inzake het opleggen van maatregelen en het doen van aanbevelingen ter voorkoming van vergelijkbare situaties, oordeelt de commissie dat zij geen zaken in zijn algemeenheid kan beoordelen. Zij oordeelt enkel over een concreet en individueel geval en daarvan is bij oplegging van algemene maatregelen en aanbevelingen geen sprake.
Hetgeen partijen voorts nog naar voren hebben gebracht, behoeft geen bespreking, nu dit niet tot een ander oordeel kan leiden.
Op grond van het voorgaande is de commissie van oordeel dat de klacht ongegrond is.
Derhalve wordt als volgt beslist.
Beslissing
De commissie:
– verklaart de klacht ongegrond;
– wijst af het door cliënte verlangde.
Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit mevrouw mr. I.K. Rapmund, voorzitter, de heer mr. M. de Waal, mevrouw Y. Moll, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. J.M. Bouter – Bijsterveld, secretaris, op 24 augustus 2026.